4. Облік грошових коштів.

В процесі своєї діяльності ТОВ «Ватра-Укр» здійсню різні види розрахунків, як готівкові так і безготівкові, здійснюючи взаємовідносини з покупцями та постачальниками.

Готівкові розрахунки здійснюються в касі підприємства, каса на «Ватрі» є ізольованою від інших допоміжних приміщень,має сейф та спеціальне віконце для проведення операцій з клієнтами і працівниками. Також каса на підприємстві обладнана охоронно-пожежною сигналізацією, що відповідає вимогам діючого Положення.

Ліміт каси встановлюється підприємствам, які мають рахунки в установах банків і здійснюють операції з готівкою. Такі підприємства можуть зберігати у своїй касі готівку на кінець дня в межах затвердженого ліміту каси. Порядок установлення підприємствам ліміту каси, порядку і строків здавання готівкової виручки регулюється Інструкцією про організацію роботи з готівкового обігу установами банків України. Відповідальність за неподання заявок-розрахунків у визначені строки та несвоєчасне одержання встановленого ліміту каси згідно з умовами договору на розрахунково-касове обслуговування покладена на підприємства. На даний момент на ТОВ „Ватра” існує ліміт каси в розмірі 10 тис.грн.

Касові операції оформлюють документами, типові форми яких затверджені наказом Мінстату України № 51 від 15.02,96 р.

Прибутковим касовим ордером (ПКО) оформляється надходження виручки безпосередньо в касу підприємства (Додаток 13). ПКО і квитанції до них мають бути заповнені бухгалтерією тільки чорнилом темного кольору, пастою кулькових ручок, за допомогою друкарських машинок, принтерів або іншими способами, які б забезпечили збереження цих записів протягом встановленого терміну зберігання документів. Аналогічні вимоги – і до заповнення видаткових касових ордерів.

Видавання готівкових грошових коштів із каси підприємства оформлюється видатковим касовим ордером форми № КО-2 (Додаток 14) або платіжною (розрахунково-платіжною) відомістю.

Видача готівки за видатковим касовим ордером проводиться тільки в день його складання. Касир, що одержав з бухгалтерії касові ордери, повинен перевірити правильність їх оформлення, наявність і дійсність підписів, додатки, перераховані в ордері. Після цього він приймає або видає гроші. Особі, що внесла гроші до каси, видається квитанція. При видачі грошей за видатковим касовим ордером окремій особі касир вимагає пред'явлення документа, який посвідчує особу одержувача. Таким документом є паспорт, закордонний паспорт, військовий квиток, службове посвідчення за наявності на ньому фотокартки Ти особистого підпису власника. Прибуткові касові ордери і квитанції до них, а також видаткові касові ордери заповнюються бухгалтерією чітко й зрозуміло, без будь-яких підчисток, помарок або виправлень. Прибуткові й видаткові касові ордери до передачі в касу реєструються бухгалтерією в Журналі реєстрації касових ордерів, де їм надаються порядкові номери. Касир усі надходження і видачі готівки за прибутковими і видатковими касовими ордерами обліковує у Касовій книзі. На підприємстві ведеться тільки одна Касова книга (типова форма № КО-4) в національній валюті, в якій касир відображає готівку і рух грошей у касі . Записи у Касовій книзі здійснюються за кожним Прибутковим і Видатковим ордером. Усі касові ордери після їх використання касир підписує, а додані до них документи для запобігання повторного викорис­тання погашає штампом або підписом від руки "Одержано", "Сплачено" із зазначенням дати.

Записи у Касовій книзі здійснюються тільки під копірку, тобто у двох примірниках (другий примірник є звітом для касира). Наприкінці робочого дня касир підбиває підсумки оборотів за надходженням і видачею грошей та виводить залишки на наступний день. Перші відривні аркуші, що є звітом касира, разом з прибутковими і видатковими ордерами й доданими до них виправдними документами касир передає бухгалтерії під розписку у Касовій книзі. Бухгалтер перевіряє правильність оформлення касових ордерів, їх обгрунтування, виконання записів у касовій книзі і виведеного залишку на кінець дня і проти кожної суми проставляє шифр кореспондуючих рахунків. Касова книга є регістром аналітичного обліку. Касові документи слід брошурувати окремо від інших бухгалтерських документів, вони повинні мати самостійну нумерацію і при здачі до бухгалтерського архіву фіксуватися в архівній книзі.

Касову книгу на «Ватрі» ведуть автоматизованим способом, при якому листи формують у вигляді машинограм "Вкладний лист касової книги" (Додаток15) або "Звіт касира”. Обидві ці машинограми повинні здаватися до початку наступного робочого дня, мати однаковий зміст і вміщувати всі реквізити, передбачені формою касової книги. Нумерація сторінок касової книги в машинограмах здійснюється автоматично в порядку збільшення з початку року. Після одержання машинограм "Вкладний лист касової книги" і "Звіт касира" касир зобов'язаний перевірити правильність складання Касової книги і звіту касира, підписати їх і передати звіт касира разом з прибутковими і видатковими документами бухгалтерії під розписку у вкладному листку Касової книги.

Безготівкові розрахунки виникають, в основному, між юридичними особами, а в окремих випадках – між підприємствами і фізичними особами.

Інструкція про безготівкові розрахунки в Україні у національній валюті, затверджена постановою Правління НБУ від 29.03.2001 р. № 135 наводить перелік безготівкових форм розрахунків:

• платіжні доручення (Додаток16);

• гарантійне доручення;

• платіжні вимоги-доручення;

• чеки;

• акредитиви;

• векселі;

• платіжні вимоги;

• інкасові доручення (розпорядження);

• банківські платіжні картки.

Згідно п.1.31 ЗУ “Про платіжні системи та переказ грошей в Україні” від 05.04.2001 р. № 2346-ІІІ платіжне доручення – це розрахунковий документ, який містить доручення платника банку або іншій установі - члену платіжної системи, що його обслуговує, здійснити переказ визначеної в ньому суми грошей зі свого рахунку на рахунок отримувача. Щоб перерахувати кошти із свого рахунку на рахунок одержувача платіжним дорученням, платнику необхідно оформити це доручення і подати до банку, в якому відкрито рахунок платника, з якого здійснюватиметься платіж.При заповненні бланка платіжного доручення не допускаються жодні підчищення і виправлення. Платіжне доручення виписується мінімум у 2-х примірниках, а якщо зазначені в ньому платник і одержувач обслуговуються в одному банку, то у 3-х примірниках. Всі примірники (крім, звичайно, першого) заповнюються під копірку, а якщо її використання неможливе, то на кожному тотожному примірнику в правому верхньому куті слід зазначити послідовні порядкові номери. Всі операції, які здійснюються на поточному рахунку, відображаються у виписці банку (Додаток17). В ній відображається дебетовий і кредитовий оборот рахунку 31, причому за дебетовим оборотом відображається списання коштів, а за кредитовим оборотом – зарахування їх на поточний рахунок (в банку поточний рахунок – пасивний). До виписки банку додаються всі первинні документи та банківські документи про зарахування коштів на рахунок. Виписка обов’язково подається на 1-ше число кожного місяця. Вона перевіряється підприємством з точки зору відповідності її доданим документам; при цьому встановлюються, чи всі записи належать до рахунка підприємства.

Виписка банку замінює регістр аналітичного обліку по рахунку, а тому обов’язково має містити дату, номер документа, короткий зміст операцій і суми записів по дебету і кредиту, а також залишки коштів на початок і кінець періоду. Виписка банку є основою для записів у Журналі-ордері №1 і Відомості 1.2.