2. Технологічна частина

2.1. Аналіз документів структурного підрозділу

Будемо розглядати особливості оформлення документів канцелярії Інституту професійно-технічної освіти АПН України.

Перший документ – лист (додаток 1). Це службовий лист, в якому адресант інформує адресата про якісь факти чи заходи. Даний лист оформлений на бланку для службових листів.

Обов’язковими реквізитами службового листа є: назва і адреса організації відправника; номер і дату; назва й адреса одержувача; заголовок; текст; перелік додатків (якщо вони є) із зазначенням кількості аркушів; підпис керівника організації (установи); відбиток печатки.

Даний документ оформлений правильно, але є деякі помилки:

1. У реквізиті «Адресат» інтервал між складовими повинен бути 1.5, а не 1.

2. Інтервал між текстом та підписом не повинен перевищувати 3.

Другий документ – довідка (додаток 2). Довідка – це документ, що засвідчує факти біографії або діяльності особи чи установи, надається на їх вимогу для подання до іншої установи.

Обов’язковими реквізитами довідки є: назва виду документа; назва організації, що видає довідку; дата видання та номер; вихідний номер і дата письмового запиту про необхідність довідки (якщо такий існував); прізвище, ім'я, по батькові особи, якій видається довідка; текст; призначення (куди подається довідка); підписи службових осіб; печатка.

Розглянемо пореквізитну характеристику даної довідки.

Склад і розміщення реквізитів відповідає вимогам, але є ряд недоліків у їх оформленні, зокрема:

1. Речення «довідка видана для подання за місцем вимоги» слід було внести до основного тексту.

2. Інтервал між підписами директора та старшого інспектора відділу кадрів не повинен перевищувати 1.5–3 інтервали.

Третій документ – акт (додаток 3). Акт – це офіційний документ, який підтверджує факти, події, вчинки, пов’язані з діяльністю установ, підприємств, організацій чи окремих осіб.

До формуляра акта входять такі реквізити: назва відомства чи організації; дата, номер і місце складання; гриф затвердження; назва виду документа; підстава; склад комісії, присутні; текст; відомості про кількість примірників. Їх місце знаходження; перелік додатків до акта; підписи членів комісії і присутніх.

Даний документ оформлений правильно, але є деякі помилки:

1. Відстань між словом «затверджую» і назвою посади повинна становити не менше 2 інтервалів, а відстань між іншими рядками тексту – 1,5 інтервали.

Четвертий документ – протокол (додаток 4). Протокол – це один із найпоширеніших документів колегіальних органів. У ньому фіксують хід і результати проведення зборів, конференцій, засідань, нарад. У протоколі відображаються всі виступи з розгляду питань і рішення, прийняті в результаті обговорення.

Протокол має такі реквізити: назва виду документа; порядковий номер; назву зборів, конференції, засідання, наради із зазначенням їх характеру; назву установи, де відбулися збори; дату проведення зборів, засідання, наради; кількісний склад учасників; посади, прізвища, ініціали керівників зборів, конференції, наради (голови, секретаря, членів президії); порядок денний, тобто питання, що їх розглядають на зборах; текст; перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок; підписи керівників зборів.

Склад і розміщення реквізитів відповідає вимогам, але є один недолік у їх оформленні:

1. «Порядок денний» при повздовжню розміщенні реквізитів потрібно розмістити по центру.

Останній документ – наказ (додаток 5). Наказ – це правовий акт, що його видає керівник підприємства (структурного підрозділу) на правах єдиноначальності в межах своє компетентності для вирішення основних та оперативних завдань, які поставлено перед певною організацією.

Обов’язковими реквізитами цього виду документа є: назва виду документа, дата та індекс, місце складання чи видання, заголовок до тексту, текст, підпис, позначки про виконання.

У даному наказі всі реквізити оформлені правильно.

Отже, можна зробити такий висновок, що документи в канцелярії Інституту оформляються згідно з існуючими стандартами, хоч і з деякими недоліками.