24

ЗМІСТ

Мета роботи. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

1. Загальна частина . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4

1.1. Особливості ведення документообігу на прикладі Інституту

професійно-технічної освіти АПН України . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

1.2. Текстовий редактор Word-меню і система команд . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 2. Технологічна частина . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .16

2.1. Аналіз документів структурного підрозділу . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

2.2. Технологія створення документа засобами Word . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

2.3. Технологія створення множинних документів засобами

Майстра злиття . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

2.4. Верстка багатосторінкового документа. Створення змісту . . . . . . . . . 21

Використана література . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

Додатки . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

Мета роботи:

• Вивчення особливостей ведення документообігу в досліджуваній прикладній області.

• Вивчення особливостей використання засобів автоматизації діловодства.

• Вивчення інструментального середовища текстового процесора Microsoft Word.

• Вивчення головних операцій створення, редагування, форматування та друку документа.

1. Загальна частина

1.1. Особливості ведення документообігу на прикладі Інституту професійно-технічної освіти апн України

Інститут професійно-технічної освіти АПН України створено 20квітня 2006 року постановою Президії АПН України (протокол № 1-7/5-135 від 20 квітня 2006 р.) згідно з розпорядженням Кабінету Міністрів України від 27 березня 2006 р. № 160-р і підпорядкований Академії педагогічних наук України.

У своїй діяльності Інститут керується Конституцією України, законами України «Про наукову і науково-технічну діяльність», «Про професійно-технічну освіту», іншими законами України, Кабінету Міністрів України, Статутом АПН України і Статутом самого Інституту.

Інститут є науковою бюджетною установою.

Інститут має самостійний баланс, рахунки в установах казначейства України, круглу гербову печатку встановленого зразка зі своєю назвою та ідентифікаційним кодом, яка знаходиться у директора та інші печатки, які знаходяться в канцелярії, штампи, фірмові бланки, посвідчення, емблему Інституту та інші реквізити.

Керівництво діяльністю Інституту здійснює його директор. Директором розробляється структура Інституту і затверджується Президією Академії педагогічних наук. Наукова лабораторія є основною структурною одиницею Інституту професійно-технічної освіти АПН України, до складу якої входять окремі науково-дослідні групи. Рівноцінними структурними підрозділами можуть виступати науково-практичні центри, які, в свою чергу, складаються з наукових відділів і відповідних окремих груп.

Мета діяльності Інституту:

- сприяти приведенню у відповідність до сучасного рівня науково-технічного прогресу та вимог ринку праці змісту, форм та засобів навчання у системі професійно-технічної освіти;

- впроваджувати в навчально-виробничий процес інноваційні педагогічні і виробничі технології;

- розробляти навчально-методичне забезпечення для освітнього процесу в професійно-технічних навчальних закладах.

Напрями діяльності Інституту:

- розробка концептуальних засад розвитку професійної освіти і навчання з урахуванням потреб ринку праці та світових тенденцій кадрового забезпечення галузей економіки;

- наукове обґрунтування європейських систем кваліфікацій, розробка механізмів їх адаптації в систему професійної підготовки кваліфікованих робітників в Україні;

- проведення досліджень з проблем модернізації змісту професійної освіти і навчання, розробка професійних стандартів, основаних на компетенція;

- обґрунтування і розробка інноваційних методик професійного навчання, сучасних педагогічних і виробничих технологій;

- розробка концепції підручникотворення й засобів науково-методичного забезпечення на основі інформаційних технологій;

- наукове обґрунтування педагогічних засад децентралізації управління професійно-технічною освітою;

- проведення досліджень з проблем внутрішньо фірмового навчання персоналу;

- наукове обґрунтування психолого-педагогічних засад професійної орієнтації і виховання молоді на робітничі професії;

- налагодження партнерства та творчої співпраці з вітчизняними і зарубіжними науковими установами в галузі професійної підготовки кваліфікованих робітників.

Зупинимося на канцелярії Інституту. Документацію цього структурного підрозділу ми і будемо аналізувати.

Канцелярія виконує функцію роботи з документами в установі і є її самостійним структурним підрозділом. Канцелярію очолює завідувач канцелярії, який підпорядковується керівнику установи. Основним завданням канцелярії є забезпечення чіткої роботи з документами.

На неї покладаються такі функції:

- забезпечення своєчасного перегляду вхідної, вихідної та внутрішньої документації;

- організація роботи засідання Вченої Ради установи і контроль за виконанням прийнятих нею рішень;

- оформлення і розсилання розпорядчих документів;

- контроль за правильністю оформлення документів;

- здійснення прийому, реєстрації, зберігання, обліку, поставлення документів у підрозділи;

- організація роботи з прийому керівником відвідувачів;

• розглядає і готує до доповіді керівникові відповідну кореспонденцію;

• обробляє протоколи засідань, виписки з них;

• контролює виконання рішень;

• готує за розпорядженням керівника проекти окремих наказів, листів, довідок та інших документів;

• подає на підпис керівництву установу та керівникам структурних підрозділів визначені документи;

• оформляє та відправляє документи;

• вичитує та редагує, передруковує матеріал;

• розмножує та копіює необхідні документи за допомогою технічних засобів.

Науково-дослідна діяльність і діловодство ведуться в Інституті державною мовою.

Діяльність даної наукової установи супроводжується складанням різних видів документів, кожен з яких має своє конкретне призначення. Однак при всьому їх розмаїтті незалежно від специфіки підприємства найбільш використовуються такі основні групи документів:

• організаційні документи (статут, положення, правила, інструкції);

• розпорядчі документи: ряд документів загальнодержавного характеру (законодавчі акти Верховної Ради, нормативно-правові акти Кабінету Міністрів, розпорядження органів влади на місцях) і суто службові (накази з основної діяльності, розпорядження);

• інформаційно-довідкові документи (акти, ділові листи, телефоно-грами, факси, записки, протоколи та ін.);

• документи по особовому складу (довідки, заяви, накази, трудові угоди, контракти, особові справи, трудові книжки);

• обліково-фінансові документи (накладні, акти, доручення, розписки);

• господарсько-договірні (договір, трудова угода).

Локальна мережа Інституту підключена до глобальної мережі Internet. Вона використовується для поліпшення доступу до інформації. Тип з’єднання комп’ютерів (топологія) – «зірка», передбачає наявність центрального вузла, до якого підключені всі комп’ютери установи.

В Інституті професійно-технічної освіти є електронна пошта, вона слугує для обміну інформацією з співробітниками, які працюють за сумісництвом та з діловими партнерами. Вона схожа на звичайну пошту, маючи ті ж самі переваги і недоліки. Електронний лист складається із заголовків, які містять службову інформацію (про автора листа, отримувача, шляху проходження листа), які служать, умовно кажучи, конвертом, та власне вміст самого листа. По аналогії зі звичайним листом, відповідним методом можна внести в електронний лист інформацію якого-небудь іншого роду, наприклад, фотографію (це дуже зручно для передавання інформації в газети, журнали). Як і звичайному листі можна поставити свій підпис. Звичайний лист доволі дешевий, а електронна пошта — найдешевший вид зв'язку.

Інститут професійно-технічної освіти має свій сайт - http://ipto.kiev.ua. На ньому розміщена цікава довідкова інформація про Інститут (напрями його діяльності, напрями наукових досліджень, опис кожної лабораторії, склад Вченої ради, експерименти, публікації і презентації).

Таблиця 1.1