5.15. Сортування бази даних

Реляційні бази даних (списки) сортують так само, як дані таблиць-документів: за зростанням або спаданням значень вибраних полів; за алфавітом і за послідовністю, зворотною йому; за одним, двома або трьома ключами; за рядками або стовпцями; за днями, місяцями та іншими ключами. До бази даних можна застосовувати всі основні та додаткові способи сортування даних, а також методи відновлення таблиць-документів, адже всі інструменти сортування даних в MS Excel, спочатку створювалися саме для баз-списків.

5.16. Аналіз даних у списках за допомогою запитів (пошук записів бази)

Запитом називають засіб пошуку даних, які зберігається у списку за допомогою певного критерію пошуку. Результатом запиту є набір записів, які задовольняють введеному критерію.

В критерій пошуку може включатися одна або більше умов, при цьому декілька умов можуть накладатися або на один стовпчик таблиці (поле списку) або одночасно на декілька стовпчиків (полів списку). За типами критерії поділяють на прості, складні, складені та обчислювальні:

 простий критерій містить тільки одну умову;

 складний – дві і більше умов, що накладаються на дані з одного стовпчика;

 складений критерій – дві і більше умов, які накладаються на дані з різних стовпчиків;

 обчислювальний критерій містить умову вибірки даних за значенням, яке обчислюється за формулою або функцією.

В MS Ехсеl процедура пошуку і селекції даних організовується за принципом збігу або селективним способом.

Принцип збігу передбачає повну ідентичність критерію, значенню поля яке аналізується під час пошуку, аж до розмірів літер і кількості пропусків. Критерії при цьому подаються у вигляді текстової константи, дати або чисел, наприклад:

Пп Грицацуєва ;123423233434; 26.10.65; Чернігів; Бєлова;5;46;959595

Селективний спосіб пошуку реалізується за допомогою таких критеріїв, як відношення, логічні функції та шаблони, наприклад:

ПП *; ШТ-4?; ТШ*; ЗАТ*;

И (Ціна, грн. >=20; Ціна, грн. <=60);

ИЛИ (Дата замовлення<=20.10.02; Дата замовлення >=28.10.02),

де * – ознака будь-якої групи символів; ? – ознака того, що в цій позиції може міститися будь-який символ.

Критерій ПП* ідентифікує всі записи гіпотетичної бази «Замовлення», які стосуються приватних підприємців; критерій ШТ-4? – всі записи з шифрами товарів від ШТ-40 до ШТ-49; а критерій И (Ціна, грн. >=20; Ціна, грн. <=60) – всі записи з цінами товарів від 20 до 60 грн. Аналогічні функції виконують інші критерії.

5.17. Створення запитів для пошуку даних у вигляді форми

На етапі створення бази даних, щоб розпочати ручне введення критеріїв, пошук записів, послідовний їх перегляд і редагування, слід активізувати команду Данные  Форма  Критерии, яка трохи видозмінює початкове вікно й очищає всі його поля.

Критеріями керують так само, як і записами. Шукати дані можна за одним або кількома критеріями одночасно. У вікні на рис. 5.92 показано критерії пошуку та селекції замовників, які мають намір придбати товари з шифром 2*. Переходять до режиму пошуку клацанням лівою кнопкою миші на кнопці «Далее». Як результат, у початковому вікні з'являється перший із записів бази даних, який задовольняє заданому критерію. Запис переглядають і в разі потреби корегують. Після клацання мишею на кнопці «Закрыть» MS Excel записує відновлений запис у базу даних. Усі подальші записи переглядають у вікні за допомогою кнопок «Назад» і «Далее».

Рис. 5.92. Вікно команди „Форма” (режим введення критеріїв)

Примітка. Якщо критерію пошуку не задовольняє жоден із записів бази даних, то клацання лівою кнопкою миші на будь-якій із кнопок вікна, супроводжується звуковим сигналом.

Повернення до поточного запису та ігнорування результатів пошуку за критерієм, забезпечується кнопкою «Правка». Для введення наступного критерію, потрібно заздалегідь активізувати команду „Очистить”, після чого пошук відновлюється. Повертаються до початкової бази даних через команду Данные  Фильтр  Отобразить все.