Специфічними рисами цього стилю є:

1) підкреслена офіційність і діловитість, що знаходять своє вираження у своєрідних формах повсякденного (у тому числі письмового) спілкування між посадовими особами - службової субординації - і дотриманні стандартних правил оформлення ділових листів;

2) адресність, котра передбачає наявність конкретних учасників управлінської діяльності, в даному випадку - відправників (адресантів) і одержувачів (адресатів) ділових листів;

3) стійка повторюваність словникових величин в поєднанні з обмеженістю їх икористання при підготовці ділових листів;

4) тематична обмеженість листів, в яких, як правило, не висвітлюється більше одного-двох питань;

5) лексичне і композиційне однаковість змісту листа;

6) виключно нейтральний тон викладу листа;

7) точність і виразність викладу, що виключають різночитання або двояке тлумачення змісту листа;

Лаконічність викладу змісту, що припускає стислість і ясність використовуваних в листі формулювань.

Виходячи зі специфіки стилю, при підготовці змісту ділового листа рекомендується:

1) викладати суть справи переважно простими, короткими пропозиціями - які не повинні сприйматися адресатом як примітивні або незграбно-грубі;

2) застосовувати стійкі словосполучення та звороти писемного мовлення - але при цьому не обмежуватися в процесі викладу двома-трьома «засаленими» ідіомами, повторюючи їх мало не через рядок;

3) вживати терміни в їх загальноприйнятому, одноманітному для розуміння тлумаченні - і щоразу безпомилково визначаючи, де застосування терміна є абсолютно необхідним, а де - буде сприйнято адресатом як «заумствованіе»;

4) віддавати перевагу прямим порядку слів у реченні - підмет передує присудок, визначення стоїть перед визначальним словом, а вступні слова знаходяться на початку речення. Слід, однак, віддавати собі звіт в тому, що надмірне «випрямлення» тексту може мимоволі змусити адресата засумніватися у своїх розумових здібностях;

5) не застосовувати застарілі слова і вирази (архаїзми), віджилі канцелярські звороти, запозичення з місцевих діалектів. Точно також слід остерігатися включення в текст різних «новоязовскіх» виразів, професійного жаргону і т.п.;

6) відмовлятися від зайвих слів, не вносять нічого нового в істота викладу. Не лінуйтеся перечитувати написане, безжально викреслюючи з тексту всі ті слова, без яких він не стає менш зрозумілим - зрештою, це не тільки економія паперу, але й часу вашого партнера;

7) уникати невиправданого вживання іноземних слів. Будь-який з нас набагато краще розуміє співрозмовника, якщо той звертається до нього на звичному мовою;

використовувати присудки або в розповідному («встановлюється», «утримується», «застосовується»), або в наказовому («виконати», «вирішити», «погодити») способі. «Ідіть» від причетних і дієприкметникових оборотів, віддавайте перевагу точкам, а не ком і нескінченним «а також».

Ділові листи мають певні правила складання та оформлення, до них пред'являються вимоги, зумовлені їх належністю до інформаційно-довідкових документах. При складанні листа автор мусить детально продумати, з якою метою він складає лист, на що розраховує в результаті його розгляду. Він повинен чітко прояснити для себе, що адресату відомо про предмет листи, на що він може спертися як на вихідну точку і яка нова інформація, ще не відома адресату, заради повідомлення якої і складається лист. Від цільової установки листа залежатиме і характер аргументації і композиція тексту. Можна виділити наступні етапи підготовки і складання листів:

- Вивчення суті питання

- Підготовка і написання проекту тексту листа

- Узгодження проекту листа

- Підписання керівником

- Реєстрація

- Відправлення. (4)

2. Порядок складання та оформлення листів

Лист - основний засіб зв'язку юридичних осіб між собою і з фізичними особами. Лист - основа управлінських комунікацій.

Лист має бути однопредметним, тобто піднімати одне питання. Якщо необхідно звернутися в організацію по декількох різнорідних питаннях, доцільно складати окремий лист по кожному з них.

Оптимальний об'єм тексту - 1-2 сторінки формату А4. При об'ємі тексту більш за одну сторінку рекомендується використовувати другий лист, а не оборотну сторону першого листа.

При складанні і оформленні листи використовуються наступні реквізити:

постійні реквізити бланка листа:

1. емблема (03);

2. найменування організації (06);

3. довідкові дані (07);

4. код ОКПО (04);

5. змінні реквізити бланка листа:

6. дата (09);

7. реєстраційний номер (10);

8. посилання на реєстраційний номер і дату документа (11) 1;

9. адресат (14);

10. заголовок (17);

11. текст (19);

12. відмітка про наявність додатку (20) 2;

13. підпис (21);

14. відмітка про виконавця (26).

3. Лист підтвердженняя

Лист-підтвердження — це письмове підтвердження попередньої угоди, домовленості або запрошення. Вчасно надіслане, воно є виграшним для вас з кількох причин:

— По-перше, такий лист утверджує ваше реноме (репутацію) до свідченого ділового партнера, який з належною по вагою ставиться до тих, з ким має справу.

— По-друге, ви маєте нагоду ще раз ненав’язливо за просити до співпраці та підтвердити свою зацікавленість у ній.

— По-третє, такий лист дає можливість повідомити деякі необхідні деталі (організаційні та ін.) справи, про яку йдеться.

Стиль листа-підтвердження залежить від конкретної ситуації. Але виявлення доброзичливості ніколи не за вадить.

Наприклад, правильним, але досить невиразним є підтвердження такого змісту:

Шановний п. Пекарський!

Ми офіційно підтверджуємо свою згоду на розробку проекту з організації спільного виробництва супутникових антен. Створена нами з цього приводу технічна комісія на чолі з п. Івановим прибуде на переговори наступного місяця.

Просимо повідомити зручні для вас час і місце переговорів.

З повагою ______________________

(підпис)