2. Организация бухгалтерского учета

Организация бухгалтерского учета в УП «Белювелирторг» соответствует общему порядку, определенному Законом Республики Беларусь от 18.10.1994 г. №3321-XII «О бухгалтерском учете и отчетности» (с изменениями и дополнениями) (далее – Закон №3321-XII) .

В частности, ответственность за организацию бухгалтерского учета, а также соблюдение действующего законодательства при выполнении финансово-хозяйственных операций в УП «Белювелирторг» несет главный бухгалтер Полюхович Л.Ф. В ее подчинении находится централизованная бухгалтерия в составе 16 человек.

При этом Полюхович Л.Ф. обязана:

• следить за неукоснительным выполнением всеми подразделениями и работниками требований по соблюдению правил ведения бухгалтерского учета, предоставлению для учета документов и сведений. Выполнение этих требований обеспечивается изданием соответствующих приказов, распоряжений, должностных инструкций и иными действиями, направленными на выполнение требований работниками, имеющими отношение к учету;

• обеспечить надлежащую постановку оперативного учета материальных ценностей и обязательств, что позволит точно и своевременно отражать хозяйственные операции в бухгалтерском учете.

Для ведения бухгалтерского учета была создана бухгалтерия как самостоятельное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером Полюхович Л.Ф.. У главного бухгалтера имеется два заместителя – Косяк Л.В. и Комар Н.В.

В должностной инструкции главного бухгалтера (приложение 2.1) оговорены основные функции, должностные обязанности, права, ответственность, связи по должности, а также замещение и подчиненность Полюхович Л.Ф. С содержанием данной инструкции Полюхович Л.Ф. была ознакомлена под роспись при назначении на должность.

В частности, среди должностных обязанностей Полюхович Л.Ф. можно выделить следующие:

• оперативное планирование работы бухгалтерии, определение необходимых ресурсов для выполнения поставленных задач;

• распределение плановых заданий, функций, ресурсов между работниками бухгалтерии;

• ознакомление сотрудников с внутренними документами, действующими в УП «Белювелирторг», а также контроль за их соблюдением;

• принятие участие в найме новых сотрудников бухгалтерии, их обучение и развитие, а также инициирование процедуры увольнения своего подотчетного сотрудника;

• составление отчетов по фактическим хозяйственным операциям, ведение контроля за проведением финансового и статистического анализа плановых и фактических учетных данных;

• перечисление денежных средств по системе Банк-клиент (Косяк Л.В.);

• организация документооборота, файловой системы и электронной документации в бухгалтерии, обеспечение сохранности и правильности хранения документов;

• подготовка и своевременное предоставление бухгалтерской отчетности для внешних и внутренних пользователей и т.д.

Главный бухгалтер Полюхович Л.Ф. подчиняется непосредственно руководителю УП «Белювелирторг» Мирголовскому В.Н., а в период его отсутствия – лицу, исполняющему обязанности руководителя.

Согласно Закону №3321-XII, в случае возникновения разногласий между руководителем УП «Белювелирторг» Мирголовским В.Н. и главным бухгалтером Полюхович Л.Ф. по вопросам совершения отдельных хозяйственных операций документы по ним должны быть приняты к исполнению главным бухгалтером по письменному распоряжению Мирголовского В.Н., который несет всю полноту ответственности за последствия совершения таких операций.

Все денежные и расчетные документы в УП «Белювелирторг» подписываются руководителем Мирголовским В.Н. и главным бухгалтером Полюхович Л.Ф. либо уполномоченными лицами. Указанные выше документы без подписи Полюхович Л.Ф. или уполномоченных лиц, считаются недействительными и не принимаются к исполнению материально ответственными лицами и работниками бухгалтерии УП «Белювелирторг».

В случае увольнения главного бухгалтера руководитель Мирголовский В.Н. обязан обеспечить условия для того, чтобы главный бухгалтер смог передать дела новому главному бухгалтеру согласно Акту сдачи-приемки дел.

Круг обязанностей бухгалтеров, их прав и ответственности, а также порядок работы на Рабочем месте определены должностной инструкцией бухгалтера (приложение 2.1).

Важным средством формирования величины основных показателей деятельности, налогового планирования, ценовой политики является выбранная УП «Белювелирторг» учетная политика.

Учетная политика УП «Белювелирторг» содержит организационно-технический и методический аспекты ведения бухгалтерского учета.

В частности, в учетной политике закреплено, что в УП «Белювелирторг» внедрена автоматизированная форма бухгалтерского учета с применением программ «1С: Предприятие 7.7» и «1С: Предприятие 8.0» с использованием типовых проводок, предусмотренных в ней. Информация касательно работы магазинов сначала поступает в «1С: Предприятие 8.0» от работников магазинов, а затем бухгалтера вносят ее в «1С: Предприятие 7.7».

Типовые конфигурации «1С: Предприятие 7.7» позволяют автоматизировать ведение учета по различным участкам с помощью документов, которые являются основным инструментом работы пользователя с системой. По данным, введенным в форму документа, формируются печатная форма документа и соответствующие проводки. При этом существует возможность создавать подчиненные документы, т.е. цепочку взаимосвязанных документов. Отчеты, формируемые в системе «1С: Предприятие 7.7» служат инструментом для получения итоговой, сводной или детализированной информации. При этом все отчеты можно разделить на три типа: стандартные (карточка, анализ счета и т.д.), регламентированные (предназначены для автоматизации составления бухгалтерской, налоговой, статистической и других видов отчетности) и специализированные (отчет по сотрудникам, отчет по основным средствам и т.д.).

Для ведения бухгалтерского учета в УП «Белювелирторг» разработан рабочий план счетов на основе Типового плана счетов бухгалтерского учета (приложение 2.2), утвержденного постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.05.2003 г. №89 (с изменениями и дополнениями).

Структура рабочего плана счетов разработана исходя из:

• применяемой системы учета затрат и калькулирования себестоимости продукции (работ, услуг);

• структуры выручки от реализации;

• особенностей налогообложения различных видов деятельности.

Первичные учетные документы создаются в УП «Белювелирторг» исполнителями и поступают в бухгалтерию по мере исполнения, согласно графику документооборота (приложение 2.3).

Первичные учетные документы составляются по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Оформление хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, осуществляется по формам документов, разработанным УП «Белювелирторг» в соответствии с требованиями законодательства Республики Беларусь.

Ответственность за достоверность содержащихся в первичных учетных документах данных несут лица, составившие и подписавшие документ.

Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер УП «Белювелирторг» Полюхович Л.Ф.

График документооборота УП «Белювелирторг» оформлен в виде таблицы, в которой указаны наименование документа, номер и код формы первичного учета и т.д., срок его составления, должность работника, срок предоставления документа соответствующему подразделению, название этого подразделения и должность работника, осуществляющего контроль за движением документа и его правильным оформлением.

В качестве примера рассмотрим, как в УП «Белювелирторг» организовано движение такого документа, как журнал-ордер по счету 41.1.0 «Товары на складах».

Согласно графику документооборота, журнал-ордер по счету 41.1.0 «Товары на складах» составляется ежемесячно бухгалтером до 6 числа месяца, следующего за отчетным и передается в бухгалтерию. Для осуществления проверки журнал-ордер по счету 41.1.0 «Товары на складах» в день оформления представляется заместителю главного бухгалтера бухгалтеру Комар Н.В. Утверждение проверенного отчета производится главным бухгалтером Полюхович Л.Ф.

Отметим, что поступившие в бухгалтерию УП «Белювелирторг» документы подвергаются формальной, арифметической и проверке по существу. При формальной проверке устанавливается правильность заполнения реквизитов документов, а также подлинность подписей лиц, подписавших документ. При арифметической проверке устанавливается точность вычислений. При проверке по существу устанавливаются законность и целесообразность хозяйственных операций.

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до их передачи в архив УП «Белювелирторг» хранятся в бухгалтерии в закрывающихся шкафах под ответственностью бухгалтеров соответствующего отдела (приложение 2.1).

В УП «Белювелирторг» бланки строгой отчетности (БСО) хранятся на складах, в магазинах, с условием обеспечения их сохранности и используются по мере необходимости. При этом испорченные БСО остаются в соответствующих подразделениях УП «Белювелирторг» на хранение. Акт на списание и акт на испорченные БСО представляются на утверждение руководителю Мирголовскому В.Н. по истечении месяца.

Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, в УП «Белювелирторг» комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива. При этом кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документам подбираются в хронологическом порядке и переплетаются. Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива УП «Белювелирторг» работникам других отделов, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера Полюхович Л.Ф.

В УП «Белювелирторг» лицом, ответственным за ведение архива, является архивариус.

К примеру, годовые и квартальные отчеты о финансово-хозяйственной деятельности хранятся в УП «Белювелирторг» в течение 10 лет, а документы о переоценке и определении износа основных средств (протоколы, акты, отчеты) – не менее 1 года после проведения комплексной налоговой проверки.

Важно отметить, что при хранении электронных документов соблюдаются сроки, установленные для бумажных носителей информации.

Учетной политикой УП «Белювелирторг» в целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности предусмотрено проведение инвентаризаций имущества и обязательств. При этом инвентаризации, проводимые в УП «Белювелирторг» классифицируются по ряду признаков. В частности, по степени охвата – полные и частичные (инвентаризация кассы), по порядку проведения – плановые и внезапные, в зависимости от объекта проверки – натуральные и документальные (инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности).

Порядок проведения инвентаризаций различных видов активов (денежных средств, основных средств, материалов и предметов и т.д.), установленный в УП «Белювелирторг», рассматривается в соответствующих разделах данного отчета. Однако общими для всех проводимых инвентаризаций являются следующие правила.

Перед проведением инвентаризации руководитель УП «Белювелирторг» издает соответствующий приказ, которым утверждает инвентаризационную комиссию. При этом материально ответственные лица не включаются в ее состав для проверки находящихся у них в подотчете товарно-материальных ценностей, денежных средств. Инвентаризационные комиссии в УП «Белювелирторг» создаются в составе ведущих бухгалтеров, товароведов, других работников организации, которые несут ответственность за:

• своевременность и соблюдение порядка проведения инвентаризации;

• правильность указания в описи отличительных признаков активов (тип, сорт, марка, размер, артикул и т.д.).

До начала проверки фактического наличия активов приходные и расходные документы или отчеты о движении активов и обязательств, денежных средств, бланков строгой отчетности должны быть сданы в бухгалтерию. Фактическое наличие активов при инвентаризации определяется путем обязательного подсчета, взвешивания и обмера.

Инвентаризация обязательств в части расчетов с бюджетом, покупателями и поставщиками, подотчетными лицами и работниками, депонентами, другими дебиторами и кредиторами УП «Белювелирторг» заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета расчетов.

Сведения о фактическом наличии активов и учтенных обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации, которые составляются не менее чем в двух экземплярах. На активы, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете за балансом (полученные в пользование, арендованные, принятые на ответственное хранение и т.д.), составляются отдельные описи.

Относительно методического аспекта учетной политики УП «Белювелирторг» важно отметить следующее.

В учетной политике УП «Белювелирторг» закреплено, что сумма выручки от реализации товаров, работ, услуг отражается и признается в бухгалтерском учете по оплате и предъявления покупателю (заказчику) расчетных документов.

Поскольку УП «Белювелирторг» занимается розничной торговлей, то для учета затрат используется счет 44 «Расходы на реализацию». Далее себестоимость реализованных услуг, учтенная и накопленная на счете 44 за месяц, списывается в дебет счета 90.1 «Реализация».

Для учета возникающих издержек обращения в УП «Белювелирторг» к счету 44 «Расходы на реализацию» открыты субсчета: 44.2.0 «Издержки обращения (расходы по приобретению и реализации товаров)», 44.2.1 «Издержки обращения (расходы на управление торговой организацией)», 44.3 «Транспортные расходы на остаток товаров», 44.4 «Проценты на кредиты на остаток товаров», 44.5 «Расходы на реализацию сверх лимитов», 44.6 «Расходы ГСМ сверх лимитов».

Издержки обращения в части транспортных расходов (расчет рассмотрен позже) распределяются между реализованными и оставшимися товарами, пропорционально стоимости товаров (по покупным ценам).

Следует отметить, что в учетной политике УП «Белювелирторг» не указано, в какой конкретно сумме подлежат списанию курсовые разницы, учтенные как на счете 97 «Расходы будущих периодов», так и на счете 98 «Доходы будущих периодов».