54. Класифікація документів

Види документів:

за найменуванням — заяви, листи, телеграми, довідки, службові записки, інструкції, тощо;

за походженням — службові (офіційні) та особисті;

за місцем виникнення — внутрішні і зовнішні;

за призначенням — організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, щодо особового складу;

за напрямком — вхідні й вихідні;

за формою — стандартні (типові) й індивідуальні;

за строками виконання — звичайні (31 день), термінові (7 днів), дуже термінові — з позначенням «дуже терміново» (визначений строк виконання);

за ступенем гласності — секретні й несекретні;

стадіями створення —

- оригінал — це основний вид документа, перший і єдиний його примірник;

- копія — точне відтворення оригіналу (помітка «Копія»);

- дублікат — другий примірник оригіналу при його втраті; дублікат як і оригінал мають однакову юридичну силу;

- витяг (виписка) з документу — відтворення деякої частини документу.

за складністю — прості й складені;

за строками зберігання — постійного (75 років), тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання;

за технікою відтворення — рукописні й відтворені механічним способом;

за носієм інформації — оформлені на папері, диску, фотоплівці тощо.

55. Основні реквізити документа, їхня характеристика

Документи створюють з затвердженою формою, тобто відповідно до формуляр-зразка.

Кожний документ складається з окремих елементів, які заниваються реквізитами.

Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на бланку, називається формуляром. Формуляр-зразок — це модель побудови однотипних документів.

Бланк — друкована стандартна форма документа з реквізитами, що містять постійну інформацію (довідка).

Реквізити документу:

Кількість ознак, тобто реквізитів, різна і визначається документом, його видом, змістом. ДСТУ 4163-2003 встановлює максимальний склад реквізитів і порядок їх розташування.

До них належать:

1 Державний герб – використовують на бланках державних установ і підприємств.

2 Емблема організації (товарний знак) – графічне зображення, яке реєструють відповідним чином. Розташовують зліва від назви установи.

3 Зображення нагород – позначають зліва від назви установи.

4 Код підприємства – надають при реєстрації установи згідно “Класифікатору підприємств і організацій” (ЄДРПОУ), проставляють у правому верхньому куті.

5 Код документа – визначають згідно “Державного класифікатора управлінської документації” (ДКУД), проставляють у правому верхньому куті під кодом підприємства.

6 Назва міністерства або відомства.

7 Назва підприємства, установи, фірми.

Реквізити 6, 7 розташовують у центрі робочого рядка великими літерами.

8 Назва структурного підрозділу – оформлюють малими літерами під назвою службового документа.

9 Довідкові дані – вказують на бланках для службових листів: поштову адресу, телефон, факс, розрахунковий рахунок в банку, адресу електронної пошти.

10 Назва виду документа – цей реквізит присутній на всіх документах крім службового листа. Друкують великими літерами.

11 Дата документа – оформлюють у лівому верхньому куті.

12 Реєстраційний індекс (номер) документа – проставляють на вхідних, вихідних та внутрішніх документах поруч з реквізитом “Дата”.

13 Посилання на індекс і дату вхідного документа – оформлюють на службових листах–відповідях. Проставляють під реквізитами “Дата” та “Номер” документа.

14 Місце укладання документа – позначка населеного пункта, де було створено документ: м.Київ, м.Одеса, с-ще Кучаково, смт Миронівка тощо.

15 Гриф обмеження доступу до документа – проставляють на документах, які містять секретну або конфіденційну інформацію.

16 Адресат фірми–отримувача – проставляють на службових листах, довідках, доповідних записках, факсах тощо. Складається з таких елементів:

– назва посади

– назва фірми

– назва підрозділу (якщо необхідно)

– ініціали та прізвище посадової особи

– поштова адреса

17 Гриф затвердження – проставляють на планах, інструкціях, актах:

18 Резолюція – це стисла письмова вказівка керівника щодо виконання службового документа. Розташовують на вільній верхній площині аркуша. Реквізит складається з таких елементів: прізвище виконавця, зміст доручення, термін виконання, підпис керівника та дата підписання.

19 Заголовок до тексту – це стислий виклад змісту документа, який відповідає на запитання “Про що?” або “Чого?”. Розташовують зліва перед текстом документа.

20 Відмітка про контроль – позначають від руки червоним фломастером або спеціальним штампом “КОНТРОЛЬ” на лівому полі на рівні заголовку до тексту на документах, які підлягають контролю за дорученням керівника.

21 Текст – основна частина документа. Головна вимога до складання тексту – стислість, об’єктивність, юридична бездоганність. Тон службового документа повинен бути привітний та нейтральний. Формулювання тексту повинно бути чітким, що не припускає двозначності сприйняття змісту. Текст може складатися з кількох частин:

а) вступна – містить причину або мотиви складання документа;

б) основна – викладають факти, явища або події;

в) заключна – висловлюють висновки, пропозиції, прохання та рекомендації.

2 Відмітка про наявність додатків – розташовують після тексту документа від лівого поля. Наприклад:

Додаток: на 3 арк. у 2 пр.

23 Підпис – обов'язковий реквізит будь–якого документа, як службового так і особистого. Документ набуває юридичної сили при наявності підпису посадової особи.

Склад реквізиту “Підпис”:

– назва посади особи, яка підписала документ;

– особистий підпис;

- розшифрування підпису (ініціали та прізвище).

24 Гриф “Узгодження” – позначають на документах, які необхідно узгодити з відповідальною посадовою особою або установою вищого рівня. Розташовують від лівого поля після реквізиту “Підпис”:

25 Візи – це внутрішнє узгодження проекту документа посадовою особою для перевірки доцільності або своєчасного складання документа спеціалістом установи. Розташовують нижче реквізиту “Підпис”. На вихідних документах візи ставлять на примірнику документа, який лишається в установі або фірмі.

26 Відбиток печатки – підпис відповідальної особи повинен бути завірений печаткою на документах, які засвідчують права фірми, фіксують факт витрат грошових коштів або матеріальних цінностей. Відбиток печатки проставляють так, щоб він захоплював частину назви посади й підпису посадової особи.

27 Відмітка про завірення копій – у випадку підписання керівником тільки 1–го примірника, решту завіряє службова особа:

28 Прізвище виконавця і номер його телефону – дуже важливий реквізит для оперативного зв’язку з тим, хто безпосередньо готував документ, для уточнення і розв’язання порушених у документі питань. Визначають від лівого поля нижче реквізитів “Підпис” та “Візи”:

29 Відмітка про виконання документа й направлення його у справу – проставляють у лівому нижньому куті аркуша після того, як всі питання щодо виконання даного документа вирішені:

30 Позначка про перенесення даних на машинний носій – при перенесенні документа на ПК у центрі нижнього поля ставлять спеціальну позначку, в якій вказують ім’я файла, місце зберігання, код оператора та інші пошукові дані.

31 Відмітка про надходження документа – проставляють у правому нижньому куті першого аркуша документа. Складається з таких елементів:

· назва підприємства-одержувача документа;

· реєстраційний індекс;

· дата надходження документа:

32 Запис про державну реєстрацію – проставляють у правому верхньому куті.