6.4. Документационное обеспечение выставочной деятельности

Общие положения и номенклатура дел предприятия. Производст­венно-хозяйственная деятельность выставочной организации и управление ею связаны с огромным количеством документов для решения задач планирования, финансирования, бухгалтерского учета и отчетности; проектирования и монтажа выставок, технологиче­ского обеспечения производства, анализа выставочной деятельно­сти. Для обеспечения бесперебойности работ, во избежание потери нужных документов и быстрого их получения в случае необходимо­сти каждое предприятие в соответствии с установленными прави­лами осуществляет деятельность по их учету, систематизации и хранению.

Все исполненные документы, не подлежащие уничтожению, должны храниться в специальных папках-скоросшивателях. Такая папка с документами называется «Дело». Каждое дело должно иметь на титульной стороне регистрационный номер, краткое на­звание, указание на принадлежность, год начала ее ведения и срок хранения. Все папки с регистрационными номерами подлежат учету в главном документе делопроизводства «Номенклатура дел пред­приятия».

Номенклатура дел — это систематизированный перечень дел с указанием номера дела, его названия, количества томов и сроков их хранения. Обязательно указывается номер статьи, на основании которой установлены эти сроки хранения.

Делопроизводство подразделяют на общее и специальное. Общее делопроизводство для всех типов предприятий, независи­мо от их статуса, ведомственной принадлежности и вида собст­венности распространяется на пять видов обязательных докумен­тов: организационные документы, распорядительные документы, справочно-информационные документы и переписка, документы по личному составу предприятия, документы бухгалтерского уче­та и отчетности.

Другие группы документов включаются в делопроизводство, по мере возникновения необходимости в них у подразделений фирмы и, как правило, по согласованию со службой документационного обес­печения или по решению руководства. Это может быть планово-финансовая документация, документация по кредитам и ценным бу­магам, административно-управленческая, проектно-конструкторская, технологическая документация и другие виды документов, появляю­щиеся в процессе деятельности предприятия. На большинстве пред­приятий из-за специфики производственно-хозяйственной деятель­ности, наряду с общим ведется и специальное делопроизводство. Включение в него специальных видов документов определяется или общеправовыми требованиями или решением руководства предпри­ятия. В специальное делопроизводство выделяется, прежде всего, документация с грифом ограничения доступа: «Лично», «Конфиден­циально», «Для служебного пользования», «Секретно» и т.п.. Вопрос о выделении выставочного делопроизводства в специальное при на­личии общего остается для профильных организаций дискуссион­ным. Сейчас в каждой организации этот вопрос решается по усмот­рению руководства. В органах управления, государственных архивах, ведомственных учреждениях и в большинстве самих выставочных организаций оно ведется, как раздел «Выставки и ярмарки» в общем делопроизводстве и все его дела включаются в основную номенкла­туру дел предприятия или учреждения. В некоторых выставочных организациях, особенно там, где выставочно-ярмарочная деятель­ность не является основной или единственной, оно формируется и ведется как специальное делопроизводство со своей собственной но­менклатурой дел. Связано это с тем, что особенность выставочной деятельности порождает специфические виды документов, нигде бо­лее не встречающиеся. При регистрации вновь создаваемой выста­вочной фирмы в органах государственной статистики она будет заре­гистрирована сразу по нескольким кодам отраслевой классификации, поскольку выставочную деятельность нельзя отнести к какой-то од­ной отрасли. Например, при регистрации консалтинговой фирмы «СЕРВИС ЭКЗИБИТ» ей были присвоены коды ОКОНХ сразу по пяти отраслям народного хозяйства: культура, музеи и выставки, ин­формация, образование, торговля и ярмарки. Значит, в статистиче­ских органах отчетность фирмы будет проходить по нескольким от­раслям. Нигде больше, кроме выставочной практики, не встречаются документы типа: «Заявка-Договор на участие в выставке», «Условия участия в выставке-ярмарке», «Тематический план», «Тематико-экспозиционный план» и многие другие.

Есть небольшие особенности в организации долговременного хранения выставочных дел. Хотя сроки хранения документов, ут­верждаемые Федеральным архивным агентством Российской Феде­рации, полностью распространяются и на выставочную деятель­ность, по отдельным документам, сдаваемым в государственные архивы на постоянное хранение, требуется специальное согласо­вание с экспертными комиссиями архивов. Общие требования по подготовке и оформлению дел среднесрочного и долговременного хранения, сдаваемых в архивы,, полностью распространяются и на выставочную документацию форматов А4 и А5. Но при сдаче в архивы архитектурно-планировочной и другой крупноформатной документации по оформлению выставок предъявляются требова­ния, аналогичные требованиям к архитектурно-проектной доку­ментации. На некоторые выставочные документы, представляю­щие историческую или культурную ценность, распространяются специальные требования «Инструкции Министерства культуры Российской Федерации по ведению делопроизводства в учрежде­ниях культуры». Материально-техническое обеспечение выставоч­ного делопроизводства тоже имеет некоторые особенности. Преж­де всего, это касается компьютеризации документации при пере­ходе на безбумажное делопроизводство. Выставочная практика потребовала специальных компьютерных технологий и программ­ного обеспечения для разработки эскизных и технических проек­тов, художественного оформления; строительства выставок из сборных элементов, для стыковки между собой различных сборно-разборных конструкций несущего оборудования, для компьютер­ного выполнения монтажных листов.

Группировка документов и формирование дел. Формирование дел — это отбор документов по определенным признакам и подшивка их в папки с титулом «Дело №». Поэтому прежде чем начать формирова­ние дел, нужно решить, какие виды документов и по каким призна­кам будут в них направляться. Основные признаки группировки до­кументов следующие: номинативный — документы группируются по наименованиям документов (протоколы, приказы, акты и т.п.); пред­метный — по предмету переписки; номенклатурный — по номенкла­туре и ассортименту продукции; территориальный — по городам де­ловых связей; географический — по странам; проблемный; отраслевой; хронологический; авторский и т.д.

Какие признаки лучше выбрать для группировки документов и формирования дел предприятия — определяет служба документационного обеспечения по согласованию с руководством и исполните­лями. Каждый направляемый в дело документ должен иметь номер и дату регистрации, подпись и отметку об исполнении. Запрещает­ся подшивать в дело неисполненные или не законченные в произ­водстве документы, разрозненные экземпляры из комплектов и до­кументы, подлежащие возврату.

Желательно группировать документы одного календарного года исполнения, а для документов со сроками исполнения в последую­щие годы следует заводить дополнительные папки. Документы дол­говременного хранения группируются по папкам со сроками хране­ния: 10, 25, 50, 75 лет, постоянно.

Включаемые в папку документы должны соответствовать назва­нию дела. Название дел должно быть кратким и четко определяю­щим тип включаемых документов. Не рекомендуется давать назва­ние делу с неявно выраженными признаками группировки типа «Общая переписка», «Разные документы» и т.п. Лишь в начале сво­ей деятельности, когда предприятие еще только начинает устанав­ливать деловые связи и объем поступающих писем и информации незначителен, когда все поступившие документы практически на виду, предприятие может себе позволить иметь всего 2—3 рабочих папки с названием общего характера. Но когда поток документов становится интенсивным, а папок становится все больше и больше, важные документы, случайно попавшие в папки с такими назва­ниями, могут быть там просто «похоронены». Потому что ни кому и в голову не придет искать документ с названием «Акт приемки-сдачи работ» в папке «Разные документы». Приложения, независи­мо от даты их утверждения или срока регистрации, присоединяются к сопроводительным документам, с которыми они пересылались. Если это невозможно, следует на сопроводительном документе сде­лать отметку о местонахождении его приложения.

Организационные и распорядительные документы. В «Номенкла­туру дел предприятия» разделы с этими документами включаются первыми как основополагающие.

Организационные документы — это комплект документов, необ­ходимых для учреждения самого предприятия, а также документа­ция, используемая для организации его производственно-хозяйственной деятельности, например, для учреждения ярмарок или регистрации планируемых выставок. Основными организаци­онными документами являются: устав предприятия, протокол соб­рания учредителей, учредительный договор, должностные Инструк­ции, инструкция о внутреннем распорядке, структура предприятия, положения о структурных подразделениях, штатное расписание, бизнес-план и т.п.

Распорядительные документы — разновидность организацион­ных документов, имеющих персонифицированные указания кому, что и в какой срок сделать. Основные виды распорядительных до­кументов: постановление, приказ, распоряжение, указание, поруче­ние. В качестве распорядительного документа может выступать протокол собрания, заседания, совещания и других аналогичных мероприятий, если в нем по результатам голосования дается пору­чение кому-либо что-то сделать, и указаны сроки исполнения. Но в отличие от единоличных распорядительных документов (приказов и распоряжений) протокол собрания является коллективным распо­рядительным документом.

Следует обратить особое внимание на то, что в делопроизвод­стве используются две разные формы приказов: «Приказы по ос­новной деятельности» и «Приказы по личному составу предпри­ятия». После оформления они регистрируются и хранятся раз­дельно. У них есть существенные различия в оформлении текста и реквизитов.

Все приказы по основной деятельности желательно оформ­лять на бланке предприятия. Главный реквизит документа — слово «ПРИКАЗ», напечатанное прописными буквами чуть ниже наименования предприятия в центре листа. Далее следуют рекви­зиты: регистрационный номер приказа, город издания документа (проставляется с левой стороны листа чуть ниже слова «ПРИКАЗ») и дата регистрации документа (с правой стороны на одном уровне с городом издания документа). Ниже с красной строки печатается содержание приказа. Приказ по основной деятельности всегда начинается с констатирующей части, являющейся одновременно и основанием для его издания. Констатирующая часть начинает­ся с красной строки словами: В связи..., В соответствии с..., На основании... и т.п. Слева под констатирующей частью прописны­ми буквами пишется слово «ПРИКАЗЫВАЮ»: (с двоеточием), а под ним с красной строки дается текст распорядительной части, каждое поручение в котором, нумеруется арабскими цифрами, например:

1. Главному художнику Черкасову С.Ф. подготовить...

2. Планово-финансовому отделу (зав. Семенцов Н.В.) разработать...

3. Главному бухгалтеру Чистяковой Л.В. обеспечить оплату работ и материалов...

Последним пунктом определяется лицо, на которое возлагается контроль исполнения данного приказа. Например:

Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на пер­вого заместителя генерального директора Иванова СП.

Далее следует реквизит «подпись», состоящий из трех частей: полного наименования должности руководителя организации, под­линной подписи и ее расшифровки. Расшифровка всегда начинает­ся с инициалов руководителя.

Поскольку кадровые приказы регистрируются и хранятся от­дельно от приказов по основной деятельности, их нумерация может дублироваться. Во избежание путаницы, к номеру кадрового прика­за добавляются буквенные обозначения: № 42-к — движение кад­ров (прием, увольнение, перевод и т.п.), № 43-км — командировка, № 44-о — отпуск и т.д.

Приказ по личному составу предприятия не имеет констати­рующей части и слова «ПРИКАЗЫВАЮ», а начинается прямо с распорядительных пунктов, нумеруемых арабскими цифрами. Рас­порядительные пункты начинаются глаголом в повелительном на­клонении: Назначить на должность..., Уволить по собственному желанию..., Перевести в должность... и т.д. Под каждым распоряди­тельным пунктом проставляется слово «Основание»: (с двоеточием), за которым следует наименование соответствующего документа (личное заявление, контракт, докладная записка и т.п.). Ниже пи­шется фраза: «с приказом ознакомлен». Здесь работник расписывает­ся и ставит дату ознакомления.

Обратим внимание на существенное отличие этой части доку­мента. Если приказ по основной деятельности доводится до сведе­ния исполнителей руководителями подразделений в удобной для них форме, то с приказом по личному составу работник знакомится лично и под расписку.

Поскольку процесс подготовки и проведения выставки связан с большими затратами материальных ценностей, трудовых ресур­сов и финансов, ни одна выставка не должна проводиться без со­ответствующего юридического документа, разрешающего эти за­траты. С другой стороны, каждая выставка преследует определен­ные цели, которые не могут быть достигнуты без четко установ­ленного задания, — как организаторам выставки, так и организа­циям-участникам. Эти и другие вопросы четко определяются со­ответствующим распорядительным документом о проведении вы­ставки. Чаще всего это приказ, в котором констатируется приня­тое решение организовать выставку, устанавливаются цели, зада­чи, место и сроки ее проведения, ориентировочная программа подготовительных мероприятий, ответственные исполнители и очерчивается предварительный крут обязательных (или потенци­альных) участников выставки.

Практика показывает, что целесообразно этим же приказом создать организационный комитет, рабочую группу и дирекцию выставки, что не исключает возможности последовательного и са­мостоятельного решения данных вопросов дополнительными рас­порядительными документами устроителя выставки или специаль­ными решениями оргкомитета. Важно, чтобы эти органы были соз­даны и были определены их полномочия и состав, так как на них ложится конкретная исполнительская функция по координации всех видов работ. Нужно также, чтобы в подобном документе были установлены источники финансирования, сроки списания затрат и отчетности по выставке. Очень действенным бывает изложение уже в данном приказе основных принципов подведения итогов выставки и установление форм поощрения для наиболее отличившихся работников и организаций¹.

Первый приказ обычно издается: по местным и региональным выставкам — за 3—6 месяцев до их проведения; по международным выставкам и ярмаркам — за 12—18 месяцев.