2. Внутрішнє управлінське обстеження

Однією з проблем, з якою зіштовхується керівництво під­приємства, є визначення того, чи володіє фірма достатніми внут­рішніми силами, щоб скористатися зовнішніми можливостями. Для розв'язання цієї проблеми вкрай важливо виконати внутріш­нє управлінське обстеження і проаналізувати функції підпри­ємства (функціональні зони).

Процес, за допомогою якого здійснюється діагноз внут­рішніх проблем, називається управлінським обстеженням. Уп­равлінське обстеження — це методична оцінка системи керуван­ня і функціонування організації в цілому, призначена для вияв­лення її сильних і слабких сторін.

Підприємство як виробнича система є великою, складною соціально-економічною системою і відноситься до класу кіберне­тичних систем, яким властивий ряд певних властивостей. До них можна віднести множинність поведінки, наявність органу керу­вання, здатність взаємодіяти з навколишнім середовищем, на­явність каналів передачі інформації, як у самій системі, так і між системою і навколишнім середовищем, ймовірний характер по­ведінки системи й ін.

Важливою характеристикою такої системи є властивості са­моорганізації і самовдосконалення.

Аналізуючи діючу систему управління, необхідно встанови­те наступне:

• Наскільки її організація відповідає принципам спеціалізації, пропорційності, паралельності, безперервності, ритмічності, прямоточності і т. п?

• Чи враховано в системі управління виконання усіх функцій ме­неджменту?

• Наскільки чітко розподілені функції між підрозділами, чи не­має функцій, які не виконуються жодним з підрозділів і чи немає дублювання будь яких функцій?

• Чи немає зайвих ланок у системі управління, і яким чином можна спростити рганізаційну структуру?

• Чи відповідає пропорційності розподіл функцій менеджменту між підрозділа­ми управлінської структури?

• Чи відповідає програма робіт існуючій структурі управління?

• Чи досить повно завантажені співробітники у функціональ­них підрозділах. Чи не можна вивільнити декого з них за ра­хунок поєднання обов'язків?

• За рахунок чого скоротити витрати на утримання управлінського апарату без впливу на якість управління?

• Чи не перевантажені окремі працівники апарату управління і чи не позначається це на якості управління?

• Наскільки точно визначені права, обов'язки і відповідаль­ність керівників і співробітників?

• Чи досить чітко розподілені функції, обов'язки і права між керівниками і їхніми заступниками?

• Чи відповідають надані працівникам права покладеним на них обов'язкам і відповідальності?

Якщо буде встановлено, що діюча система управління має серйозні недоліки, то варто вжити заходів до її удосконалювання. Однак, часто перебудовувати систему не рекомендується, тому що кожна реорганізація на деякий час дезорганізовує процес управління, що може відбитися на господарській діяльності підприємства.

Перш, ніж проводити реорганізацію, необхідно ретельно проаналізувати доцільність передбачуваних заходів.

Ще одним важливим аспектом управлінського обстеження є аналіз існуючих зв'язків між підрозділами організації — комунікацій, що поєднують їх в єдине ціле.

Найбільш часто аналізу піддають наступні пари зв'язків:

• вертикальні і горизонтальні;

• лінійні і функціональні.

Вертикальні зв'язки з'єднують ієрархічні рівні в організації і її підрозділах. У рамках цих зв'язків оцінюються проблеми влади і впливу. Звичайно, ріст організації супроводжується збільшенням вертикальних зв'язків, з яких можна судити про розмір організації.

Горизонтальні зв'язки — це засіб спілкування між більш менш рівними в ієрархії за статусом підрозділами чи членами організації. Вони допомагають зміцнювати вертикальні зв'язки і роблять організацію більш стійкою при змінах у зовніш­ньому і внутрішньому середовищах.

Друга пара зв'язків представлена лінійними і функціональ­ними зв'язками.

Лінійні зв'язки — це відносини, у яких начальник реалізує свої владні права і здійснює пряме управління підлеглими у ви­гляді наказів, розпоряджень, команд.

Функціональні зв'язки мають організаційний характер і ви­ступають у формі поради чи рекомендацій. У реальній прак­тичній роботі назва функціональних зв'язків часто переноситься на той чи інший підрозділ — відділ, управління, наприклад, відділ маркетингу, фінансовий відділ, бухгалтерія і т.д.

Крім того, якщо формальні зв'язки (встановлені правилами організації) не виконують повною мірою своєї ролі або не слу­жать інтересам працівників, — з'являються неформальні зв'язки. Ці зв'язки, в основі яких лежать неформальні відносини, можуть грати як позитивну, так і негативну роль на фірмі, у зв'язку з ут­воренням неформальних груп і угруповань. Тому, дуже важли­вим є "повернення у свою віру" цих формувань з метою їхньої формалізації, легалізації чи ослаблення негативного впливу груп па досягнення прийнятих цілей фірми.

Таким чином, усунення зайвих зв'язків, а може і цілих ланок у структурі організації, встановлення нових, необхідних вироб­ництву — дозволить організації підвищити свій внутрішній по­тенціал.

Комплексний аналіз стану підприємства

1. Аналіз функціональних зон підприємства (SWOT- аналіз).

2. Критерії оцінки діяльності підприємства.

Аналізувати ближнє оточення найбільш ефективно реко­мендується за допомогою SWOT-аналізу, що є, по суті, дуже універсальним аналітичним інструментом, галузями застосуван­ня якого можуть бути: стратегічний аналіз; загальний і цільовий тактичний аналіз; функціональний аналіз (наприклад, аналіз продукту, маркетинговий аналіз, фінансовий аналіз) і т.д. Суть методу і застосування даного інструмента на конкретному при­кладі буде розглянуто трохи нижче.