Глава 6

Планирование и управление

выставочной деятельностью

6.1. Методы планирования выставочных работ и выставочных программ

Планирование подготовки и управления процессом работ на ба­зе четкого плана является основой рационального использования всегда ограниченных средств, сил и времени. В выставочной прак­тике используются три метода планирования:

• планирование по контрольным срокам;

• метод линейных диаграмм;

• сетевое планирование.

Каждый из них может быть использован на любом уровне, в любой организации и на любом этапе организационной дея­тельности.

Метод планирования по контрольным срокам. Разработанный таким методом план представляет собой перечень операций (или мероприятий) с указанием сроков выполнения и ответственных за них лиц (или подразделений). Это наиболее доступный, а потому и самый распространенный, метод планирования. В качестве при­мера рассмотрим план подготовки выставки, устраиваемой на предприятии к юбилейной дате. Выставка готовится и оформляет­ся собственными силами, за счет собственных средств с использо­ванием собственных материалов и людских ресурсов. Поэтому все ответственные за контрольные сроки — местные специалисты и руководители.

К сожалению, этот метод не дает детальной картины организа­ционных и производственных процессов. Детали, как правило, формируются в головах исполнителей. Если по такому плану вы­полняется несколько видов работ одновременно (или параллельно), контроль синхронности их выполнения достаточно затруднителен. В таком плане трудно учесть все тонкости на бумаге, и малейшая неточность в представлениях, несовпадение предпочтений руково­дителя и исполнителей могут приводить к рассогласованию общего взаимодействия.

Образец

УТВЕРЖДАЮ

Председатель оргкомитета

директор предприятия

План мероприятий по подготовке юбилейной выставки

№ Наименование работ	Срок исполнения	Ответственный
1. Подготовка приказа	15.02.1999	зам. директора
2. Разработка эскизного проекта	20.03.	гл. художник
3. Разработка сметы затрат	19.04.	гл. бухгалтер
4. Изготовление экспонатов	24.05.	нач. цеха
5. Приобретение материалов	24.05.	нач. ОМТС
6. Монтаж и оформление выставки	25.06.	нач.бригады
7. Приемка комиссией и открытие выставки	29.06.	нач. отд. рекламы
8. Работа выставки	3-24.07.	зам. директора
9. Подготовка приказа о закрытии выставки	15.07.	зам. директора
10. Демонтаж выставки	25-27.07	нач. бригады
11. Итоговое заседание оргкомитета	31.07	зам. директора

Начальник планового отдела

Метод линейных диаграмм. Это метод планирования, в котором этапы работ оформляются графическими отрезками с разметкой по срокам, отведенным для исполнения работ. Метод удобен именно тогда, когда одновременно ведутся работы по нескольким направле­ниям, когда несколько этапов разных работ приходятся на один и тот же период. Он устраняет существенные недостатки первого мето­да. Исключает необходимость разработки множества планов с кон­трольными сроками для разных служб. Концентрирует внимание на совмещении во времени этапов разных работ и других критических моментах. Синхронизирует действия руководителей и исполнителей, облегчает контроль и координацию действий. При своевременных отметках исполнения заданий наглядно показывает продвижение и отставание на разных участках плана; дает «пищу» даю анализа и оценки, как идет дело в целом, на разных участках и у отдельных исполнителей; предупреждает, где и когда нужно принимать особые меры по привлечению дополнительных трудовых и материальных ресурсов. Он доступен для освоения рядовым плановым работникам, не сложен в расчетах и оформлении, обычно умещается на листе бу­маги формата А4, может быть увеличен в любом масштабе. Графиче­ское оформление к тому же привлекает внимание. Такой план, вы­вешенный для всеобщего ознакомления на участках исполнителей, повышает персональную ответственность, мобилизует коллектив в целом, делает процесс управления более демократичным.

Метод сетевого планирования. Многие возникающие пробле­мы при помощи диаграмм разрешить не удается. Возможности детальной проработки такого плана ограничены. Часть работ, операций и связей между ними остаются в личных планах или в памяти исполнителей. Приходится лишний раз собирать совеща­ния и уточнять детали несходимости или причины рассогласова­ния. Рассматриваемый метод сетевого планирования работ — наиболее сложный, но и самый эффективный, и к тому же полу­чающий в выставочной практике все большее применение. В се­тевом плане каждый этап отображается графическим фрагмен­том, как и в линейных диаграммах. При этом кружочком обозна­чается событие (факт), а линией — процесс и требующееся для него время. Все кружки в свою очередь связывают линиями — фрагментами процесса работ. Центральный фрагмент плана на­поминает упрощенную линейную диаграмму, к которой в местах, обозначенных кружком, привязываются задания и работы, вы­полняемые параллельно. Например:

Тем. план Худ. проект Монтаж Худ. оформл. Приемка Открытие

2. 3. 4. 5. 6. 7.

1. о------------о------------о------------о------------о------------о------------о

5.02. 5.03. 2.04. 14.05. 15.06. 20.07. 4.08.

Начало работ Окончание

Центральный фрагмент сетевого плана подготовки выставки

Из кружочков (событий, фактов) могут исходить сразу несколь­ко линий начинающихся здесь процессов.

Они тоже могут разветвляться на свои события и процессы, но должны сходиться и соединяться с кружочками, обозначающими даты одновременного окончания этапов или выполнения заданий. Кроме того, их окончание должно синхронизироваться с датами на основной линии, обычно называемой «критическим путем», то есть все они должны заканчиваться до какого-нибудь финального кон­трольного события, например, «приемка выставки комиссией» или «открытие выставки».

Стержнем сетевого графика является «критический путь» — кри­вая, определяющая продолжительность всего комплекса работ и лими­тирующая время выполнения отдельных этапов и операций. В выста­вочной практике это обычно путь и сроки от начала работ до приемки или открытия выставки. Но критическими могут оказаться и другие пути. В любом случае контроль и координация действий ориенти­руются на критический путь.

При систематическом контроле хода работ выполнение отдель­ных заданий периодически отмечается на графике сети. Системати­ческая отметка на сетях выполненного дает возможность, обратив­шись к графику, в любой момент получить ответ на любой вопрос; позволяет руководителю работ достоверно оценивать складываю­щиеся ситуации, прогнозировать сбои, своевременно принимать меры к их предотвращению, выявлять резервы времени и ускорять работы.

Образец 3

Сетевой график подготовки выставки

Обозначения центрального фрагмента:

1. Подготовка распорядительного документа — 21.01;

2. Составление сметы расходов — 31.01;

3. Приглашение участников и реклама выставки — 15.05;.

4. Определение перечня экспонатуры и экспонентов — 15.06;

5. Разработка художественного проекта выставки — 15.07;

6. Издание каталога выставки и рекламных материалов — 10.08;

7. Монтаж и художественное оформление выставки — 14.09;

8. Приемка и расстановка экспонатов на стендах — 17.09;

9. Встреча и размещение участников — 19.09;

10. Сдача выставки приемной комиссии — 21.09;

11. Открытие выставки — 25.09.99.

"Двойными цифрами (1.2, 2.1, 5.1, 6.3) обозначены этапы параллельных видов работ.

** Пунктиром-------------------------------------обозначены «фиктивные» графы вероятностных действий.

Еще одно достоинство сетевого графика — на нем можно на­нести работы и этапы, которые могут быть, а могут и не быть, то есть, вероятность которых невелика или сомнительна. Это по­зволяет предусмотреть для них лимит времени и другие ресурсы, заранее определить их место в общем процессе на случай, если они все-таки состоятся. В сетевой план они вводятся пунктир­ными линиями и называются «фиктивными графами». Специ­альные методики расчетов лимитов времени позволяют с высо­кой степенью достоверности и качества спланировать и контро­лировать работы любой сложности. Существует два типа методик расчетов сетей плана: «от начала работ» и «от конца работ». От начала работ расчеты ведутся, когда нужно определить общий конечный срок и наметить плановое время для всех участков ра­бот. От конечного срока расчеты ведутся в случаях, когда дата проведения мероприятия или окончания работ уже определены, и надо установить лимиты времени на проведение работ на от­дельных участках.

Разнообразие выставочных мероприятий породило множество технологий их подготовки и подходов к их организации. Тем не менее, существуют этапы и последовательности, присущие всем выставкам, независимо от их вида, тематической направленности или статуса. Плановых этапов может быть достаточно много и зави­сит это от детальности проработки плана.

Традиционно весь процесс планирования делится на три после­довательных раздела плана:

1) период подготовка выставки;

2) период работы выставки;

3) закрытие, демонтаж: и анализ результатов.

Каждый из разделов детализируется (разбивается на этапы, по-дэтапы и работы) в зависимости от особенностей выставки, опыта и предпочтений менеджмента. По каждому этапу или пункту плана должно быть обеспечено финансирование, спланированы матери­альные и трудовые ресурсы, предусмотрена отчетность, соответст­вующие платежи и вознаграждения.

Выставочным работникам приходится иметь дело также с те­матическими и экспозиционными планами выставочных меро­приятий. Данные формы и методы планирования специфически выставочные. По сути, они ближе к проектированию, чем к тра­диционному планированию организации работ, так как в них доминируют не сроки и лимиты времени, а позиции, опреде­ляющие содержание и задачи выставочного мероприятия. Как проектно-плановые документы они формируют содержание вы­ставки и принципы ее художественного оформления, определяют количественную и качественную сторону решаемых задач.