5.3.1. Присвоєння імені для діапазону

П ісля виділення потрібного діапазону, потрібно натиснути ліву кнопку миші у рядку формул ліворуч, де показана адреса поточної комірки. При цьому адреса діапазону виділиться синім кольором (рис. 5.10):

Рис. 5.10. Виділення діапазону

Замість виділеної адреси записують ім’я діапазону, наприклад База і натискають клавішу <Enter>. Тепер коли потрібно виділити діапазон, натискають на стрілку в зоні поточної адреси у рядку формул і вибирають із показаного списку потрібне ім’я (рис. 5.11).

Р ис. 5.11. Виклик імені діапазону

Діапазон, якому було раніше надане це ім’я, буде виділений.

Для скасування імені вибирається пункт головного меню „Вставка”  „Имя”  „Присвоить”: відкривається вікно, де треба позначити ім’я, і натиснути на кнопку „Удалить” і „ОК” (рис. 5.12).

Рис. 5.12. Скасування присвоєння імені діапазону

5.3.2. Сортування даних у виділеному діапазоні

Для сортування даних у виділеному діапазоні потрібно вибрати меню „Данные”  „Сортировка…” (рис. 5.13...5.15)

Рис. 5.13.Меню „Данные” Рис. 5.14. Меню „Сортировка…” Рис. 5.15. Меню „Сортировка…”

(вибір другої і третьої ознаки)

Необхідною і достатньою є тільки перша ознака – назва стовпця, де дані упорядковуються першочергово. Якщо дані у цьому стовпчику повторюються, то можна вибрати другу ознаку – назву стовпчика, де дані будуть упорядковані за іншим критерієм серед тих, які повторюються за попередньою ознакою. Якщо ж і тут є повторювані дані, то можна вибрати третю ознаку для сортування – назву стовпчика, де дані упорядковуватимуться серед тих, що повторювались у двох попередніх ознаках.

Після вибору ознаки визначають спосіб упорядкування – за збільшенням чи за зменшенням і натискають кнопку „ОК”, наприклад, відсортувати наведену вище таблицю за прізвищами клієнтів (в алфавітному порядку – тобто за збільшенням).

У вікні „Сортировка диапазона” визначають першу ознаку – зі списку „Сортировать по... ” вибирають назву стовпчика „Прізвище клієнта”, встановлюється позначка „По возрастанию” і кнопку „ОК”. Таблиця набуде такого вигляду (рис. 5.16):

Рис. 5.16. Сортування даних за першою ознакою

З таблиці видно, що клієнтів, які повторно замовляли деякі вироби протягом різних проміжків часу, доцільно було б відсортувати за другою ознакою – Код виробу, і третьою ознакою – В последнюю очередь по ... – за стовпцем Дата замовлення. Усі ознаки упорядковуються за збільшенням. Після сортування за трьома ознаками таблиця набуде такого вигляду (рис. 5.17):

Рис. 5.17. Сортування даних за трьома ознаками

5.3.3. Впровадження проміжних підсумків

У впорядковану таблицю можна впровадити проміжні підсумки: Загальну суму, Кількість, Середнє, Мінімальне, Максимальне значення за стовпцями, які відповідають стовпчику, упорядкованому за першою ознакою.

Наприклад, потрібно визначити Загальну кількість замовлених виробів, Вартість, загальний ПДВ і Загальну суму замовлення за кожним з клієнтів. Тобто під групами однакових прізвищ мають бути розраховані загальні суми – проміжні підсумки для цих клієнтів за стовпчиками Кількість, Загальна вартість, ПДВ і Сума замовлення.

Для впровадження таких проміжних підсумків виділяється діапазон База, викликається пункт меню „Данные”  „Итоги…”

З’явиться вікно (рис. 5.18):

Рис. 5.18. Вікно проміжних результатів

У зоні При каждом изменении в ... зі списку операцій обирають стовпчик Прізвище клієнта. У зоні Операція... зі списку операцій вибирається Сума. У зоні Добавить итоги по .... мишкою позначаються назви числових стовпців, у яких треба провести визначену вище операцію суми: це стовпчики К-сть, Вартість, ПДВ. З усіх інших стовпців позначка знімається.

Покажчик Заменять текущие итоги при першому створенні проміжних підсумків ролі не відіграє, і тому його можна залишити.

З а один раз можна вибрати тільки одну операцію. Якщо ж потрібно крім суми, визначити ще й середнє, потрібно знову викликати Данные  Итоги…, замість операції Сумма обирають Среднее і знімають покажчик Заменять текущие итоги, бо, якщо його залишити, то поточна операція суми заміниться операцією визначення середнього значення, а якщо зняти, то до поточної операції суми додасться ще й операція визначення середнього значення (рис. 5.19):

Рис. 5.19. Вікно проміжних результатів (зі зняттям покажчика Заменять текущие итоги)

Таблиця з впровадженими проміжними підсумками показана на рис. 5.20. Кнопки з цифрами 1,2,3,4 використовуються для відтворення детального чи стислого показу підсумків, а кнопки з мінусами ліворуч означають, що провадиться детальний показ.

Рис. 5.20. Таблиця з впровадженими проміжними підсумками

При натисненні кнопки з цифрою 1 буде відтворений стислий показ – тільки основні підсумки, а кнопки з мінусами перетворяться на кнопку з плюсом (рис. 5.21).

Рис. 5.21. Стислий показ результатів

Якщо натиснути на кнопку з плюсом, то знову буде відтворено детальний показ для усіх підсумків.

Кнопкам з цифрою 2 використовується для показу операцій суми та операції для визначення середнього значення за групами (рис. 5.22):

Рис. 5.22. Показ операцій суми та операцій для визначення середнього значення за групами

Натискання кнопки з плюсом під кнопкою 2 відтворить детальний показ за визначеною групою. Наприклад, якщо натиснути на кнопку з плюсом навпроти прізвища Замяткин, то підсумки за цим прізвищем будуть показані детально, а для всіх інших прізвищ – стисло. У свою чергу, кнопка з цифрою 3 відтворить повний показ усіх підсумків.

Таким чином, вибираючи ту чи іншу кнопку, можна провадити підсумковий аналіз даних у таблиці. Таблицю з проміжними підсумками можна виділити і скопіювати на новий аркуш, при цьому вже не можна буде користуватися зміною показу, а доведеться задовольнитися тільки поточним переглядом скопійованих даних.

Для скасування проміжних підсумків, якщо вони вже не потрібні, вибирається пункт меню „Данные”  „Итоги…” і натискається кнопка „Убрать все”. Таблиця набуде вигляду, який вона мала перед впровадженням проміжних підсумків.

5.3.4. Проведення проміжних підсумків за допомогою стандартних функцій MICROSOFT EXCEL.

Для підрахунку суми числових значень у певному діапазоні використовується функція СУММ (діапазонів комірок), проте вона підраховує суму із усіх значень, розташованих у вказаному діапазоні. Коли ж потрібно підрахувати суму числових значень, які відповідають певній умові у таблиці, використовується функція СУММЕСЛИ, яка має такий вигляд:

= СУММЕСЛИ (діапазон для перевірки умови; “умова”; діапазон для підрахунку суми).

Принципом роботи функції є перегляд значень у діапазоні умови і якщо є значення, які відповідають умові, розраховується за тими ж рядками сума числових значень у діапазоні підрахунку суми.

Наприклад, за даними попередньої таблиці треба підрахувати суму податку, яку сплатив клієнт Замяткин. Діапазоном для перевірки умови є стовпчик з прізвищами клієнтів – В2:В11, серед яких зустрічається (або ні) потрібне прізвище.

Умовою для пошуку є прізвище „Замяткин”, а діапазоном для підрахунку суми значень є стовпчик з нарахованими податками І2:І11. Тоді функція набуває такого вигляду (рис. 5.23):

=СУММЕСЛИ (В2:В11; “Замяткин”;І2:І11)

Рис. 5.23. Діапазон підрахунку сум за певною умовою

Після введення функції у вільну комірку таблиці, буде отримано результат підрахунку (рис. 5.24):

Рис. 5.24. Підрахунок сум за певною функцією

Умова може бути не тільки текстовою, а й числовою. Наприклад, підрахувати загальну кількість виробів, замовлених до 2003 року. Діапазоном для перевірки умови буде стовпчик із датами замовлення – С2:С11, умовою мають бути дати до 1 січня 2003 року, тобто “<01.01.03” а діапазоном даних для суми є стовпчик з кількістю виробів F2:F11. функція буде виглядати так:

=СУММЕСЛИ(С2:С11;“<01.01.03”;F2:F11 )

Аналогічно для визначення загальної кількості замовлених принтерів функція СУММЕСЛИ матиме такий вигляд:

=СУММЕСЛИ(Е2:Е11;“Принтер”;F2:F11 )

Інша функція для підрахунку з умовою – це функція СЧЕТЕСЛИ:

= СЧЕТЕСЛИ(діапазон для перевірки умови; “умова”)

В процесі роботи цієї функції переглядається діапазон для перевірки умови і підраховується кількість виконань умови. Наприклад,

 визначити , скільки разів робив замовлення клієнт Зямяткин:

Діапазон для перевірки – В2:В11. умова – “Замяткин”.

Функція має такий вигляд:

= СЧЕТЕСЛИ(В2:В11;”Замяткин”)

 визначити, скільки разів робилось замовлення до 2003 року:

Діапазон для перевірки – С2:С11; умова – “<01.01.03”

Функція має такий вигляд:

= СЧЕТЕСЛИ(С2:С11;”<01.01.03”)

 визначити, скільки разів замовлялися принтери:

Діапазон для перевірки – Е2:Е11, умова “Принтери”

= СЧЕТЕСЛИ(Е2:Е11;”Принтери”F2:F11)