9.5. Работа научно-технического,

коммерческого

и справочно-информационного центров

Научно-технический центр. НТЦ выставки создается при оргко­митете и наряду с другими рабочими группами является его испол­нительным органом. Цели, функции и порядок его работы опреде­ляются специальным положением, утверждаемым оргкомитетом выставки (см. прил. 4).

В состав НТЦ включаются ведущие специалисты и ученые по определенным направлениям науки, техники и технологий. В пери­од подготовки выставки НТЦ участвует в рассмотрении заявок экс­понентов и отборе участников, в сборе информации об экспонатах и разработке тематического плана выставки. Его главная задача — обеспечить высокий научно-технический уровень проводимого ме­роприятия. Поэтому НТЦ проводит консультации фирм по подго­товке экспонатов для демонстрации на выставке. В период ее про­ведения специалисты НТЦ участвуют в научно-технических меро­приятиях (конференциях и семинарах), проводимых в рамках вы­ставки, и анализируют полученную информацию о последних дос­тижениях по тематике выставки. На основе полученной информации НТЦ подготавливает аналитические материалы о тенденциях и перспективах развития отрасли, отдельных направлений техники, о тенденциях в разработках и исследованиях.

НТЦ готовит рекомендации предприятиям и учреждениям по продаже и закупкам оборудования, технологий и образцов, пред­ставленных на выставке, или по направлениям сотрудничества и кооперации.

Часто специалисты НТЦ включаются в состав жюри или экс­пертных групп смотров-конкурсов, проводимых на выставке, и уча­ствуют в экспертизе образцов, представляемых на конкурс лучших товаров и услуг, в определении победителей, призеров и лауреатов по разным номинациям, а также в оформлении наградных доку­ментов и награждении участников выставки.

Иногда дирекция выставки возлагает на НТЦ подготовку и про­ведение научно-технических конференций, семинаров, лекций и докладов на выставке.

Коммерческий центр. Для координации торгово-посреднической деятельности, правовой помощи при заключении контрактов и до­говоров, а также для оценки торгового оборота выставки дирекция выставки организует коммерческий центр со следующими функ­циями:

• обеспечение условий для проведения коммерческих перегово­ров;

• привлечение местных деловых кругов на выставку и по­мощь им в изучении коммерческих предложений участни­ков выставки;

• сбор и анализ информации о заключенных сделках;

• руководство всей рекламной работой, если в организации от­сутствует специальный рекламный отдел.

Обычно коммерческий центр координирует свою деятельность с работой рекламного отдела. А когда такового нет, коммерческий центр берет на себя организацию работ по публикации серии мате­риалов о выставке в средствах массовой информации; разработку и издание рекламных проспектов и буклетов, листовок, плакатов и афиш, их рассылку и расклейку в специально отведенных местах; изготовление и установку технических средств наружной рекламы типа «бегущая строка», растяжки и транспаранты, световые табло и щиты и т.п.

Пресс-центр выставки. Существенный интерес для экспонентов и деловых кругов, участвующих в мероприятиях, представляет пресс-центр выставки. Именно пресс-центр занимается аккредита­цией корреспондентов, освещающих работу выставки. Он подготавливает пресс-релизы для пресс-конференции, проводимой перед ее открытием, и обеспечивает информацией средства массовой ин­формации о мероприятиях на выставке. Пресс-центр выставки ока­зывает помощь журналистам в сборе информации на стендах, в ор­ганизации и проведении интервью с руководством выставки и ее участниками; в подготовке репортажей с выставки в газетах, журна­лах, на радио и телевидении.

Иностранным участникам пресс-центры выставок оказывают помощь в установлении контактов с местными и центральными средствами массовой информации, в организации пресс-конференций и брифингов. Кроме того, пресс-центр выставки ак­тивно участвует в проведении «национальных дней» их стран и дру­гих сопутствующих выставке мероприятиях.

Справочно-информационный центр. Информационное обслужи­вание посетителей выставки обеспечивает создаваемая информаци­онно-справочная служба или информационный центр, размещае­мый, как правило, при входе на выставку. Его задача — распро­странять официальный каталог выставки и другие информационно-рекламные материалы о выставке, отвечать на вопросы посетителей о планировке выставки и размещении на ней стендов фирм-участниц, различных служб выставки и ее администрации. Сегодня информационные центры выставок для оперативного обслуживания посетителей оснащаются ксероксами, телекоммуникационным обо­рудованием, компьютерами с разнообразными базами данных экс­понатов прошлых выставок и настоящих экспозиций, характери­стиками организаций и их товаров и услуг, прайс-листов и тому подобными информационными материалами. На практике встре­чаются случаи совмещения функций информационных и коммерче­ских служб на выставке. И тогда такая служба называется инфор­мационно-коммерческим центром.