Глава 5. Отчеты

Отчеты предназначены для вывода информации из базы данных, в основном на печать.

Отчеты формируются аналогично формам (автоотчеты и пользовательские отчеты).

5.1. Создание и использование Автоотчетов

Автоотчет может быть создан только для ОДНОЙ таблицы (запроса) и предусматривает включение ВСЕХ полей таблицы.

Виды автоотчетов:

• в столбец;

• ленточный.

Задание:

Создайте ленточный автоотчет для таблицы Студенты в базе данных Академия. Для этого выполните следующие действия.

Откройте базу данных Академия.

Выберите Объекты – Отчеты.

Нажмите на кнопку на панели инструментов.

В появившемся окне выберите вид автоотчета – ленточный.

Задайте источник данных – таблица Студенты (см. рисунок).

Нажмите кнопку ОК.

В результате на экране появится ленточный автоотчет для таблицы Студенты.

Закройте и сохраните автоотчет под именем Студенты.

Задания:

Откройте базу данных Учет АМТ.

Создайте автоотчет в столбец для таблицы Люди.

5.2. Создание и использование отчетов

Задание:

Сформируйте отчет для вывода на печать данных автовладельцев (Фамилия, Имя, Отчество по таблице Люди; Государственный номер, Марка, Модель по таблице Автомобиль).

Рассмотрим создание отчета с помощью мастера.

Откройте (если она закрыта) базу данных Учет АМТ.

Выберите Объекты – Отчеты.

Выберите команду Создание отчета с помощью мастера.

В появившемся окне выберите таблицу Люди и, используя кнопку  > , добавьте в форму поля Фамилия, Имя и Отчество.

Затем выберите таблицу Автомобиль и, используя кнопку  > , добавьте в форму поля Государственный номер, Марка и Модель (см. рисунок).

Нажмите кнопку Далее.

В появившемся окне можно задать вид представления данных.

Щелкните мышкой в левом окне по таблице Люди (см. рисунок).

Нажмите кнопку Далее.

В следующем окне можно добавить уровни группировки записей.

Нажмите кнопку Далее.

В следующем окне, если это необходимо, можно задать порядок сортировки записей из подчиненных таблиц.

Нажмите кнопку Далее.

В следующем окне задается внешний вид будущего отчета – макет расположения данных на листе, ориентация страницы, автоматическая подгонка ширины полей.

Примеры различных макетов представлены ниже.

Выберите макет – Блок и нажмите кнопку Далее.

В следующем окне выбирается стиль оформления.

Выберите стиль – Спокойный и нажмите кнопку Далее.

В следующем (итоговом) окне задается имя будущего отчета.

Введите имя – Автовладельцы.

Нажмите кнопку Готово.

Результат работы представлен на рисунке ниже.

Обратите внимание, что информация в некоторых полях (например, в поле Имя) отображается не полностью, зато из справочных таблиц наоборот отображаются полностью, и данные по машине, которой владеет человек, выделяется черным фоном. Такой способ представления информации занимает очень много места на бумаге (особенно, если справочная таблица велика). Для решения этой проблемы отчет редактируется с помощью конструктора.

Как уже было сказано выше отчеты можно создавать не только к таблицам, но и к запросам.

Задание:

Сформируйте отчет для вывода информации, получаемой по запросу Автовладельцы, сформированный ранее в базе данных Учет АМТ. Включить все поля. Макет выбрать Ступенчатый. Отчет составить со строгим заголовком.