7.2 Створення нового списку користувача

 Вибирається пункт меню Сервис  Параметры...;

 на вкладці „Списки” вибирається „Новий список”;

 в зоні „Элементы списка” вводяться елементи списку, починаючи з першого. Після введення чергового елемента натискається клавіша <Enter>;

 по закінченню введення всіх елементів списку, натискаються кнопки „Добавить” і „ОК”.

Наприклад, треба створити список користувача з назв днів тижня: Понеділок, Вівторок, ... Неділя.

 Вибирається пункт меню Сервис  Параметры...;

 на вкладці Списки вибирається Новий список,

 у зоні Элементы списка вводяться:

Понеділок <Enter>;

В івторок <Enter>;

Середа <Enter>;

Четвер <Enter>;

П’ятниця <Enter>;

Субота <Enter>;

Неділя <Enter>;

 Натискаються кнопки „Добавить” і „ОК”:

Рис. 5.88. Створення нового списку користувача

Відтворити створені списки користувача можна, записавши у потрібну комірку таблиці будь-який елемент списку і за крапку автозаповнення поточної комірки протягнути мишкою у потрібному напрямку – виділені комірки будуть містити список.

5.13. Списки – бази даних

Списком (базою даних) називають набір даних, який зберігає певну інформацію про певні об’єкти. Структурними компонентами будь-якої бази даних є записи, поля і заголовний рядок.

У MS Excel такою базою даних є таблиця, рядки у якій, починаючи з другого, називають записами, стовпчики – полями. Перший рядок списку містить назви полів (стовпчиків).

Запис – вичерпний опис конкретного об'єкта, який містить низку різнотипних, логічно пов'язаних між собою полів.

Прикладом бази даних може слугувати таблиця замовлень (рис. 5.89), яка містить інформацію про клієнтів та їх замовлення і яка складається з одинадцяти полів, назви яких не повторюються:

Рис. 5.89. Структура бази даних „Замовлення”

Кожний запис – це рядок бази даних. Усі записи мають однакову фіксовану довжину, кількість яких, в принципі, не обмежена.

Поле – певна характеристика об'єкта або окремий елемент даних у запису. Кожне поле має унікальне ім'я, йому відповідають дані одного стовпця.

Заголовний рядок розташовується на самому початку бази-списку і має імена полів, тобто заголовки стовпців робочої книги. Імена мають бути інформативними, лаконічними та розміщуватися в одному рядку.

Загальний вигляд найпростішої бази даних MS Excel з ім'ям «Замовлення» зображено на рис. 5.90.

Рис. 5.90. База даних „Замовлення”

Під час створення списку – бази даних у середовищі MS Excel треба дотримуватися певних правил:

• у базі даних, зазвичай, розміщуються тільки поля початкових даних. Поля, які обчислюються, „шапку” документа і підсумкові рядки до бази не включають, їх формують на етапі створення документа-звіту;

• заголовний рядок має відрізнятися від рядків-записів кольором, шрифтом або обрамленням. У разі монохромного друку його краще взяти в рамку;

• заголовки полів мають бути унікальними, тобто не повинно бути повторів назв заголовків полів;

• після заголовного рядка мають іти рядки записів; розділяти їх навіть порожніми рядками не рекомен­дується;

• в однойменних полях записів розміщують дані тільки одного типу: числа, тексти або дати. Не треба розпочинати поля з пропусків;

• текстові дані краще розпочинати з великих літер, розширюючи таким чином можливості пошуку та сортування даних;

• фон сусідніх записів доцільно чергувати: при цьому поліпшується сприйняття даних користувачем;

• на одному аркуші бажано розміщувати тільки одну базу даних. Інші дані краще розташувати на інших аркушах. Поєднання різнорідних баз даних можливе, якщо відокремити їх порожніми рядками і стовпцями.