С4 Автоматизація документообігу в іс.

Інформація, що циркулює в системі управління, об’єднується в смислові групи і фіксується на будь-якому матеріальному носію. Таке об’єднання носить назву документування, а сам носій інформації, призначений для використання в ІС, відповідно визначається як документ.

Документообіг – процес проходження документів всередині системи управління – від джерела їх формування до використання в управлінні.

В АІС документи можуть надходити з зовнішнього середовища від клієнтів, постачальників, споживачів, вищої контролюючої організації, банків.

Документи можуть бути також внутрішніми. Всі документи поділяються на:

1. документи загального призначення (управління) – накази, інструкції, циркулярні листи, розпорядження.

2. Специфічні для діяльності об’єкта, які можуть бути вхідними, вихідними та внутрішніми.

Система документообігу має надати можливість підготовки документів, вхідного і вихідного контролю, обліку проходження документів, введення архівів та перетворення форматів. Документ є головним засобом подання юридично оформлених відомостей про об’єкт управління. Документи становлять основну частину інформаційних потоків у системі управління.

Інтеграція країни в світове господарство потребує узгодження чинних класифікаторів з міжнародними. Розділами ЄСКК є:

• Структура управління народним господарством (класифікація галузей, підприємств, органів державного управління);

• Продукція,, роботи, послуги (загальнодержавний класифікатор промислової та сільськогосподарської продукції);

• Технологія виробництва;

• Населення (класифікатор кадрів, посад, професій, розрядів);

• Територія (класифікатори країн, регіонів, областей, районів);

• Фінансові кошти і бухгалтерський облік (класифікатор платіжного обороту);

• Природні ресурси (класифікатор корисних копалин);

• Показники, нормативи, одиниці фізичних величин (класифікатор ТЕПів, систем позначення одиниць фізичних величин);

• Інші дані.

Класифікатори, це систематизовані переліки найменувань однорідних об’єктів за окремими видами економічної інформації з присвоєними ним кодами.

У зв’язку з використанням ПК для автоматизації управління та встановленням їх на робочих місцях управлінського персоналу виникла необхідність створення спеціальної технології збирання, реєстрації, підготовки інформації до її оброблення, що спричинило зміну документообігу. Неодмінною умовою реалізації цієї функції є організаціє єдиної БД об’єкта управління.

В умовах застосування ПЕОМ і створення на їх основі АРМів управлінського персоналу, впроваджується нова людино-машина діалогова форма управління, що ґрунтується на таких принципах:

• Автоматизація документування господарських процесів і явищ;

• Організація файлової системи АРМів;

• Чергування сеансів активного діалогового «користувач персонального ЕОМ» й автоматичного режиму при формуванні вихідних документів.

Управлінський процес в ІС включає такі стадії:

• Документування господарської операцій;

• Систематизація та узагальнення економічних даних;

• Відображення вихідних ТЕПів (техніко-економічні показники) і їх використання в управлінні.

Основна мета автоматизації – зниження обсягу інформації, що вводиться з клавіатури до мінімуму.

Автоматизація документування практично немає проблему можливої невідповідності даних певних документів і введеної в ПЕОМ інформації. Кодування реквізитів-ознак здійснюється автоматично з використанням інформації класифікаторів. Відпадає необхідність у ручному веденні журналів, різних накопичувальних відомостей, їх змінює пам'ять ПЕОМ.

Умовною реалізації такої комп’ютерної технології підготовки первинних документів є наявність в інформаційному фондів файлів з формами первинних документів на магнітному диску, файлів не змінних текстових фрагментів, що включається в документ. Ця технологія забезпечує одноразове введення даних у систему їх оброблення, оскільки сформувати в електронному вигляді первинний документ може бути переданий по мережі або за допомогою МД на інші АРМи для проведення необхідних розрахунків.

Порядок оформлення первинних документів має забезпечувати встановлення персональної відповідальності за їх юридичну правочинність, вірогідність і точність первинної інформації, що міститься в них. Умова оформлення таких документів мають надавати змогу:

• однозначно визначати осіб відповідальних за санкціонування, здійснення та реалізації відображених у документах господарських операцій;

• запобігати можливості оформлення документів особами, не наділеними відповідними правами;

• контролювати правильність інформації документа в процесі його створення і виправляти виявлені помилки.

Електронний первинний документ має містити відомості, що дають змогу однозначно ідентифікувати документ (найменування, форму, номер) умови його складання (дату, місце), зареєстровані в ньому господарські операції; осіб, відповідальних за складання документу і зафіксовану в ньому інформацію.

Автоматизація документування господарських операцій, забезпечує значне скорочення, автоматизацію документообігу, що сприяє підвищенню оперативності управління.