Основними вимогами, що висуваються до ділового стилю, є:

- Стандартизація викладу;

- Нейтральний тон викладу;

- Точність і визначеність формулювань, однозначність і однаковість формулювань;

- Лаконічність, стислість викладу тексту;

- Використання мовних формул;

- Використання термінів;

- Застосування лексичних та графічних скорочень;

- Переважання пасивних конструкцій над дійсними;

- Вживання словосполучень з віддієслівним іменником;

- Використання конструкцій з послідовним підпорядкуванням слів у родовому та орудному відмінку;

- Переважання простих поширених речень.

Стандартизація ділового мовлення охоплює всі рівні мови - і лексику, і морфологію, і синтаксис. До теперішнього часу ділова мова нагромадила величезну кількість термінів, оборотів, формул. Використання готових конструкцій дозволяє не витрачати час на пошук визначень, що характеризують стандартні ситуації. Стандартизація ділового мовлення значно підвищує інформативність документів, помітно полегшує їх сприйняття, що сприяє оптимізації документообігу в цілому.

Нейтральний тон викладу - це норма офіційного ділового спілкування, яка проявляється в максимально суворій і стриманому характер викладу. Нейтральність тону викладу виключає можливість вживання в текстах експресивно і емоційно забарвлених мовних засобів (розмовної лексики та вигуків) образних засобів і слів, що вживаються в переносному сенсі. Інформація, що міститься в тексті листа, офіційна за своїм характером. З цієї причини особистісний, суб'єктивний момент у документах повинен бути зведений до мінімуму. З мови документів виключаються слова, що мають яскраво виражену емоційним забарвленням (слова зі зменшено-пестливими суфіксами, з суфіксами перебільшення або зменшення, вигуки).

Однак не можна вважати, що офіційний документ взагалі позбавлений емоцій.

Мета більшості документів - зацікавити адресата, переконати його, спонукати діяти в потрібному для автора напрямку. Управлінський документ не досягне своєї мети, якщо буде позбавлений емоційного підтексту, проте емоційність має бути прихованою і досягатися не язиком, а змістом. Вона повинна бути прихована за зовнішнім спокійним, нейтральним тоном викладу. Точність викладу передбачає однозначне розуміння змісту документа.

Ясність і точність тексту визначається насамперед правильністю композиційної структури тексту, відсутністю логічних помилок, продуманістю та чіткістю формулювань - стійких зворотів, відсутністю образних виразів.

Лаконічність викладу тексту досягається економним використанням мовних засобів, винятком мовної надмірності - слів і виразів, які несуть додатковий сенс.

Вимога лаконічності, або стислості, тексту безпосередньо пов'язано зі зменшенням обсягу тексту. Вимога стислості змушує більш чітко формулювати тему документа, економно використовувати мовні засоби, виключати зайві слова, які не несуть необхідної інформації, невиправдані повтори і непотрібні подробиці.

Лист повинен бути переконливим незалежно від того, кому воно направляється, містити точні дати, безперечні факти і висновки.

Одна з особливостей ділового мовлення - широке вживання мовних формул - стійких (шаблонних) оборотів, використовуваних в незмінному вигляді. Для мотивації тієї чи іншої дії застосовуються такі вирази:

- Повідомляємо, що в період з ... по ...

- Повідомляємо, що станом на ...;

- Направляємо Вам узгоджений ...;

- Просимо Вас розглянути питання про ...,

- Перевіркою встановлено, що ....;

- У зв'язку з відсутністю фінансової допомоги ...;

- У зв'язку зі складною економічною ситуацією ...;

- Відповідно з Вашим листом ...;

- У порядку проведення спільної роботи ...;

- Відповідно до протоколу ...;

- На підтвердження нашої домовленості ...;

- З метою зміцнення відповідальності ... і т.д.

Мовні формули - це результат уніфікації мовних засобів, використовуваних в повторюваних ситуаціях. Крім вираження типового змісту, мовні формули нерідко виступають як юридичні значимі компоненти тексту, без яких документ не має достатньої юридичної силою:

- Гарантуємо повернення кредиту в сумі ...,

- Оплату гарантуємо. Наші банківські реквізити ...,

- Контроль за виконанням покладається ...

Термін - слово або словосполучення, якому приписано певне чи спеціальне поняття. Сукупність термінів окремій галузі знань або професійної діяльності становить термінологію, або терміносистему.

Вживання термінів у чітко фіксованому значенні забезпечує однозначність розуміння тексту, що дуже важливо в діловому спілкуванні.

Терміни, що використовуються в управлінській документації, - це галузева термінологія, що відображає зміст тієї предметної області, якої присвячується зміст документа, а також терміни, що склалися у сфері документаційного забезпечення.

Правильність і стабільність вживання термінів на практиці досягається використанням термінологічних словників і стандартів, які встановлюють строго однозначну систему понять і термінів і сприяють впорядкуванню термінології. Терміни, що вживаються в сфері документаційного забезпечення управління, зафіксовані в ГОСТ Р 51141-98 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення ».

При вживанні терміну необхідно стежити за тим, щоб він був зрозумілий адресату. Якщо у автора листа виникає сумнів з цього приводу, то необхідно поступити одним з таких образів:

- Дати офіційне визначення терміна;

- Розшифрувати значення терміна словами нейтральній лексики;

- Прибрати термін або замінити його загальнозрозумілим словом або виразом.

Труднощі у вживанні термінів пов'язані ще і з тим, що терміносистема перебуває в постійній зміні: змінюється зміст вже існуючих понять, виникають нові, частина понять застаріває, і позначають їх терміни виходять з ужитку.

При вживанні багатозначних термінів (термінів-синонімів) слід враховувати, що в одному документі термін може вживатися тільки в одному з своїх значень. Наприклад, терміни «договір», «контракт», «угода» є термінами-синонімами, але вони різняться практикою свого застосування. У трудовому законодавстві мова йде про трудовому договорі (контракті); в цивільному - двох і багатосторонні угоди називають договорами; у зовнішньоторговельній діяльності більш уживаний термін «контракт», домовленості в ряді інших областей фіксуються в угодах. (5)

Ще одна особливість ділового мовлення. У діловому мовленні застосовують скорочення. Розрізняють два основних види скорочення слів:

1. Лексичні (абревіатури) - складноскорочені слова, утворені шляхом видалення частини складових їх букв з частин слів: СНД, ТОВ, МНС, АЕС, ГОСТ, ГУМ, Роскомзем, головбух, зав., Заст., Спецназ.

2. Графічні - вживані на письмі скорочені позначення слів: гр-н, крп, ж-д, кв. м та ін

У листах повинні вживатися тільки офіційно прийняті скорочення, позначення і терміни. Найменування установ, організацій та посад, звань, одиниць виміру, географічні назви та інші повинні точно відповідати офіційним назвам.

Ще одна особливість ділового мовлення - використання конструкцій з послідовним підпорядкуванням слів у родовому або орудному відмінку:

- Пропонуємо Вам варіанти рішень (чого?) Реконструкції систем опалення, вентиляції та санітарно-технічних установок житлових будинків і адміністративних будівель.

- Повністю поділяємо необхідність (чого?) Подальшого обговорення конкретних питань можливої ​​співпраці.

- Згідно із затвердженим Президентом Російської Федерації (чому?)

Переліку основних заходів з підготовки і проведення святкування 60-ї річниці Перемоги у Великій Вітчизняній війні ...

Згідно зі штатним розкладом ..

Для ділової мови характерне вживання словосполучень з віддієслівними іменниками. Надзвичайно активно в діловому мовленні замість дієслів використовуються конструкції з віддієслівних іменників зі значенням дії: надати сприяння (а не посприяти), надати допомогу (а не допомогти), зробити збирання (а не прибрати), надати підтримку (а не підтримати), провести ремонт (а не відремонтувати).

Простота викладу, переважання простих поширених речень важливі для письма. Особливість ділового стилю - переважне вживання простих поширених речень, односкладних (з одним головним членом - підметом чи присудком) або двусоставних (з двома головними членами - підметом і присудком) з відокремленими зворотами (причетними, дієприслівниковими, відокремленими визначеннями), вступними словами і пропозиціями, наприклад:

- У зв'язку з украй низькою ефективністю використання міської власності, внесеної до статутного фонду СП «МІО», а також недостатньою завантаженістю автогосподарства та його збитковістю просимо Вас вирішити питання про передачу частки міста фінансово-господарському управлінню Мерії.

Лист доцільно готувати з одного питання. Якщо необхідно звернутися в організацію одночасно за кількома різнорідним питань, то рекомендується складати окремі листи по кожному з них.

У тексті одного листа можна висловлювати прохання або інші питання, якщо вони на виконання будуть передані одній особі.

Крім традиційних мовних формул у діловому листуванні зустрічаються іноземні слова і словосполучення. Практично вони грають роль мовних формул. Частина з них добре знайома, частина поширена у меншій мірі. Слід мати на увазі, що використання іноземних слів віддає незначною старомодністю, але разом з тим залишає хороше враження у знаючого ці слова партнера і дозволяє поставити в глухий кут стороннього читача.

2. Стиль викладу ділового листа

Не менше значення для належного сприйняття листи має і стиль його викладу. Ділові листи слід писати особливим стилем. Цей стиль, відомий нині як службово-діловий (офіційно-діловий), являє собою функціональну різновид російської мови і призначений для використання в процесі управління організацією, в тому числі, і шляхом письмової службово-ділової комунікації (листування).