5. Інформація як основа комунікацій

Інформація – це сукупність повідомлень, які відображають конкретний аспект явища, події, виробничо-господарської діяльності. Термін “інформація” в перекладі з латинської означає “пояс­нення”, “викладення”, “усвідомлення”.

Інформацію класифікують за такими основними ознаками:

1. За повнотою охоплення явища:

   1. повна – всебічно та повною мірою розкриває сутність явища;

   2. часткова – відображає лише певний аспект явища, не даючи його цілісної характеристики;

   3. надлишкова – містить дані, що є зайвим або непотрібним для використання у конкретній ситуації.

2. За напрямком руху:

   1. вхідна;

   2. вихідна.

3. За періодом дії:

1. разова – використовується лише один раз у специфічній ситуації;

2. періодична – формується та застосовується систематично, залежно від потреб;

3. довгострокова – використовується протягом тривалого терміну.

4. За змістом:

   1. планово-економічна – містить дані про заплановані обсяги виробництва, реалізації, ціни тощо;

   2. фінансова – відображає рух грошових коштів на підприємстві, залучення інвестицій, структуру витрат;

   3. облікова – містить дані податкового та управлінського обліку щодо діяльності організації;

   4. бухгалтерська – охоплює дані, що використовуються при здійсненні бухгалтерського обліку;

   5. технологічна – розкриває технологію здійснення основних та супроводжуючих виробничо-господарських операцій;

   6. довідкова – містить загальнодоступні дані, використання яких полегшує здійснення всіх видів діяльності;

   7. адміністративна – відображає дані про права, обов’язки, відповідальність, правила та процедури в організації.

5. За рівнем доступності:

   1. відкрита;

   2. виключно для службового використання;

   3. секретна.

6. За способом передання:

   1. усна;

   2. текстова;

   3. графічна;

   4. комбінована.

VII.За рівнем достовірності:

1. достовірна - об’єктивно і правдиво характеризує певне явище;

2. недостовірна – має сумнівне походження, суб’єктивне забарвлення та потребує перевірки.

6. Документація як об’єкт фіксування управлінської інформації

Документація – письмове надання інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності і розумової діяльності людини, носієм якої вона є.

Документацію класифікують таким чином:

1. За змістом:

• адміністративна (правила процедури, інструкції, накази, розпорядження…);

• планово-економічна (технічно-економічний план, план збуту, інвестиційний проект та ін.);

• комерційна (договори щодо постачання та збуту, замовлення, оферти, рахунки-фактури тощо);

• фінансова (бюджет, фінансовий план, платіжні відомості…);

• зовнішньоекономічна (зовнішньоекономічні договори, вантажно-митна декларація…);

• бухгалтерська (журнали-ордери, касова книга та ін.);

• обліку кадрів (трудові книжки, штатні розписи, посадові інструкції…);

• технологічна (технологічні карти, конструкторські схеми, інструкції з експлуатації техніки та ін.).

2. За складністю:

• проста - відображає один процес;

• складна - відображає кілька процесів.

3. За призначенням:

• індивідуальна – призначена для конкретних посадових осіб;

• типова – призначена для широкого кола користувачів.

4. За місцем у менеджменті:

• службово-інформаційна (службові листи, акти…);

• розпорядча (накази, розпорядження, вказівки, інструкції, постанови, протоколи…);

• спеціальна (фінансова, бухгалтерська, технологічна, планова, звітна…).

Документ (лат. dokumentum) – засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності та розумової діяльності. Відповідно до вищезгаданого Закону України “Про інформацію”, документи поділяють на первинні та вторинні.

Первинний документ містить в собі вихідну інформацію.

Вторинний документ є результатом аналітично-синтетичної та іншої переробки одного або кількох документів.

Діяльність, пов’язану із створенням документів та організацією роботи з ними в процесі управління, називають діловодством. На підприємствах застосовують три системи діловодства:

• централізовану (всі операції, пов’язані з документацією, зосереджуються в єдиному підрозділі: у секретаря директора, в канцелярії);

• децентралізовану (операції, пов’язані з документацією, зосереджуються в окремих структурних підрозділах підприємства);

• змішану (найпоширеніша, в основному, на великих і середніх підприємствах).

Документообігом називається рух документів між ланками управління з моменту їх отримання або створення до виконання або відсилання. Документообіг складається із сукупності різноспрямованих документальних потоків. Під терміном “документопотік” розуміють спрямований рух документів між структурними підрозділами.