Теория. Учет времени

Учет времени производится в форме краткого дневника, в котором фиксируются события дня с указанием времени их начала. Записи производятся с момента пробуждения и до момента отхода ко сну. Учет вашего времени может иметь следующую форму:

7.00 — подъем

7.05 — душ

7.10 — приведение себя в порядок и одевание

7.20 — завтрак

7.45 — выход из дома

8.30 — прибытие на работу

Если столь детальное ведение записей займет слишком много времени, припомните приблизительное время начала каждого действия и примерную его продолжительность. Понятно, что отмеченный выше подробный хронометраж продуктивнее, но принесет пользу и более общий учет времени.

Не упустите из вида также «время простоя» и малозначительные, рутинные действия, как-то: поглощение бутербродов, болтовня с коллегами, разговоры по телефону, чтение газет.

В процессе учета времени старайтесь оставаться предельно честным перед самим собой. Регистрируйте все свои действия, сколь бы обыденными они ни были. В противном случае вы не сможете выяснить до конца, на что же уходит ваше время.

Отмечайте телефонные звонки, встречи, отвлекающие моменты, работу с бумагами, ведение записей, планирование плюс разного рода мелочи, из которых состоит рабочий день всякого человека Каждую запись снабдите кратким комментарием о том, каким было ваше отношение к делу, насколько эффективной была работа, приблизила ли она вас хоть на йоту к реализации какой-то из ваших целей, как ее можно улучшить.

Задание: составить подробный план вчерашнего дня, сегодняшнего и завтрашнего.

Обсуждение: Насколько сложно жить по графику, почему?

Время – 20-25 минут.

Если вы хотите, чтобы дело было сделано хорошо, найдите занятого человека; всем остальным некогда. Э. Хаббард Моя минута

Цель упражнения: диагностика работоспособности

Точное чувство времени является свидетельством адекватного восприятия действительности и высокой работоспособности человека.

Участников просят приготовиться, сесть свободно, расслабиться, закрыть глаза и слушать ведущего. По его сигналу все одновременно начинают отсчитывать про себя минуту, т.е. считать до 60. Дается команда "Закончили!" Каждый запоминает число. Если счет закончился на числах 57-63, то это свидетельствует о высокой работоспособности в данный момент.

Таблица срочности/важности

Чтобы сделать что-нибудь требуется не так уж много сил; но решить, что именно сделать, - вот что требует огромной затраты сил. Э. Хаббард

Решения по поводу использования времени вы можете принимать, исходя из критериев важности дел и их срочности, а также сочетания этих двух факторов.

Таблица имеет следующий вид:

	СРОЧНО	НЕ СРОЧНО
ВАЖНО	Делайте немедленно!	Составьте график выполнения.
НЕ ВАЖНО	Делегируйте или сделайте позже!	Не делайте вообще!

При появлении новой задачи решите, каково ее место в таблице, и соответственно отведите время для выполнения. Вы увидите, что в итоге станете в большей степени концентрировать усилия на вещах важных, продвигающих вас к достижению поставленных целей.

Задание: Разбейте составленный вами график на такую рамку. Что из дел на завтра можно исключить за их не срочность и не важность? Сколько времени у вас освободилось? Как вы считаете, на что вы можете потратить освободившееся время, с пользой для достижения цели? Измените план вашего завтрашнего дня.

Время проведения 20-30 минут.

4С. Обозначение восточной системы управления временем. Термин связан с четырьмя китайскими словами, начинающимися с «С» и переводящимися как «организованность», «аккуратность», «порядок» и «чистота».

Теоретический блок и практическое задание. Для различных аспектов жизни весьма полезным будет составление списков частных дел, обычно предваряемых императивом «выполнить». Их формирование помогает разбить крупные задания на конкретные действия и более эффективно производить расчет времени. Списки необходимых дел могут относиться к годовым, месячным, недельным и дневным периодам времени. Список дел на предстоящий день готовьте накануне вечером или первым делом с утра, включая в него все то, что вам предстоит сделать в течение дня. Не следует пытаться скрупулезно следовать пунктам подготовленного списка с поочередным выполнением каждого из них, поскольку в этом случае вам не удастся сделать свою основную работу. Определите приоритетность пунктов списка по следующим критериям:

1. Необходимо выполнить.

2. Желательно выполнить.

3. Было бы неплохо выполнить.

Оцените объем времени, который остается в вашем распоряжении после выполнения обязательной, заранее намеченной работы, и составьте реалистичный список частных дел, исходя из имеющегося остатка времени.

Задание: Попробуйте пометить оставшиеся (личные дела) по данному принципу.

Время выполнения: 20 минут.