1.3 Описание средств автоматизации

В данном курсовом проекте для разработки базы данных используется СУБД Microsoft Access .

Microsoft Access - это функционально полная реляционная СУБД. В ней предусмотрены все необходимые средства для определения и обработки данных, а также для управления ими при работе с большими объемами информации. Что касается легкости использования, то Microsoft Access совершил здесь настоящий переворот, и многие для создания своих собственных баз данных и приложений обращаются именно к нему. СУБД  включает в себя три основных типа функций: определение (задание структуры и описание) данных, обработка данных и управление данными. Все эти функциональные возможности в полной мере реализованы в Microsoft Access.

Данная СУБД была выбрана по следующим причинам:

• простота средств реализации,

• легкость освоения инструментарием разработчика (VBA),

• наглядность визуализации информации.

В СУБД Access процесс создания реляционной базы данных включает создание схемы данных. Схема данных наглядно отображает таблицы и связи между ними, а также обеспечивает использование связей при обработке данных. В схеме данных устанавливаются параметры обеспечения целостности связей в базе данных.

При создании в Access схемы данных в ней определяются и запоминаются связи между таблицами. Это позволяет системе автоматически использовать связи, один раз определенные в схеме данных, при создании форм, запросов, отчетов на основе взаимосвязанных таблиц, а пользователь освобождается от необходимости указывать эти связи при конструировании этих объектов. Схема данных базы графически отображается в своем окне, где таблицы представлены списками полей, а связи - линиями между полями разных таблиц. Основная информация хранится в таблицах. Таблица - совокупность записей. Столбцы в таблице называются палями, а строки - записями. Количество записей в таблице ограничивается емкостью жесткого диска. Допустимое количество полей - 255. Таблиц в базе данных может быть несколько. Сведения по разным вопросам следует хранить в разных таблицах. Ключевое поле - поле с уникальными записями. Таблицы связываются (дается указание на соответствие записей) по ключам; ключ может состоять из одного или из нескольких полей .В режиме таблицы обычно просматривают, добавляют и изменяют данные. Можно также добавлять или удалять столбцы таблицы, изменять внешний вид таблицы (ширину столбцов, их порядок, вид и цвет шрифта и т.д).

Access предоставляет возможность вводить данные как непосредственно в таблицу, так и с помощью форм. Форма в БД - это структурированное окно, которое можно представить так, чтобы оно повторяло форму бланка. Внешний вид формы выбирается в зависимости от того, с какой целью она создается. Формы позволяют вычислять значения и выводить на экран результат. Источником данных для формы являются записи таблицы или запроса. Форма предоставляет возможности для:

• ввода и просмотра информации базы данных;

• изменения данных;

• печати;

• создания сообщений.

Способы создания форм бывают: с помощью конструктора форм, мастера форм, автоформы в столбец, автоформы ленточной, автоформы табличной, автоформы сводной таблицы, автоформы сводной диаграммы, диаграммы.

Запросы создаются пользователем для выборки необходимых ему данных из одной или нескольких связанных таблиц и представления выбранных данных также в виде таблицы. Запрос может формироваться двумя способами:

• с помощью запросов по образцу — QBE (Query By Example);

• с помощью инструкций языка структурированных запросов SQL (Structured Query Language).

Визуально можно построить запросы добавления, удаления, обновления и создания таблиц.

Одной из наиболее сильных сторон Access являются фильтры, которые строятся с помощью запросов или посредством установки критериев. Для облегчения этой задачи ис­пользуют параметрические запросы.

В Access имеется несколько видов запросов:

• запрос на выборку, т.е. выбирающий данные из взаимосвя­занных таблиц и других запросов. В результате получают таблицу, существующую до закрытия запроса. Таблицу, с результатами зап­роса можно использовать для работы с данными таблиц, на кото­рых построен запрос;

• запрос на создание таблицы, основанный на запросе на вы­борку, но в отличие от последнего результат этого запроса сохра­няется в новой таблице;

• запросы на обновление, добавление, удаление, являющиеся запросами действия, в результате выполнения которых изменя­ются данные в таблицах.

Запрос на выборку позволяет достаточно просто выбрать дан­ные из одной или нескольких взаимосвязанных таблиц. Результаты выполнения запроса выводятся в режиме таблицы.

Отчет, как и форма, может быть создан с помощью мастера. Форматирование и группировка элементов управления в отчете выполняются аналогично форматированию и группировке элементов управления в форме. Формы могут содержать подчиненные формы, а отчеты могут содержать подчиненные отчеты. [3]

http://citforum.ru/programming/32less/les44.shtml.

SQL — универсальный компьютерный язык, применяемый для создания, модификации и управления данными в реляционных базах данных. SQL основывается на исчислении кортежей.

SQL является, прежде всего, информационно-логическим языком, предназначенным для описания, изменения и извлечения данных, хранимых в реляционных базах данных.

Изначально, SQL был основным способом работы пользователя с базой данных и позволял выполнять следующий набор операций:

• создание в базе данных новой таблицы;

• добавление в таблицу новых записей;

• изменение записей;

• удаление записей;

• выборка записей из одной или нескольких таблиц (в соответствии с заданным условием).

Со временем, SQL усложнился — обогатился новыми конструкциями, обеспечил возможность описания и управления новыми хранимыми объектами (например, индексы, представления, триггеры и хранимые процедуры) — и стал приобретать черты, свойственные языкам программирования.

При всех своих изменениях, SQL остаётся единственным механизмом связи между прикладным программным обеспечением и базой данных. В то же время, современные СУБД, а, также, информационные системы, использующие СУБД, предоставляют пользователю развитые средства визуального построения запросов.

Каждое предложение SQL — это либо запрос данных из базы, либо обращение к базе данных, которое приводит к изменению данных в базе. В соответствии с тем, какие изменения происходят в базе данных, различают следующие типы запросов:

• запросы на создание или изменение в базе данных новых или существующих объектов (при этом в запросе описывается тип и структура создаваемого или изменяемого объекта);

• запросы на получение данных;

• запросы на добавление новых данных (записей)

• запросы на удаление данных;

• обращения к СУБД.

Основным объектом хранения реляционной базы данных является таблица, поэтому все SQL-запросы — это операции над таблицами. В соответствии с этим, запросы делятся на:

• запросы, оперирующие самими таблицами (создание и изменение таблиц);

• запросы, оперирующие с отдельными записями (или строками таблиц) или наборами записей.

Каждая таблица описывается в виде перечисления своих полей (столбцов таблицы) с указанием

• типа хранимых в каждом поле значений;

• связей между таблицами (задание первичных и вторичных ключей);

• информации, необходимой для построения индексов.

Запросы первого типа, в свою очередь, делятся на запросы, предназначенные для создания в базе данных новых таблиц, и на запросы, предназначенные для изменения уже существующих таблиц. Запросы второго типа оперируют со строками, и их можно разделить на запросы следующего вида:

• вставка новой строки;

• изменение значений полей строки или набора строк;

• удаление строки или набора строк.

Самый главный вид запроса — это запрос, возвращающий (пользователю) некоторый набор строк, с которым можно осуществить одну из трёх операций:

• просмотреть полученный набор;

• изменить все записи набора;

• удалить все записи набора. [4]

2 СПЕЦИАЛЬНАЯ ЧАСТЬ

2.1 Постановка задачи

Основная задача данного курсового проекта – автоматизация работы кондитерской фирмы. Создание базы данных кондитерской фирмы существенно упростит работу персонала. Ей смогут пользоваться руководители или менеджеры этой фирмы. Она поможет вести учет продукции. База данных должна содержать информацию о клиентах и поставщиках этой фирмы, о товаре и заказах. Информация о клиентах и поставщиках должна содержать название фирмы, к которой они относятся, фамилию, имя, отчество руководителя фирмы, адрес, телефон и e-mail для связи с фирмой. Информация о товарах должна содержать тип товара, название, количество, единицы измерения, дату поставки, и фирму, которая поставляет этот товар. Информация о заказах должна содержать дату заказа, стоимость, информацию о том, оплачен ли заказ уже, название товара, и фирму, являющуюся клиентом. В базе данных должна присутствовать функция поиска, изменения, удаления информации. Все входные данные описаны в Таблице 1.

Выходные данные выводятся в виде таблицы с данными, которые были запрошены пользователем. Данные выводятся в новую таблицу, в которой содержаться все атрибуты, которые были описаны в запросе пользователем.

Взаимодействие пользователя с базой данных осуществляется через диалоговое окно с дружественным интерфейсом, в котором пользователю предоставляется выбор различных манипуляций с базой данных, таких, как добавление, изменение, удаление, выборка нужной информации.

Таблица 1 Описание входных данных.

Входные данные	Тип	Ограничения
Название фирмы	Строковый	Без ограничений
Фамилия руководителя фирмы	Строковый	20 знаков
Имя руководителя фирмы	Строковый	20 знаков
Отчество руководителя фирмы	Строковый	20 знаков
Адрес фирмы	Строковый	Без Ограничений
e-mail фирмы	Строковый	20 знаков
Адрес фирмы	Строковый	Не более 30 знаков
Телефон фирмы	Символьный	Без ограничений
Тип этой фирмы	Строковый	20 знаков
Наименование товара	Строковый	50 знаков
Тип товара	Строковый	20 знаков
Поставщик товара	Строковый	Без ограничений
Единицы измерения товара	Строковый	10 знаков
Количество товара	Символьный	Без ограничений
Цена товара за 1шт	денежный
Дата поставки товара	Дата/время	Без ограничений
Заказанный товар	Строковый	50 знаков
Клиент-заказчик	Строковый	Без ограничений
Дата заказа	Дата/время	Без ограничений
Количество заказанного товара	Символьный	Без ограничений
Стоимость заказа	денежный
Оплата заказа	логический

­