1.2. Перевірка правопису в додатках Microsoft Office

В Microsoft Word можлива автоматична перевірка правопису, коли слова з помилками або невідомими словами підкреслюються червоною хвилястою лінією. Про те, як установити цей режим, розповідається в наступному розділі.

Ви можете перевірити правопис:

• усього тексту;

• його виділеного фрагмента;

• тексту в таблиці (для Microsoft Excel і Access).

Виклик функції перевірки правопису здійснюється стандартним способом для кожної із програм.

Перед початком перевірки встановіть курсор на те місце в тексті, з якого потрібно почати перевірку, або виділите фрагмент тексту.

Після цього Вам необхідно:

• в Microsoft Word - у пункті Сервіс головного меню вибрати підпункт Правопис;

• в Microsoft Excel - у пункті Сервіс вибрати підпункт Орфографія;

• в Microsoft Access - у пункті Сервіс вибрати підпункт Орфографія;

• в Microsoft PowerPoint - у пункті Текст вибрати підпункт Орфографія;

• в Microsoft Publisher - у пункті Сервіс/Орфографія вибрати підпункт Перевірити;

• в Microsoft FrontPage - у пункті Сервіс вибрати підпункт Правопис;

• в Microsoft Outlook - у пункті Сервіс вибрати підпункт Орфографія.

Викликати програму перевірки правопису можна також, якщо нажати кнопку на панелі інструментів або клавішу F7.

Після знаходження першого помилкового слова на екрані з'явиться стандартне діалогове вікно перевірки правопису (Рис. 1.2).

Рис. 1.2. Діалогове вікно перевірки правопису

Для кожного знайденого помилкового слова можна:

• побачити варіанти можливих його замін зі словника в полі Варіанти;

• проігнорувати його, нажавши кнопку Пропустити;

• пропустити всі неправильно написані слова до кінця тексту, нажавши кнопку Пропустити все;

• увести нове слово в користувацький словник, нажавши кнопку Додати. Докладніше про те, як це робиться, можна прочитати в розділі 1.2.2;

• вставити в текст обраний Вами варіант написання слова, нажавши кнопку Замінити;

• автоматично замінити всі неправильні слова до кінця тексту на ті, які РУТА пропонує за замовчуванням, нажавши кнопку Замінити все;

• додати обраний варіант заміни неправильно написаного слова на правильне в список автозаміни Word для того, щоб програма в майбутньому автоматично виправляла подібну помилку при уведенні. Для цього варто нажати кнопку Автозаміна.

У РУТА передбачені спеціальні засоби запобігання вживання русизмів в українських текстах. Так, наприклад, якщо в тексті зустрінеться слово “кавун”, то як можливі варіанти правильного написання система запропонує й “гарбуз”, і “кавун” (Рис.1.3).

Рис. 1.3. Запобігання вживання русизмів в українському тексті

Це можна зробити і при запуску перевірки правопису через меню Рута в Microsoft Word.

1.2.1. Вибір режимів перевірки правопису в Microsoft Word

Нажавши кнопку Параметри (Рис. 1.2), перейдемо у вікно настоювання режимів правопису. На екрані з'явиться діалогове вікно Правопис (Рис. 1.1). Тут можна вибрати параметри перевірки правопису.

• Включити режим фонової перевірки правопису за допомогою маркера Автоматично перевіряти орфографію. При цьому перевірка орфографії здійснюється автоматично при уведенні тексту із клавіатури або при завантаженні документа в Microsoft Word. При цьому всі помилкові слова підкреслюються хвилястими червоними лініями, якщо не включена опція Не виділяти слова з помилками. Щоб побачити список можливих варіантів виправлення, встановіть курсор на хвилясту червону лінію, натисніть праву кнопку миші, а потім виберіть із контекстного меню потрібне слово.

• Скасувати пошук варіантів заміни помилкового слова, деактивувавши маркер Завжди пропонувати заміну. У цьому випадку варіанти заміни в словниках не будуть шукатися, що значно прискорить перевірку правопису.

Рис. 1.1. Вікно настроювання параметрів перевірки правопису в Microsoft Word

• Обмежити пошук варіантів заміни тільки головним словником системи, установивши маркер Пропонувати лише з основного словника. Коли у вашій конфігурації Microsoft Word заданий цей режим, то всі нові слова, уведені в користувацький словник, не будуть використовуватися при перевірці правопису.

• Дозволити ігнорувати при перевірці слова, набрані тільки великими буквами, слова із цифрами, а також адреси Інтернету та імена файлів (опції Пропускати слова з великих(прописних) букв, Пропускати слова із цифрами й Пропускати адреси Інтернету та імена файлів відповідно).

• Підключити або відключити окремі словники при обробці конкретних документів за допомогою кнопки Словники. Нажавши цю кнопку, можна, зокрема, відредагувати окремі словники користувача. Радимо не редагувати словники, які створює РУТА, тому що вони мають спеціальний формат. Якщо він буде порушений, це може привести до непередбачуваних наслідків у роботі РУТА

У це вікно можна також потрапити, скориставшись підпунктом Параметри пункту Сервіс стандартного меню Microsoft Word і вибравши закладку Правопис у верхній частині вікна.

Всі подробиці вибору режимів перевірки правопису описані в інструкціях до відповідних програм.