5.6.2. Учет расчетов с подотчетными лицами по служебным командировкам за границу

Как отмечалось ранее, работники УП «Белювелирторг», в соответствии с приказами руководителя Мирголовского В.Н., совершают служебные командировки за пределы Республики Беларусь.

При этом срок фактического пребывания в служебной командировке определяется по отметкам на командировочном удостоверении о дне прибытия в место пребывания и выбытия из него.

В частности, днем выбытия в служебную командировку считается день отправления (выезда) поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем прибытия – день приезда указанного транспорта к месту постоянной работы. При отправлении транспорта до 24 часов включительно днем выбытия считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее – последующие сутки.

День пересечения государственной границы определяется по отметке в паспорте.

Возмещение суточных производится в следующем порядке:

• при проезде по территории Республики Беларусь – в белорусских рублях по нормам, установленным законодательством по оплате служебных командировок в пределах Республики Беларусь;

• при проезде и за время пребывания на иностранной территории – в иностранной валюте по нормам, установленным для страны, в которую направлен работник в командировку.

Рассмотрим, как могла бы быть исчислена и отражена в бухгалтерском учете сумма командировочных расходов, произведенных водителем-экспедитором, направленным в служебную командировку, например, в Варшаву. Для этого должен быть оформлен соответствующий Приказ руководителя организации.

Предположим, днем выбытия работника в командировку является 18.10.2009 г. Согласно отметки в паспорте в этот же день данный работник пересек таможенную границу Республики Беларусь.

Также согласно отметки в паспорте, датой пересечения границы при возвращении из командировки является 22.10.2009 г.

Следовательно, работник находился в командировке в течение 5 дней, из которых возмещение суточных должно производиться в следующем порядке: 4 дня по нормам, установленным для Польши и 1 день по нормам, установленным законодательством по оплате служебных командировок в пределах Республики Беларусь.

В соответствии с нормами оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу, содержащимися в постановлении Министерства финансов Республики Беларусь от 30.01.2001 г. №7, нормы расходов суточных в Польше составляют 35 долларов США, а предельная норма возмещения расходов по найму жилого помещения в сутки составляет до 150 долларов США.

Однако, предположим, что работник, будучи водителем-экспедитором, был направлен в командировку на автомобильном транспорте нанимателя для осуществления автомобильной перевозки груза, оплата суточных может быть произведена в размере не менее 40% от установленных норм. В УП «Белювелирторг» оплата суточных в данном случае производится в размере 50% от 35 долларов США.

Официальный курс доллара к белорусскому рублю, установленный на дату представления авансового отчета, предположим, составил 2718 р.

Таким образом, общий размер суточных, которые должны быть выплачены работнику составит:

15000+435$27180,5=205260 р.

Однако, предположим, в авансовом отчете указана сумма 172695 р., поскольку вместо одного дня, при расчете суточных было взято два дня по нормам, установленным законодательством по оплате служебных командировок в пределах Республики Беларусь, что, по мнению автора, неверно.

Таким образом, в бухгалтерском учете УП «Белювелирторг» отнесение суточных на затраты необходимо отразить записью Д 44 К 71 на сумму 205260 р.

Однако помимо суточных, при обязательном представлении подтверждающих документов в оригинале (счета, квитанции и т.п.) работникам, командированным на автотранспорте нанимателя, возмещаются расходы по приобретению горюче-смазочных материалов, плате за стоянку, оплате дорожных, таможенных сборов за границей, по страхованию автотранспорта и гражданской ответственности перевозчика, вынужденному мелкому ремонту, оплате разрешений на проезд по территории иностранных государств; ветеринарному и фитосанитарному контролю; мойке транспортных средств; услугам по приграничной обработке транспортных средств на объектах приграничного сервиса (терминал); конвоированию грузов, находящихся под таможенным надзором; экологическим налогам и сборам; факсимильной связи; эвакуации транспортных средств в случаях аварий и технических неисправностей; другие расходы, связанные с выполнением международных автомобильных перевозок. Исключение для данной категории работников составляют расходы по получению служебного заграничного паспорта и виз.

Соответственно, произведенные работником расходы были учтены при калькуляции затрат на транспортировку груза.

В качестве регистра аналитического учета, в котором обобщается информация, касающаяся расчетов с конкретным сотрудником по служебным командировкам за границу, может применяться карточка счета 71 по субконто.

При выдаче сотрудникам, направляемым в служебные командировки за границу, под отчет иностранной валюты для совершения командировочных расходов, могут возникнуть курсовые разницы в связи с изменением курса иностранной валюты к белорусскому рублю. При расчете сумм курсовых разниц необходимо исходить из официального курса Национального банка Республики Беларусь на дату выдачи аванса и дату представления авансового отчета. Образовавшиеся курсовые разницы по кредиторской задолженности следует отразить записями:

Д 97 К 71 – при положительной курсовой разнице;

Д 71 К 97 – при отрицательной курсовой разнице.

Курсовые разницы по дебиторской задолженности отражаются следующим образом:

Д 71 К 98 – при положительной курсовой разнице;

Д 98 К 71 – при отрицательной курсовой разнице.