5.6.3. Учет расчетов по предоставленным займам и по возмещению материального ущерба

Согласно Типовому плану счетов бухгалтерского учета, для обобщения информации о всех видах расчетов с работниками организации, кроме расчетов по оплате труда и расчетов с подотчетными лицами, предназначен счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», к которому могут в УП «Белювелирторг» открыты следующие субсчета:

• 73.1 «Расчеты по предоставленным займам»;

• 73.2 «Расчеты по возмещению ущерба» и другие.

Допустим, работник берет у организации беспроцентный займ, для этого заключается соответствующий договор.

Потом с текущего (расчетного) УП «Белювелирторг» главным бухгалтером Полюхович Л.Ф. снимаются наличные денежные средства в необходимом размере. Данная сумма денежных средств принимается в кассу организации на основании приходного кассового ордера. В бухгалтерском учете данная операция отразится записью Д 50 К 51 на соответствующую сумму.

В этот же день наличные деньги выдаются работнику на основании расходного кассового ордера, что в бухгалтерском отчете отражается записью: Д 76.3 К 50 на соответствующую сумму.

Аналогичные записи содержатся в кассовой книге за соответствующий период.

В настоящее время, в связи с тем, что в УП «Белювелирторг» отсутствовали недостачи, хищения денежных и товарно-материальных ценностей.

На сумму выданного займа начисляется подоходный налог по ставке 12%, что в бухгалтерском учете следует отразить записью: Д 76.3 К 68 на получаемую расчетным путем сумму.

Таким образом, т.к. организация уплатит подоходный налог за счет собственных средств, общая сумма задолженности сотрудника составит сумму займа плюс сумму подоходного налога. Возвращение работником данной суммы будет осуществляться за счет удержания из его заработной платы оговоренной в договоре суммы ежемесячно. В бухгалтерском учете данная операция отражается следующим образом:

Д 70 К 76.3 на установленную сумму.

Поскольку аналитический учет расчетов по предоставленным займам ведется по каждому сотруднику, в качестве регистра аналитического учета может выступать карточка субконто.

В практике хозяйствования УП «Белювелирторг» может возникнуть ситуация, когда в силу различных причин организация понесет потери от порчи имущества, его недостачи или брака, которые можно будет выявить по результатам инвентаризаций.

При любых отклонениях, выявленных по результатам инвентаризации, материально ответственному лицу необходимо представить инвентаризационной комиссии объяснительную записку, которая составляется в произвольной форме, но, как правило, состоит из двух частей:

• вводной, в которой материально ответственное лицо подтверждает совершенные действия или признает определенное поведение;

• итоговой, где указываются причины (иногда предполагаемые причины), приведшие к нарушениям (отклонениям), перечисление оправданий.

В ряде случаев материально ответственное лицо делает ссылку на оправдательные документы, факты или события. При необходимости к объяснительной записке прикладываются оправдательные документы (копии докладных и служебных записок, расписок и т.п.).

Если же в организации произошла кража имущества, то об этом следует написать заявление в правоохранительные органы. Одновременно руководителю организации следует назначить комиссию для проведения инвентаризации. Если украденное имущество было застраховано, то в связи с наступлением страхового случая необходимо обратиться в страховую организацию для возмещения вреда.

Суммы по недостачам, хищениям и потерям от порчи материальных и иных ценностей, включая денежные средства, независимо от источника их покрытия отражаются на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

По кредиту данного счета отражается списание учтенных ранее:

• сумм недостач и потерь от порчи ценностей в пределах норм естественной убыли – на счета учета материальных ценностей (когда они выявлены при заготовлении), на счета учета затрат на производство (когда они выявлены при хранении), либо на счет 44 «Расходы на реализацию» (когда они выявлены при реализации);

• сумм недостач ценностей сверх норм (величин) убыли, потерь от порчи, а также похищенных ценностей – в дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (субсчет 73.2 «Расчеты по возмещению ущерба») в разрезе виновных лиц;

• сумм недостач ценностей сверх норм (величин) убыли и потерь от порчи ценностей при отсутствии конкретных виновников – в дебет счета 92 «Внереализационные доходы и расходы»;

• сумм недостач товарно-материальных ценностей, во взыскании которых отказано судом вследствие необоснованности исков, – в дебет счета 92 «Внереализационные доходы и расходы».

Следует отметить, что для обращения нанимателя в суд по вопросам взыскания материального ущерба, причиненного работником, устанавливается срок в один год со дня обнаружения ущерба, то есть со дня, когда ему стало известно о наличии ущерба, причиненного работником.

При этом днем обнаружения ущерба, выявленного в результате инвентаризации материальных ценностей, при ревизии или проверке финансово-хозяйственной деятельности организации, следует считать день подписания соответствующего акта или заключения.

Важно отметить, что работники могут нести материальную ответственность в размере причиненного ущерба, но не свыше своего среднего месячного заработка, При этом работники, совместно причинившие ущерб нанимателю, как правило, несут долевую материальную ответственность.