1.1. Требования к построению эффективной оргструктуры

На Рис. 2 отражены факторы, оказывающие прямое влияние на деятельность торговой организации. В этой схеме отражены факторы, оказывающие прямое влияние на деятельность организации.

Рис. 2

Но существуют и другие факторы, которые нельзя не учитывать при руководстве системой и построении ее эффективной струтуры. Это косвенные факторы: международные события; научно-технический прогресс; политические факторы; состояние экономики; социально-культурные факторы и пр. Перечень прямых и косвенных факторов применительно к конкретной системе может быть дополнен. Например, в число прямых и косвенных факторов можно добавить экологию, форс-мажорные обстоятельства и пр. Все факторы в той или иной мере и в определенное время — время «Ч» — могут оказать как положительное, так и отрицательное влияние на развитие, функционирование, а подчас и на само существование системы.

Для того чтобы система развивалась в желательном для нас направлении, необходимо качественное управление системой и создание оптимальной оргструктуры. Принципиальная схема управления системой показана на Рис. 3.

Рис. 3. Принципиальная схема управления системой

В основе этой схемы заложен принцип взаимодействия субъекта и объекта управления.

Информация, поступающая из управляющей системы, называется командной и поступает в управляемую систему в виде указаний, инструкций, распорядительных и нормативных актов и др. Информация обратной связи дает представление о ходе выполнения работ управляемой системой и поступает в управляющую систему в виде форм статической отчетности, оперативной информации, различных справок, пояснительных записок и докладных. Если содержание этих документов требует вмешательства в ход работы объекта управления, то субъект управления реагирует на это. Таким образом, эти две системы взаимосвязаны друг с другом и взаимодействуют между собой, но сила этих связей может быть различной. Например, в экономике роль командной информации слаба, намного сильнее роль обратной связи. В армии, наоборот, командная информация более сильна.

Отношения по управлению, которые возникают между управляющей и управляемой системами по поводу реализации целей системы (организации), в целом являются предметом науки управления. Отношения по управлению — это комплекс возникающих в процессе подготовки и реализации управленческого воздействия взаимосвязей и взаимодействий людей.

В менеджменте можно выявить и сформулировать особенности функционирования производственной (социально-экономической) системы: 1) связь между управляющей и управляемой системами осуществляется с помощью информации; 2) каждая социально-экономическая система самоуправляема, но в то же время она открыта и в процессе управления испытывает внешнее воздействие; 3) деятельность и развитие системы подчинены ее главной цели.

1.2. Факторы, влияющие на формирование оргструктуры организации

С точки зрения менеджмента функциональная структура производственных систем прежде всего обусловлена характером и объемом задач, возложенных на нее, и зависит от многих факторов:

1) масштаба производства;

2) объема и номенклатуры выпускаемой продукции;

3) условий производства;

4) организации производства;

5) квалификации персонала и т.д.

Опыт показывает, что структура сложных производственных систем строится преимущественно эмпирическим путем, и поэтому ее нельзя назвать научно обоснованной.

Специфика производственных систем состоит в их высоком внутреннем и внешнем динамизме.

В этой связи возникает необходимость рассмотреть производственную организацию прежде всего как массив всевозможных структур, влияющих на результаты работы всей организации. Из ряда структурных элементов выделим наиболее существенные, такие, как: организационная структура; информационная структура; ресурсно-технологическая структура; структура трудовых ресурсов.

Организационная структура формируется исходя из функциональных особенностей организации. Систематизируются функции, которые должна выполнять организация, и исходя из этого определяется кадровый состав аппарата управления с соответствующей должностной структурой, откуда вытекают требования к квалификации персонала и к установленным нормам производственного персонала.

Информационная структура не является в отличие от организационной иерархической. Более того, ее формирует не руководитель или специалисты по обеспечению информацией, а пользователи. Таким образом, информационные потоки на предприятии децентрализованы и определяются только тем, кто запрашивает ту или иную информацию. Поэтому информационная структура является в основе своей самопроизвольной.

Ресурсно-технологическая структура определяется применяемой на предприятии технологией. С изменением технологии в определенным образом меняется и ресурсно-технологическая структура организации.

Структура трудовых ресурсов с одной стороны определяется всеми перечисленными структурами, а с другой стороны сама влияет на эффективность остальных структур организации.

Эффективность работы предприятия существенно зависит от организационной формы, выбранной для управления им. Поэтому, решая задачу проектирования (совершенствования) организационной структуры, необходимо обеспечить ее соответствие конкретному объекту управления (предприятию), его целям и условиям, в которых осуществляется функционирование объекта и управления им.

Исследование организационных структур управления показывает, что их природа функциональна, а происхождение — производственное. Необходимое условие зарождения организационной структуры управления — появление функциональной структуры производства. Для того, чтобы из потенциальной организационная структура управления превратилась в реально существующую, необходимо:

1) разделение и кооперация общественного труда;

2) обособление звеньев (органов) управления по функциям управления, необходимых для достижения цели системы;

3) наличие отношений по управлению, реализующих связи различного характера (координации, субординации) между выделенными звеньями и ступенями управления.

Таким образом, на структуру управления предприятий влияет ряд факторов, которые можно разделить на организационно-производственные факторы (размер организации; производственный профиль фирмы;характер выпускаемой продукции и технология ее производства; ориентация на местный, национальный или внешний рынки; характер объединения) и организационно-управленческие факторы (выбранная стратегия развития (поглощения, роста, сокращения); функции управления; используемые информационные технологии; система методов управления; стиль работы руководителя).