2.1.4. Задание первичного ключа

Каждая таблица должна иметь первичный ключ - одно или несколько полей, которые делают запись уникальной. Если первичный ключ не задан, Access создает поле Счетчик и добавляет его в таблицу. В этом поле будет содержаться уникальный номер для каждой записи в таблице. Однако может понадобиться создать собственный ключ.

• Первичный ключ является индексом.

• Индексы сортируют данные по одному или нескольким полям, что значительно ускоряет выполнение запросов, поиск и сортировку.

• При добавлении новых записей Access проверяет данные на дублирование.

• Access отображает данные в порядке первичного ключа.

Создать первичный ключ можно четырьмя способами:

1. Выделить поле для использования в качестве первичного ключа и выбрать команду Правка | Ключевое поле.

2. Выделить поле для использования в качестве первичного ключа и нажать кнопку Ключевое поле панели инструментов.

3. В контекстном меню выбранного в качестве первичного ключа поля активизировать команду Ключевое поле.

4. Если при первом сохранении новой таблицы ключевое поле не определено, Access выведет сообщение о том, что нужно автоматически создать ключевое поле типа Счетчик.

После создания первичного ключа на маркере текущей строки появится пиктограмма ключа.

Первичный ключ является индексом. Он виден в окне Индексы (появляется индикатор ключа в области выделения строки), которое открывается щелчком по кнопке Индексы панели инструментов. В области Свойства индекса окна Индексы можно задать, будет ли он первичным или уникальным ключом и будет ли игнорироваться пропуск пустых полей.

В окне Свойства таблицы (Вид | Свойства) условие на значение записи и сообщение об ошибке действуют при сохранении записи. Можно также установить порядок сортировки по умолчанию и фильтр для отображения только определенного подмножества всех данных.

2.1.5. Печать структуры таблицы

Завершенную структуру таблицы можно сохранить с помощью команды или кнопки панели инструментов. Имя таблицы должно состоять не более, чем из 64 символов, и удовлетворять стандартному соглашению об именах Access. С помощью контекстного меню можно манипулировать таблицами в окне БД: переименовывать, удалять, копировать в этой же БД, копировать таблицы из другой БД.

Напечатать структуру (описание) таблицы можно с помощью команды Сервис | Анализ | Архивариус. При выборе этой команды Access открывает окно, позволяющее выбрать тип объекта и конкретный объект БД, описание которого нужно просмотреть или напечатать.

2.2. Ввод, изменение, удаление и отображение данных

Режим таблицы для ввода данных позволяет работать сразу с несколькими записями и полями. В этом режиме можно изменять размер шрифта, чтобы размещать на экране больше или меньше данных, изменять порядок расположения записей и полей, скрывать столбцы, изменять ширину отображаемого столбца и высоту строки. Можно даже зафиксировать положение нескольких столбцов так, чтобы они отображались при прокрутке таблицы.

В строке состояния отображается значение Описание поля, которое вводится для полей при создании структуры таблицы. Если значение Описание не задано, в строке состояния отображаются слова Режим таблицы.

В панели инструментов режима таблицы содержится несколько новых кнопок. Первая кнопка Представление таблицы позволяет переключаться между режимами Конструктор и Режим таблицы. Кнопка Фильтр по выделенному отбирает записи из выделенного блока. Кнопка Изменить фильтр превращает каждый столбец данных в поле со списком. Последняя кнопка этой группы включает и выключает фильтры. Кнопка Найти позволяет найти заданный текст.

Фильтр по выделенному - это способ быстрого отбора записей по выделенному образцу. После выделения любого поля нужной записи и щелчка по кнопке Фильтр по выделенному выбираются только те записи, для которых значения в столбце равно выбранному, при этом кнопка Применить фильтр оказывается нажатой, что указывает на использование фильтра. При отключении этой кнопки все фильтры будут сняты. Установки фильтра не пропадают, он просто будет отключен. Фильтр по выделенному может собирать вместе критерии выбора при каждом использовании кнопки.

Совет!

Для просмотра значений, которые не удовлетворяют заданному выбору, нужно в контекстном выбрать команду Исключить выделенное.

Даже после щелчка по кнопке Удалить фильтр для отображения всех записей Access сохраняет в памяти схему запроса. Если снова щелкнуть по кнопке Применить фильтр, будут восстановлены условия запроса по образцу (QBE -Query by Example).

Совет!

Для запуска нового запроса нужно выполнить команду Записи | Фильтр | Расширенный фильтр, а после появления экрана запроса - команду Правка | Очистить бланк. Затем нажать кнопку Отмена.

Другой способ фильтрования данных заключается в использовании кнопки Изменить фильтр. После щелчка по ней от таблицы остается одна запись. Каждое поле становится полем со списком, в котором можно сделать выбор из списка всех значений для данного поля. В нижней части формы можно задать условие ИЛИ для каждой группы заданных значений. После щелчка по кнопке Применить фильтр или выполнения команды Фильтр | Применить фильтр будут отображены выбранные записи.

Access автоматически проверяет корректность ввода некоторых типов данных. Для полей, содержащих типы Числовой, Денежный, Дата/время и Логический, не требуется заполнения свойств Условие на значение.

Для быстрой сортировки записей в выбранном поле или полях необходимо выбрать нужные поля и нажать кнопку на панели инструментов Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию. Для восстановления порядка отображения записей используется команда Записи | Удалить фильтр.

Access 97