6.2. Современные системы управления ресурсами выставочной организации

По сути дела, крупные выставочные комплексы сегодня пред­ставляют собой гигантские предприятия, с полным набором соот­ветствующих хозяйственно-производственных функций, таких, как: планирование, проектирование, производство, поставки, сбыт, финансы, документооборот и т.п. И, как на любом крупном пред­приятии, за кажущейся простотой и удобством для клиента всегда скрывается сложный, но хорошо отлаженный организационный механизм, требующий выверенного и четкого управления. Реше­ние столь сложной задачи трудно сегодня представить без исполь­зования современных технологических инструментов. К счастью, они существуют и уже много лет эффективно используются мно­гими выставочными комплексами мира. Давно компьютеризиро­ваны процессы планирования и проектирования выставочного пространства, учет и контроль документационных потоков, про­цессы сбора и обработки информации для маркетинга и рекламы. Но автоматизация управления материальными, административно-организационными, техническими, транспортно-экспедиторским, гостиничными и другими ресурсами, людскими и грузовыми по­токами — на складах, в движении и на рабочих местах и т.п. — в выставочном деле долго отставала от уровня автоматизации других отраслей.

Что сегодня предлагает научно-технический прогресс выставоч­ным организациям, центрам и комплексам?

Прежде всего, это так называемые ERP-системы управления ре­сурсами предприятия (Enterprise Resource Planing), которые уже давно помогают крупным предприятиям во всем мире эффективно решать подобные задачи.

Каким образом это применимо к выставочно-ярмарочной дея­тельности, хорошо видно на примере компании Messe Frankfurt. Организатору Международного Франкфуртского автосалона и дру­гих крупных форумов несколько лет назад стала просто необходима система, которая бы обеспечила эффективное управление:

• основными средствами предприятия и его финансовыми по­токами;

• материальными потоками;

• реализацией контроллинга;

• продажей выставочных площадей;

• техническим обслуживанием и ремонтом оборудования;

• персоналом (на фирме работает около 44 тыс. сотрудников);

• планированием производства;

• проектами и инвестициями;

• другими функциями.

Сегодня все эти и многие другие задачи успешно решает вне­дренная в организацию работ мощная ERP-система компании «SAP AG» — мирового лидера в разработке и внедрении подобных систем.

Технологии «SAP AG» сегодня используют для управления вы­ставочными комплексами компания «Feria Muestrado Internacional» (г. Валенсия, Испания), «Amsterdam RAI» (г. Амстердам, Нидерлан­ды) и др. Технологии «SAP AG» внедряются уже более 10 лет в Рос­сии, странах СНГ и Балтии. Здесь системы управления фирмы «SAP AG» работают уже более чем на 200 предприятиях с 30 тыся­чами пользователей ее решений. Представительство «SAP AG» обосновалось в Москве с 1992 г., а чуть позже — в Санкт-Петербурге, и уже успело хорошо зарекомендовать себя.

Кроме компании «SAP AG», хорошие технологии и технику управления предлагают и другие зарубежные и отечественные фирмы — поставщики программных решений для управления ре­сурсами предприятия, совместного ведения бизнеса через Интер­нет и т.п. На базе их технологий и технических средств организа­ции могут совершенствовать связи между клиентами и партнера­ми, модернизировать свою деятельность и добиваться максималь­ной оптимизации систем массового обслуживания и логистиче­ских цепочек.