1.2. Таблицы, поля, записи и значения

В MS Access 97 (в дальнейшем просто Access) используется традиционная терминология БД. В БД Access хранятся данные и объекты. К объектам относятся таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули.

Access может работать одновременно только с одной БД. Но в одной БД Access могут содержаться сотни таблиц, форм, запросов, отчетов, макросов, модулей и все эти объекты хранятся в одном файле с расширением .MDB.

В таблицах хранятся необработанные данные, группируемые по определенным критериям по строкам и столбцам, называемым записями и полями соответственно (например, список сотрудников в отделе кадров).

Каждое поле имеет определенный тип данных, длину и уникальное имя, которое идентифицирует хранящуюся в этом поле информацию.

Строки данных в таблице - это ее записи. Каждая строка считается отдельной величиной, к которой можно получить доступ. Все поля, содержащие информацию об определенном объекте, содержатся внутри какой-то конкретной записи. Записи обычно идентифицируются по некоторой уникальной характеристике - уникальному идентификатору (например, табельный номер сотрудника или индекс клиента).

На пересечении строки-записи и столбца-поля находится значение или атрибут - собственно данные. Значения одного и того же поля разных записей могут совпадать, но сами записи совпадать не могут, их отличает уникальный идентификатор.

В БД обычно содержится несколько связанных таблиц - логически сгруппированные данные, что позволяет эффективнее представлять и обрабатывать информацию (скорость, использование памяти и т.п.). Множественные таблицы также упрощают ввод информации и создание отчетов, исключая избыточные данные. Поскольку все данные одного типа находятся в пределах одной таблицы, то систему с множественными таблицами легче поддерживать. При правильном распределении данных по таблицам уменьшаются трудозатраты.

Совет!

Хорошо создать отдельную БД только для таблиц. Разделение запросов, форм, отчетов, макросов, модулей и таблиц на две разные БД облегчает поддержку всего приложения.

Просмотр данных в режиме таблицы (как в ЭТ) - один из способов просмотра и редактирования данных. Данные выводятся в том виде (не отсортированными), в каком они хранятся в таблице БД. Этот режим используется по умолчанию. Любые изменения, внесенные в режиме просмотра таблицы, отражаются в таблице БД.

Для извлечения информации из БД используется запрос. С его помощью можно выбрать и определить группу записей, удовлетворяющих определенному заданному критерию. Выбранные записи называются динамическим набором, который может изменяться вместе с данными БД.

Формы ввода данных помогают быстро, легко и без ошибок поместить информацию в таблицу БД. Использование форм ввода данных - самый распространенный способ внесения данных в таблицу БД, так как формы можно сделать похожими на обычные бумажные документы, что делает ввод интуитивно понятным.

Отчеты представляют данные в том виде, в каком они должны выводиться на печать. В одной СУБД можно создать несколько типов отчетов, которые могут объединять множество таблиц, чтобы представить сложные зависимости между различными наборами данных. Например, для печати накладной необходимо получить доступ к соответствующим данным. Затем можно рассчитать итого и вывести их в указанном формате.

Таким образом, при создании БД реализуются следующие этапы:

1. Проектирование таблиц.

2. Разработка макета приложения и пользовательского интерфейса с помощью форм, отчетов и простых макросов.

3. Создание приложения для полной автоматизации путем написания процедур, построения связующих форм и главной формы, диалоговых окон, пользовательских меню и панелей инструментов.