9

Система управления базами данных (субд) access 97 for Windows 95/98

1. Основные понятия

1. 1. Что такое базы данных?

Базы данных (БД) - набор записей и файлов, которые организованы специальным образом. БД - это компьютерный термин для обозначения совокупности информации, используемой в определенной прикладной области. Хранение информации в виде БД позволяет существенно облегчить ее использование и доступ к ней.

Компьютерная БД - это автоматизированная система составления, хранения и извлечения документов, в которых информация хранится в определенном формате. В таких БД может храниться любая информация - от простого текста (фамилия, имя, отчество, адрес, характеристика) до сложной структуры данных, включая рисунки, звуки и видеоизображения.

Когда задача становится слишком большой, то процесс управления информацией становится затруднительным (например, сбор информации о клиентах и их заказах, если данные разбросаны по отдельным текстовым файлам и электронным таблицам). Нужна специальная система, которая управляла бы всеми этими процессами, - система управления БД (СУБД).

Все современные системы основаны на реляционной (relational) модели управления БД. Название реляционная связано с тем, что каждая запись в такой БД содержит информацию, относящуюся только к одному конкретному объекту. Кроме того, с данными разных типов (клиенты и заказы) можно работать как с единым целым, основанным на некоторых значениях, связывающих данные между собой (related). Например, включение фамилии и адреса клиента в каждый его заказ приводит к хранению избыточной информации. Поэтому в такой системе информация о заказах содержит поле с кодом клиента, по которому данные о каждом заказе объединяется с данными о клиенте.

В реляционной СУБД все обрабатываемые данные представляются в виде таблиц. В столбцах таблицы сосредоточены различные характеристики объектов - атрибуты (например, место рождения или адрес). Атрибут или значение - определенная часть информации о некотором объекте. Однородные или однотипные атрибуты различных объектов хранятся в одних и тех же столбцах таблицы, называемых полями. Строки таблицы предназначены для описания значений всех атрибутов отдельного объекта (например, данных о конкретном клиенте). Каждая конкретная строка таблицы, содержащая всю информацию об отдельном объекте, называется записью.

Проектирование таблиц является самым важным этапом построения приложения. От того, как организовано хранение данных, во многом зависит эффективность работы с базой и всего приложения.

Основные функции СУБД:

• Определение данных - характер информации для хранения в БД, структура данных и их тип (количество цифр или символов), указание связи данных между собой. В некоторых случаях задаются также форматы и критерии проверки данных.

• Обработка данных - выбор любых полей, фильтрование и сортировка данных, объединение данных с другой связанной с ними информацией и вычисление итоговых значений.

• Управление данными - указание кому разрешено знакомиться с данными, корректировать их или добавлять новую информацию, определение правил коллективного пользования информацией.