8.13. Приемка выставки. Пресс-конференция для средств массовой информации

Накануне окончания оформления выставки, когда 80—90% уже выполнено, целесообразно пригласить оргкомитет выставки и соз­даваемую им приемную комиссию для предварительного ознаком­ления их с ходом и результатами работ. Это необходимо для забла­говременного выявления их предварительного мнения и своевре­менного учета замечаний. Определение и утверждение состава ко­миссии — прерогатива оргкомитета выставки. Приемной комиссии предстоит оценить качество и полноту проделанной работы, вы­явить несанкционированные отклонения от проекта, ошибки в тек­стах и графических материалах, согласовать их исправление, а по их устранению принять готовую выставку. Поэтому в ее состав вклю­чаются члены оргкомитета, курировавшие разработку тематического содержания, комплектование и оформление разделов, активно уча­ствовавшие в разработке идеи художественного оформления. Кроме них в комиссию могут быть включены представители соорганизаторов и спонсоров выставки, известные специалисты в области вы­ставочного дела.

Готовность выставки определяют четыре основных условия:

— завершение монтажа и художественного оформления выставки;

— соответствие содержания и оформления выставки тематиче­скому плану и художественному проекту;

— обеспеченность экспозиций всем необходимым для работы после открытия выставки;

— готовность службы безопасности и охраны помещений, ин­женерно-технических служб, технического и вспомогательного пер­сонала к работе.

Официальную сдачу выставки приемной комиссии следует на­значить за два—три дня до ее открытия, чтобы без горячки и авралов внести последние корректировки в проект и произвести окон­чательные доработки по замечаниям комиссии.

В назначенный день приемная комиссия в утвержденном соста­ве осматривает выставку, оценивает ее с точки зрения названных выше условий, убеждается в полноте и качестве внесенных исправ­лений, делает заключение о готовности выставки к открытию и оформляет акт приемки выставки, который является юридическим документом для ее официального открытия и расчетов с подрядчи­ками. Поэтому он оформляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30—97. «Унифицированная система организационно-распорядительной до­кументации. Требования к оформлению документов». Он должен содержать ссылку на распорядительный документ о проведении вы­ставки, цели выставки, характеристику содержательной и техниче­ской части выставки. Заканчивается акт заключением комиссии о выполнении всех работ в установленные сроки и с надлежащим качеством. Акт оформляется в двух экземплярах. Один из них вру­чается директору выставки, второй подшивается в дело выставоч­ной организации. Дирекция после подписания акта приемки вы­ставки приступает к подготовке церемонии открытия. Но накануне открытия она обычно проводит пресс-конференцию для журнали­стов газет, радио и телевидения.

Пресс-конференция дм журналистов перед открытием выставки — традиционное, проверенное временем и хорошо себя оправдывающее РR-мероприятие. В системе связей с общественностью оно преследу­ет две основные цели:

— заинтересовать самые различные средства массовой инфор­мации в широком освещении работы выставки;

— собрать публикации и по их массовости и настрою откликов оценить отношение общественности к выставке.

Показатель массовости публикаций и репортажей на радио и телевидении — один из критериев для оценки степени успешности проведенной выставки. Особенно ценны критические выступления журналистов, участников выставки и специалистов выставочного дела в адрес организаторов выставки. Они дают пищу для размыш­лений о допущенных промахах и путях совершенствования органи­зации новых выставок.

За несколько дней до открытия выставки дирекция рассылает редакциям центральных и местных газет, журналов, радио и те­левидения, информационным и рекламным агентствам пригла­шение аккредитовать своих представителей на выставке и при­нять участие в первой пресс-конференции для журналистов и общественности по случаю ее открытия. В приглашении обяза тельно указывается день, место и время начала пресс-конференции, порядок аккредитации и другие особенности ме­роприятия. Одновременно для облегчения журналистам работы по подготовке печатных материалов готовятся пресс-релизы — краткие сведения о выставке, ее целях и задачах, о ее прошлых успехах и перспективах на будущее.

Программой пресс-конференции определяются президиум, ве­дущий и список выступающих из числа организаторов и участников выставки; намечаются лица, которым предстоит ответить на вопро­сы журналистов. В день пресс-конференции прибывшие представи­тели СМИ регистрируются на входе в зал и по предъявлении при­глашения или аккредитационной карточки получают подарочный комплект, в который обычно входят пресс-релиз, рекламные мате­риалы и небольшие сувениры. По окончании регистрации журна­листов член президиума, открывающий и ведущий пресс-конференцию, оглашает порядок ее работы, зачитывает список вы­ступающих и темы выступлений. С сообщением об открывающейся выставке, ее характере, целях и задачах, принципах организации, особенностях экономических и политических условий ее проведе­ния, ожидаемых результатах первым обычно выступает председатель оргкомитета или директор выставки. Если выставка межотраслевая или специализированная, за ним, как правило, выступают руково­дители отраслевых министерств или ведущей отрасли. Затем слово для презентации наиболее значительных экспозиций предоставля­ется участникам выставки. Они освещают специфику своей фирмы или особенности выставленных экспонатов, делятся мнениями о перспективах развития данной техники и о возможных направлени­ях сотрудничества в этой области, приглашают принять участие в проводимых фирмой мероприятиях.

После выступлений организаторов и участников выставки журналистам предоставляется время для вопросов. Активность вопросов обычно зависит от яркости и интриги предыдущих вы­ступлений. Это нужно знать и уметь «окрасить» выступления. Если выступления трафаретны, скучны и мало привлекательны, журналисты отвечают тем же — вопросы задаются без подлинной заинтересованности, не по теме или невпопад. Если выступления удачны, пресс-конференция проходит заинтересованно и дина­мично. Интрига, стимулы интереса и внимания создают условия для протекания пресс-конференции живо, заинтересованно, с постановкой острых вопросов. А результатом общения журнали­стов с организаторами будут увлекательные статьи и репортажи с выставки. Несколько лет назад к пресс-конференции все экспозиции в основном уже бывали готовы к работе, и журналистам предлагалось их осмотреть. Они фактически становились первы­ми официальными посетителями выставки. Но теперь работы в экспозициях часто не заканчиваются не только к пресс-конференции, но и даже к самому открытию выставки. Долгое время такие предвыставочные мероприятия не отличались ори­гинальностью, а для удержания журналистов до конца пресс-конференции на прощание в программу включался фуршет. Это непритязательное угощение без стульев, в основном, из разовой посуды, с небольшой дозой спиртного на одну персону. Под предлогом предоставления возможности пообщаться с организа­торами в неформальной обстановке, взять интервью, уточнить позиции, непринужденно обменяться мнениями с коллегами и т.п. участников пресс-конференции приглашают к «скромно на­крытому» столу.

Это деликатное мероприятие, оно требует особого внимания и тщательной подготовки. Журналисты — народ разный, но главное, не стеснительный; а если пресс-конференция проводит­ся во второй половине дня — они еще и голодны. Поскольку кушанья и спиртное на столе — в ограниченном количестве, лучше пресс-конференцию проводить утром. Кроме того, лучше избегать ситуаций, когда приглашенные должны разливать спиртное сами. Здесь возможны не совсем этичные вещи, неод­нократно описанные самими журналистами. Во избежание ажио­тажа со спиртным лучше всего поступать так, как это делают в ЗАО «Экспоцентр». Рядом со столом, сервированным закусками, устанавливается еще один столик с рюмками и фужерами, рас­ставленными в достаточном количестве и уже наполненными спиртными и безалкогольными напитками. Входя в зал, гость обязательно проходит мимо этого столика и сразу же выбирает напиток, а затем направляется со своим бокалом к столу с закус­кой. Столик с напитками находится под присмотром бармена, но гости сами выбирают то, что пожелают. И хотя ограничений по количеству рюмок и бокалов на персону нет, церемония прохо­дит достаточно эстетично.

«Миланская ярмарка» практикует в Москве другой подход. Она накрывает закусками общий стол, а рядом устраивает на­стоящий бар с большим разнообразием марок вин и нескольки­ми барменами. Бармен салфеткой берет указанную гостем бутыл­ку с вином и наполняет бокал напитком. Несмотря на все изя­щество манер барменов, один маленький штрих существенно ос­ложняет ситуацию. Отправляясь за спиртным, гость может остаться без закуски, если его друзья или соседи не позаботятся наполнить ему тарелку. Деликатесы и экзотические фрукты обычно расходятся быстро, и приглашенный вынужден сначала запастись закусками, а потом отправляться за вином. Во-вторых, общение с барменами, наполнение рюмок и фужеров требует времени, и невольно у стойки с напитками выстраиваются оче­реди. Это немного дезорганизует публику в начале церемонии. Правда вскоре обстановка нормализуется и переходит в активное общение друзей, соседей по столу и новых знакомых. Обычно это занимает не более двух часов. Вино, закуска, беседы, обмен визитными карточками заканчиваются, и журналисты разбегают­ся по редакциям готовить материал в номер. Официальное от­крытие выставки, чаще всего, назначено на следующий день. Поэтому в последнее время выделенный для пресс-конференции, осмотра выставки журналистами и фуршета день называют «днем прессы». Но известны случаи, когда и пресс-конференция, и от­крытие выставки проводятся в один день. Однажды организато­ры выставки «Быт—Италия» не только совместили в один день пресс-конференцию, устроенную утром, и открытие выставки, последовавшее сразу же за нею, но и усадили журналистов за столы, завершив два мероприятия объединенным банкетом. Он был организован по принципу шведского стола. Сначала при­глашенные попадали в буфет и, двигаясь вдоль сервированного прилавка, набирали на поднос закуску и приглянувшиеся напит­ки. С наполненными подносами выходили в зал и усаживались за свободными столами. Официальная часть «с тостами, поздрав­лениями и пожеланиями успеха» прошла очень организовано, а неофициальная — эстетично и вне всякой критики.

В отечественной практике традиция встречи журналистов «за столами без стульев» была нарушена на ВВЦ по случаю открытия выставки «ВСХВ-ВДНХ-ВВЦ - 60 ЛЕТ». После пресс-конференции и открытия выставки был общий фуршет. Но жур­налистов пригласили в отдельный зал и усадили за стол. У этой части мероприятия была своя цель — дать журналистам возмож­ность высказать мнение по первому впечатлению от выставки; выяснить примерный график выхода публикаций, радио- и теле­репортажей и договориться о совместной деятельности по осве­щению выставки в СМИ. Состоялся хороший деловой разговор. Вначале, правда, у организаторов было опасение, что гости заси­дятся, но все закончилось вовремя. А вот настрой на работу на выставке и благожелательное отношение к хозяевам встречи у представителей СМИ были значительно выше.