2. Планирование проекта. Составление бюджета проекта.

Следующий этап работы над проектом составляет его планирование, задача которого — установить перечень и порядок мероприятий по реализации проекта. Здесь концепция соединяется с организационными действиями: мы отбираем мероприятия в соответствии с задачами, вводим этапность в достижении результата, увязываем работы с ресурсами, устанавливаем сроки, ответственных исполнителей, определяем объемы финансирования, фиксируем контрольные стадии и конечный результат.

При планировании социального проекта мы предлагаем ориентиро­ваться на следующие правила:

План соединяет комплекс деятельности и комплекс ресурсов, а по­скольку тот и другой имеют четкое количественное выражение, есть возможность формализовать работу по проекту и применить известные управленческие алгоритмы. Конкретизация плана ведется различными способами, в том числе и переводом его позиций в графическую форму.

СОСТАВЛЕНИЕ БЮДЖЕТА

Концептуально мы определились с основными вопросами финансиро­вания, теперь предстоит произвести более точные расчеты.

Основное внимание при составлении бюджета нужно сосредоточить на вопросах:

1. Сколько надо денег?

2. На какие цели будут использованы предоставленные деньги?

3. Планируются ли доходы от произведенной продукции и услуг к какую часть расходов по проекту они могут покрыть?

4. Как будут возвращены деньги (и выполнены другие финансовые условия), полученные в порядке инвестиций, кредита и т. д.?

Если мы имеем дело со смешанным финансированием, необходимо рассчитать движение средств по каждому источнику раздельно и в увяз­ке с другими источниками.

В материалах, подготовленных Foundation for International Partnership, есть такие полезные рекомендации для тех, кто готовит бюджет проекта:

1. Бюджет будет частью ваших предложений к проекту.

2. Готовьте бюджет после того, как напишете предложения к проекту.

3. Вы должны знать требования к бюджету и возможности организации, финансирующей проект.

4. Бюджет должен содержать проверенную/реальную финансовую инфор­мацию. Соберите необходимую информацию о стоимости услуг, товаров.

5. Определите временные рамки бюджета.

6. Сделайте возможные поправки на инфляцию.

7. Разработайте простую, всеохватывающую форму бюджета, состоящую из разнообразных статей затрат на товары и услуги, цен и общей стоимости.

8. Дайте перечень других источников финансирования с учетом собственных затрат.

9. Попросите коллег просмотреть ваш бюджет.

3. Предварительный контроль. Этап реализации проекта.

КОНТРОЛЬ ЗА РЕАЛИЗАЦИЕЙ ПРОЕКТА

Готовность проекта по ресурсам и достижение промежуточных и финальной фазы реализации подтверждается контролем.

В технологии управления проектами принято выделять три вида контроля.

Предварительный контроль. Такой контроль осуществляется до фактического начала работ. Его назначение — заранее проверить, на­сколько проект обеспечен материально-техническими и финансовыми ресурсами, а также в каком состоянии его кадровое обеспечение. Это первый смотр сил и средств реализации проекта.

Текущий контроль. Поскольку проект планируется осуществлять поэтапно, каждый из этапов имеет определенные показатели выполне­ния. Это позволяет контролировать ход работ, не дожидаясь финальной стадии реализации проекта. Показатели, которые в этом случае подле­жат контролю, характеризуют соответствие реального исполнения проек­та по срокам, расходам, ресурсам, качеству.

Заключительный контроль. При завершении проекта стоит за­дача дать интегральную оценку того, что достигнуто при реализа­ции проекта в целом. С этой целью проводится заключительный конт­роль.

Все выделенные вида контроля находятся внутри проекта: их произ­водят те, кто работает в самом проекте, кто управляет им. Внешние проверки, которые могут осуществлять инвесторы, налоговая служба, прокуратура и т. д., не являются контролем, направленным на обеспече­ние реализации проекта.

Контроль призван зафиксировать состояние проекта на заранее обо­значенных вехах, чтобы, во-первых, убедиться в том, что дело идет, а не стоит, во-вторых, принять корректирующие решения (а они почти всег­да неизбежны прежде всего из-за изменений внешней среды проекта), в-третьих, зафиксировать назревающие проблемы, которые не могли быть должным образом оценены на этапе разработки проекта, и предусмот­реть их своевременное разрешение.