5.14. Створення бази даних

Б азу даних, як і будь-яку книгу MS Excel, створюють командою Файл  Создать. Спочатку можна ввести назву таблиці, наприклад «Відомості про замовлення товарної продукції», потім – її заголовний рядок із однорядковими та короткими іменами полів: (рис. 5.91). Далі потрібно замінити системне ім'я бази «Аркуш1» на більш інформативне, наприклад на «Замовлення», клацнувши мишею на кнопці («Сохранить»).

Рис. 5.91. Вікно команди „Форма” (режим введення записів)

Після натиснення лівою кнопкою миші на будь-якій із комірок таблиці, командою Данные  Форма на екран викликається діалогове вікно, де відображається список уведених даних.

Вікно форми має назву робочого аркуша, де розташований список даних і показує вміст першого запису зі списку. Значення полів запису, вводять до відповідних комірок діалогового вікна у тій послідовності, у якій вони сформовані в таблиці.

Перехід між комірками виконується за допомогою:

 клавіші <Тab> – на наступне поле;

 <Shift+Tab> – на попереднє поле запису;

 клавіш керування курсором.

Усі комірки вікна мають таку ж ширину, як і найширше поле (стовпець) бази. При потребі її можна збільшити (зменшити) «буксируванням» правої межі стовпця таблиці. Запис передають у кінець бази даних командою „Добавить”. Після цього вводять наступний запис і так до кінця бази.

Для переміщення за записами можна використовувати слайдер (повзунок) на лінійці переміщення або кнопку „Далее” для переміщення на наступний запис, та кнопку „Назад” – для переміщення на попередній запис у списку.

Попередження. Неприпустимо вводити до комірок будь-які формули або функції. Якщо користувач бажає включити до складу бази поле, яке обчислюється, наприклад «Вартість замовлення, грн.», то його потрібно заповнювати не формулами, а відповідними значеннями.

Для вставки пропущеного запису необхідно виділити рядок, перед яким буде вставлятися запис і активізувати команду Вставка  Строка. Після заповнення вставленого таким чином порожнього рядка, потрібно знову активізувати команду „Добавить”.

Перегляд усі записів бази даних здійснюють за допомогою вертикальної смуги прокручування, причому натиснення на ній, дає перехід на 10 записів вперед або назад.

Командні кнопки вікна дають змогу вилучити поточний запис, скасувати у ньому будь-яку зміну, повернутися до попереднього запису і перейти до наступного, виконати пошук записів за кількома критеріями, а також відредагувати їх. Створення бази даних завершується командою „Закрыть”.

Додавати можна стільки нових записів, скільки порожніх рядків міститься між списком та іншими даними робочого аркуша. Якщо ж даних нижче списку немає, то можна додавати нових записів стільки, скільки завгодно.

Базу даних також можна створити безпосереднім введенням імен і значень полів записів у комірки робочого аркуша. Цей варіант буде найкращим, коли в базі міститься багато текстів, які повторюються, введення яких істотно спрощується за програмою.

Автоввод. Базу даних можна сформувати і на основі наявного документа-таблиці. Для цього досить після шапки таблиці вставити порожній рядок і заповнити його короткими іменами полів початкових даних, тобто ввести заголовний рядок, а потім вилучити підсумкові рядки, шапку та всі поля, які обчислюються. У невеликих базах останні можна зберегти.