2.2. Технологія створення документа засобами редактора Word

Створювати документ засобами редактора Word ми будемо за допомогою Майстра злиття. Створимо загальний шаблон протокола (додаток 6). Спочатку натискаємо Файл – Создать - Новый документ. Потім встановлюємо потрібні параметри сторінки (Вид – Колонтитулы - Параметры страниц).

Далі встановлюємо Вертикальное выравнивание по верхнему краю - Различать колонтитулы первой страницы - Начать раздел со следующей страницы.

За допомогою команд Вставка – Рисунок - Из файла вибираємо заготовлену раніше емблему Інституту професійно-технічної освіти. Підвівши курсор до вибраного рисунка, двічі натискуємо ліву кнопку миші (в колонтитулі з’явиться це зображення). Потім закриваємо діалогове вікно Колонтитулы.

У рядку головного меню вибрати Вставка - Номера страниц, задаємо такі параметри: Положение: вверху страницы - Выравнивание: от центра - Номер на первой странице не зазначати.

Через 1.5–3 інтервали зазначити назву виду документа (Выравнивание по центру»). В даному випадку – це «ПРОТОКОЛ».

Для оформлення реквізитів «Дата», «Індекс» та «Місце складання чи видання» встановлюємо таблицю із прихованою сіткою, розбитою на три стовпчики. Використовуючи різні шрифти, оформляємо постійний реквізит «Місце складання чи видання» й наносимо трафаретні позначки для дати та індексу.

Для оформлення реквізиту «Підпис» також встановлюємо таблицю із прихованою сіткою, розбитою на три стовпчики. Скрізь виставити форматування «По лівому краю». Перший стовпчик – до 8-ї позначки на лінійці, другий – до 12,5. Посада і розшифровка підпису особи, яка підписала документ, будуть залишатися незмінними, тому їх також потрібно внести.

Шаблон готовий, далі присвоюємо йому ім'я, зберігаємо і закриваємо вікно.

Також створимо таблицю даних у Word. За допомогою команд Таблица – Вставка - Таблица створимо нову таблицю, зазначивши необхідні параметри (число «столбцов» – 5, «строк» – 10). Надрукуємо працівників Інституту, їх вчені звання та ступені (додаток 7).

2.3. Технологія створення множинних документів засобами Майстра злиття

Для створення серії однотипних документів, які відрізняються лише частково (наприклад, адресою отримувача або його прізвищем тощо) застосовують Майстер злиття. Для реалізації цієї функції необхідно мати два документа:

- основний, що містить інформацію, незмінну для всіх копій документа, і поля, значення яких автоматично змінюється в кожній копії;

- джерело даних, тобто файл з тією інформацією, яка автоматично вставляється в поля основного документа.

Як приклад основного документа, візьмемо шаблон бланка для службового листа державної форми власності. Розглянемо процес його виготовлення .

У рядку головного меню активізуємо команди Файл - Создать. У діалоговому вікні Создание документа слід вибираємо потрібний тип документа – Новый документ. Відкриється чиста сторінка Word. Установлюємо потрібні параметри сторінки (Вид – Колонтитулы - Параметры страниц).

Далі вибираємо: Вертикальное выравнивание по верхнему краю.

За допомогою команд Вставка - Рисунок - (із зазначеного місця додаємо емблему Інституту професійно-технічної освіти). Підвівши курсор до вибраного рисунка, двічі натискуємо ліву кнопку миші (в колонтитулі з’явиться це зображення). Закриваємо діалогове вікно Колонтитулы.

У рядку головного меню вибираємо Вставка - Номера страниц задаємо такі параметри: Положение: вверху страницы - Выравнивание: от центра - Номер на первой странице не зазначати.

На панелі інструментів «Стандартна» вибрати «Надпис», підвести хрестик у лівий верхній куток робочої площі, натиснути ліву кнопку миші (з’явиться квадрат), витягуванням задати розміри (висоту – не більше ніж 5,25 см, ширину – не більше як 7,5 см). Натиснути ліву кнопку миші, щоб усередині рамки активізувався курсор, на панелі інструментів «Форматування» вибрати форматування тексту «По центру».

Так само оформити невидиму рамку для адресата в правому верхньому куті. Активізувати курсор у цьому прямокутнику, виставляємо шрифт (розмір і рисунок шрифту мають бути такими самими, як і в тексті). На панелі інструментів «Форматування» задати форматування тексту «По лівому краю».

Для створення заголовка на панелі інструментів «Форматування» відкривваємо меню «Стиль», вибрати, наприклад, «Заголовок 1» (розташування – по центру), задати дані, які не будуть змінюватися. В даному випадку заголовок – це звертання до конкретної особи, тому необхідно залишити місце для імені й по батькові.

Для оформлення реквізиту «Підпис» можна вставити таблицю із прихованою сіткою, розбитою на три стовпчики. Скрізь виставити форматування «За лівим краєм». Перший стовпчик – до 8-ї позначки на лінійці, другий – до 12,5. В даному випадку посада і розшифровка підпису будуть залишатися незмінними, тому їх також слід внести.

Шаблон готовий: присвоюємо йому ім'я, зберігаємо і закриваємо вікно.

Далі створюємо джерела даних – файла з тією інформацією, яка автоматично вставляється в поля основного документа.

Послідовність операцій створення документа засобами Майстра злиття:

1. Відкриємо нову сторінку Word.

2. Активізуємо команди Рассылки - Начать слияние - Пошаговый мастер слияния.

3. Відкриємо діалогове вікно. В ньому виконуємо такі дії:

- вибираємо тип документа – Письма; натискаємо Далее;

- вибираємо основу для листа – Существующий документ (раніше підготовлений шаблон з файла); натискаємо Далее;

- вибираємо списки отримувачів – Использование списка (раніше підготовлена база даних з файла); натискаємо Далее;

- складаємо лист за допомогою команди Другие элементы; по черзі вибираємо і встановлюємо необхідні поля; натискаємо Далее;

- дивимося готові листи (додатки 8,9, 10 ).