Тема 4.2.Функция установления коммуникаций

4.2.1. Содержание функции установления коммуникаций

Функция установления коммуникаций представляет собой действие по установлению устойчивых информационных связей между участниками процесса управления, представляющее собой также взаимосвязь работы с информацией.

Коммуникации – это условия для обмена информацией при подготовке и реализации управленческих решений.

Целями установления коммуникаций являются:

• Организация информационного обмена

• Установление взаимосвязи между людьми в организации

• Формулирование общих взглядов на внутреннюю среду организации

• Организация совместной работы

На рис. 4 представлены элементы коммуникационного процесса:

Рис. 4. Элементы коммуникационного процесса

Результаты коммуникационного процесса:

• Изменения в знаниях и установках получателя

• Изменения в поведении получателя

Одним из основополагающих элементов коммуникации является принадлежность, то есть участие индивида в какой-либо определенной группе лиц, в определенном сообществе.

В качестве первых элементов коммуникации можно назвать символы, то есть невербальные проявления принадлежности, и действия – вербальные проявления принадлежности.

Также к элементам коммуникации относятся отправитель и получатель, которые обмениваются объектом коммуникации.

Среди объектов коммуникации выделяют:

1. Слухи и сплетни.

2. Сведения – непроверенные параметры и характеристики (личные сведения?).

3. Данные – проверенные параметры и характеристики (паспортные данные).

4. Информация – релевантные, имеющие непосредственное значение параметры и характеристики.

Информацию как объект коммуникации можно классифицировать по следующим группам характеристик:

1. Качественные характеристики:

   1. Достоверность - мера приближенности информации к первоисточнику;

   2. Объективность – мера отражения реальности, т.е. очистка е от искажений;

   3. Однозначность – мера отсутствия прямо противоположных выводов.

2. Количественные характеристики:

   1. Полнота информации – мера соответствия полученной информации целям ее получения;

   2. Релевантность – степень приближения информации к существу вопроса.

3. Ценностные характеристики:

   1. Стоимость информации – накладные расходы на получение информации;

   2. Актуальность информации – важность информации для обеспечения проекта.

По ценностным характеристикам также можно разделить информацию на 3 вида: оперативная информация, теряющая не менее 10 % своей стоимости или даже более в день, тактическая информация, теряющая примерно 10 % стоимости в месяц, стратегическая информация, которая утрачивает около 15 % своей стоимости в год.

Важным в процессе получения и оценки информации является источник информации.

Существует 3 вида источников информации: открытые (официальные), полуофициальные и закрытые (секретные) источники информации.

По виду источника информация подразделяется на:

• Оперативная – попадающая путем проведения оперативных мероприятий и выполнения определенных действий;

• Экспертная – информация, обеспечивающая ориентацию в разрабатываемом вопросе;

• Агентурная – разносторонняя информация обо всем, что происходит в данное время на заданной территории, в том числе об интересующем объекте;

• Косвенные разведывательные признаки – проявления активности объекта, по которым можно судить о характере его деятельности:

  • Связь между событиями всегда вероятностна,

  • События могут быть истолкованы в пользу различных гипотез,

  • Возможно полное отсутствие закономерностей.

Этапы процесса коммуникации:

1. Кодирование – перевод информации в коммуникационные символы и действия.

2. Выбор канала (средства передачи информации). Каналы могут быть вербальные (особо выделяются интонация и смысл, которые можно трактовать по-разному), невербальные (жесты) и письменные.

3. Отправка сообщения.

4. Декодирование – превращение сообщения в имеющую смысл форму.

Эффективность коммуникации ограничивают фильтры, т.е. преграды, которые усложняют способность индивида чувствовать или воспринимать объекты коммуникации. Фильтры бывают физиологические или физические (физические ограничения) и психологические (настрой, предрасположенность или отсутствие ее к восприятию сообщения).

5. Обратная связь – реакция получателя на сообщение.

Виды коммуникаций по составу участников:

1. Межличностные коммуникации

2. Коммуникации между личностью и группой

3. Коммуникации между группами лиц

Виды коммуникаций по форме возникновения:

• Формальные

• Неформальные

Кроме фильтров, в коммуникации встречаются барьеры, разделяемые на два вида:

1. Микробарьеры, которым относятся:

   1. Мнение отправителя и получателя

   2. Выбор носителя

   3. Помехи

2. Макробарьеры

   1. Информационная перегрузка

   2. Дефицит времени

   3. Информация как средство платежа

Макро- и микробарьеры, усложняя процесс коммуникации, вызывают конфликты (см. тему 6).

Создать коммуникации - означает организовать информационные потоки в организации с целью обеспечить эффективное управление.

Коммуникации могут быть организованы по различным схемам:

• Звездообразная. Информация из всех служб сходится в одном месте, обрабатывается и в виде решений и распоряжений поступает обратно в эти службы.

• Кольцевая. Информация последовательно проходит все службы, дополняется, конкретизируется и доводится до исполнителя.

• Полная. При организации коммуникаций по полной схеме все службы информационно связаны между собой непосредственно, и каждая служба владеет всей полнотой информации.

• Виноградная лоза. Как правило, чаще всего используется в неформальных коммуникациях и характеризуется тем, что при наличии одного источника информации в дальнейшем может существовать множественное количество получателей и отправителей информации.

Использование той или иной схемы коммуникационной сети определяется конкретными условиями и характером решаемых задач.