1. Правило написання ділового листа

Написання тексту листа є трудомістким процесом. Важливе завдання при складанні листа - його інформаційне насичення, тобто включення до нього необхідної кількості інформації. Лист буває: одноаспектним і багатоаспектним. Один аспект листи зазвичай становить зміст усього листа, і найчастіше це листи, які не потребують відповіді. Текст багатоаспектних листів може складатися з таких аспектів: розділів, пунктів, підпунктів, абзаців. Виклад кожного аспекту необхідно починати з абзацу. Для ділового листування характерна тенденція складання переважно багатоаспектних листів. Лист складається зазвичай за схемою: вступ, основна частина, висновок. Вступна частина містить: посилання на документ, його окремі пункти, які послужили підставою складення листи; констатацію факту, в ній зазначаються мета (причина) складання листа. При посиланні на документ вказуються його дані в наступній послідовності: найменування виду документа, автор, дата, реєстраційний номер документа, заголовок, наприклад: Відповідно до постанови Уряду Російської Федерації від 27 червня 2004 р. № 620 «Про затвердження Типового положення ...» У основної частини викладається опис події, ситуації, що склалася, їх аналіз та наведені докази. Саме в цій частині необхідно переконати, довести, що в проведеному нараді (конференції, круглого столу) необхідно брати участь, що вироблена продукція або виконувані послуги кращі, що прохання необхідно виконати і т.д. Висновок листа представляє собою висновки у вигляді прохань, пропозицій, думок, відмов, нагадувань і т.д. Лист може містити лише одну заключну частину. Основні питання листи треба чітко сформулювати і розташувати в послідовності, найбільш оптимальною для сприйняття. Після складання і написання службовий лист необхідно відредагувати. Діловий лист практично завжди починається зі звернення. Ця невелика за обсягом частина тексту виключно значима для цілей спілкування. Правильно вибране звернення не тільки привертає увагу адресата, але й задає листуванні потрібну тональність, сприяє налагодженню та підтриманню ділових відносин. Важливість звернення визначається автором листа, звернення дозволяє забезпечити собі слухача. Особливої ​​уваги заслуговує розділовий знак, наступний за зверненням. Кома після звернення надає листа буденний характер, знак оклику підкреслює значимість і офіційний стиль. (3) Укладач тексту повинен взяти до уваги такі чинники:

1. Громадську позицію адресата у співвідношенні з власної;

2. Ступінь знайомства, характер відносин;

3. Офіційність / неофіційність ситуації спілкування;

4. Етикетні дозволу, що діють у цьому мовному колективі.

При друкуванні звернення вирівнюється по центру:

Шановний Сергію Петровичу!

Текст листа може закінчуватися виразом очікування виконання прохання (гарантії, подання, запрошення, нагадування), а також формулою ввічливості, наприклад:

Висловлюю свою вдячність за сприяння і запевняю, що представлена ​​Вами інформація буде мати велике значення в справі розвитку взаємовигідного співробітництва.

Користуючись нагодою, висловлюю подяку за запрошення ...

Висловлюю надію на плідну співпрацю та активну участь у вирішенні завдань, у виробленні та реалізації наших подальших програмних дій.

Формула ввічливості розташовується перед реквізитом «підпис», друкується з абзацу і відокремлюється від посади коми. Найменування посади пишеться з великої або малої літери в залежності від того, як посаду прописана в установчих або нормативними мативно-правових документах організації. У тому випадку якщо лист буде оформлено на бланку посадової особи, то в реквізиті «підпис» найменування посади не вказується. (1)

В офіційній переписці застосовується офіційно-діловий стиль.

Діловий стиль - це сукупність мовних засобів, функція яких - обслуговування сфери офіційно-ділових відносин.

Особливості ділового стилю, специфічні риси, властиві йому, стильові норми цього різновиду мови оформилися під впливом умов, в яких протікає ділове спілкування. Ці умови полягають у наступному:

1. Учасники ділового спілкування - переважно юридичні особи - організації, установи, підприємства, в особі діють від імені керівників та інших посадових осіб;

2. Характер і зміст інформаційних взаємозв'язків організацій достатньо жорстко регламентовані;

3. Предметом ділового спілкування виступає діяльність організації: управлінська, виробнича, економічна, наукова, технічна та ін;

4. Управлінські документи в переважній більшості орієнтовані на конкретного одержувача;

5. Більшість ситуацій, що виникають у діяльності організацій і потребують письмового оформлення, відносяться до повторюваних, однотипним ситуацій.

Розглянуті умови ділового спілкування формують певні вимоги до управлінської інформації. Для забезпечення ефективного інформаційного обміну у сфері управління інформація повинна мати певні властивості.

Вона повинна бути:

1. Офіційною за своїм характером, що підкреслює ділову основу відносин, їх неличностного характер, а також свідчить про певну дистанції, що існує між учасниками ділового спілкування;

2. Адресної, так як управлінський документ завжди призначений конкретному одержувачу, посадовій особі, організації, групі організацій;

3. Актуальною, оскільки документ повинен містити саме ту інформацію, яка необхідна в даний момент часу для прийняття ефективного управлінського рішення або іншого використання в управлінській діяльності;

4. Об'єктивної і достовірної, оскільки для ефективної управлінської діяльності необхідна неупереджена, безстороння оцінка подій, фактів, явищ;

5. Переконливою, аргументованою, оскільки завдання ділового спілкування - спонукати адресата здійснювати (або не робити) певні дії;

6. Повною і достатньої для прийняття управлінського рішення. Недостатність інформації може викликати необхідність додатково запитувати відомості, породжувати листування, приводити до невиправданих втрат часу і коштів.

Діловий стиль володіє сукупністю специфічних ознак, що відрізняють його від інших стилів мови - наукового, публіцистичного, розмовного, мови художньої літератури. (2)