3. Комунікаційний процес, його елементи та етапи

Комунікаційний процес – це процес забезпечення ефективного обміну інформацією між керівниками або управлінськими підрозділами на підприємстві.

Невід’ємними елементами процесу комунікацій є:

1. Відправник (джерело) – особа, група осіб (підрозділ), організація, яка генерує ідеї, збирає та передає інформацію.

2. Повідомлення – інформаційна ідея, закодована з допомогою символів.

3. Канал – засіб передавання інформації.

4. Отримувач (споживач) – особа, група осіб (підрозділ), організація, для яких призначена інформація.

Комунікаційний процес охоплює такі етапи:

1. Формування або вибір ідеї (зародження ідеї).

2. Кодування (перетворення ідеї на повідомлення з допомогою слів, жестів, інтонації).

3. Вибір каналу (вибір способу передавання з допомогою телефонного, електронного зв’язку, відеострічок тощо).

4. Передавання ідеї (повідомлення).

5. Декодування (трансформація символів відправника в думки отримувача).

6. Оцінювання та уточнення повідомлення.

7. Здійснення зворотного зв’язку (відправник і отримувач міняються комунікаційними ролями).

4. Перешкоди в комунікаціях

Деформація комунікаційного процесу, викликана різними причинами, може призвести до неадекватних дій адресата. На практиці ефективність комунікацій знижується, якщо неточно формується повідомлення, має місце помилковий переклад, або нечітке тлумачення, допускаються втрати інформації, у процесі передачі її, зберігання має місце неуважність працівників, недостатній час адаптації, передчасна оцінка, страх, відсутність передачі та інше.

Серйозною перешкодою у налагодженні ефективних комунікацій у ділових організаціях є авторитарне відношення адміністрації до підлеглих, нечіткість або небажання керівників виконувати свої обов’язки, відсутність здорової атмосфери у розробці ділової політики і мотивації для спілкування працівників між собою, неправильне визначення прав і відповідальності, страх керівників і підлеглих за наслідки при передачі надто відвертої інформації.

До суб’єктивних факторів, що знижують ефективність контактів між окремими працівниками, слід віднести той факт, що люди, які обмінюються інформацією, по-різному тлумачать одні і ті ж поняття, мають неоднаковий рівень знань, перебувають у різному емоційному стані та інше. До того ж потрібно мати на увазі, що одержувачі інформації сприймають насамперед ту інформацію, яку вони сподіваються одержати, й іноді ігнорують дані, які суперечать уявленням, які у них склалися.

Тому в процесі спілкування та передачі інформації виникають перешкоди, спотворення інформації, непорозуміння, уповільнення інформаційного процесу тощо, що отримало назву “шуми”.

Шум – це те, що деформує зміст повідомлення (відхилення, помилка тощо). Шуми (перепони) можуть мати суб’єктивне забарвлення (невиразність мовлення, неякісний переклад, невідповідність інтонації, навмисне перекручування змісту тощо) та об’єктивне (несправність засобів зв’язку, перешкоди на телефонній лінії, громіздкість комунікаційного процесу тощо). Отже, слід враховувати можливі неточності при передачі інформації.