- •Часть 1. Системы управления базами данных ms access Введение
- •Свойства полей
- •Типы данных
- •Понятие ключевого поля
- •Глава 1. Построение базы данных
- •1.1. Создание базы данных
- •1.2. Создание таблиц
- •Создание таблицы учета студентов (таблица Студенты)
- •Ввод данных в таблицу «Студенты»
- •Создание таблицы «Оценка»
- •Ввод данных в таблицу «Оценка»
- •Создание таблицы «Группа»
- •Ввод данных в таблицу «Группа»
- •1.2. Изменение структуры таблицы
- •1.3. Создание связей таблиц
- •Глава 2. Оптимизация ввода информации в базу данных
- •2.1. Подстановка значений
- •Подстановка значений из таблицы
- •Подстановка из списка значений
- •2.2. Свойства полей
- •Свойство «Подпись»
- •Свойство «Обязательное поле»
- •Свойство «Индексированное поле»
- •Свойство «Значение по умолчанию»
- •Свойства «Условие на значение» и «Сообщение об ошибке»
- •Свойство «Формат поля»
- •Свойство «Маска ввода»
- •Глава 3. Запросы
- •3.1. Запросы на выборку
- •Запрос на выборку с условиями отбора.
- •Запросы на выборку с вычислениями.
- •Фио: [Фамилия] & ", " & [Имя] & " " & [Отчество]
- •101 Группа – Иванов Иван
- •Запрос на выборку с вычисления итогов.
- •Фио: [Фамилия] & " " & [Имя]
- •3.2. Запросы с параметром
- •Like [Введите первую букву фамилии] & "*"
- •3.3. Запросы на изменение
- •Запросы на создание таблицы
- •Запросы на обновление таблицы
- •Запросы на добавление
- •Запросы на удаление
- •Глава 4. Формы
- •4.1. Создание и использование Автоформ
- •4.2. Создание и использование форм
- •Глава 5. Отчеты
- •5.1. Создание и использование Автоотчетов
- •5.2. Создание и использование отчетов
- •Задания для самостоятельной работы
Понятие ключевого поля
Для связи таблиц в базе данных (по записи из одной таблицы можно было однозначно найти записи в другой таблице), необходимо предусмотреть в таблице уникальные поля.
Уникальное поле – это поле, значения в котором не повторяются.
Для того чтобы Access автоматически следил за уникальностью данных, существуют ключевые поля. При создании структуры таблиц одно поле (или одну комбинацию полей) можно назначить ключевым. С ключевыми полями Access работает особо. Он проверяет их уникальность и быстрее выполняет сортировку по таким полям. Иногда ключевое поле называют первичным ключом.
Эти ключи настолько важны, что для них существует отдельное правило: каждая таблица в базе данных должна содержать первичный ключ. Без них невозможны создание связей и осмысленная работа с данными, повышается риск дублирования записей, а использование данных затрудняется.
Примечание. Иногда в таблице присутствуют данные по своим свойствам подходящие для ключевого поля (паспортные данные, ИНН), но это бывает не всегда. В Access чаще всего, для ключевого поля используется поле типа Счетчик.
Глава 1. Построение базы данных
1.1. Создание базы данных
Базы данных Access 2010 хранятся в виде файлов с расширением .accdb. Создание базы данных всегда начинается с разработки структуры ее таблиц. Структура должна быть такой, чтобы при работе с базой требовалось вводить в нее как можно меньше данных. Если ввод каких-то данных приходится повторять неоднократно, базу делают из нескольких связанных таблиц. Структуру каждой таблицы разрабатывают отдельно.
Дальнейшее изучение Access будет сопровождаться примером создания базы данных успеваемости студентов (далее база данных Успеваемость). База данных Успеваемость будет состоять из трех таблиц. В первой таблице будут храниться данные студентов, во второй – данные об оценках, в третьей – данные групп.
Задания:
Запустите Microsoft Access (Пуск / Программы / Microsoft Office 2010/ Microsoft Office Access 2010)
Создайте базу данных Успеваемость.
Для этого:
На появившейся вкладке Создать представления Backstage щелкните по кнопке выбора места сохранения новой базы данных (см. рисунок).
В окне Файл новой базы данных выберите место хранения файла базы данных – диск D: и свою папку, введите имя базы данных – Успеваемость и нажмите OK.
Нажмите кнопку Создать.
1.2. Создание таблиц
Таблицы – основные объекты базы данных. Без запросов, форм, отчетов и прочего можно обойтись, но если нет таблиц, то данные некуда записывать, а значит, нет и базы данных. Создание базы данных начинается с создания первой таблицы.
Есть несколько способов создания таблицы:
Создание таблицы в режиме таблицы. В данном режиме для создания таблицы достаточно щелкнуть по заголовку пустого поля, выбрать тип данных и ввести имя поля.
Создание таблицы в режиме конструктора. Это наиболее универсальный режим, в котором можно самостоятельно задать имена полей, выбрать их тип и настроить свойства.
Как при создании новой пустой базы данных, так и при добавлении таблицы в существующую новая таблица открывается в режиме таблицы.