1.3. Интерфейс Access

1.3.1. Запуск и выход из Access, справочная система

Access можно запустить несколькими способами:

• с помощью меню Пуск;

• с помощью ярлыка для Access (если он создан) на рабочем столе;

• с помощью пиктограммы Access в папке для Access;

• с помощью проводника;

• с помощью кнопки на панели MS Office.

Корректно выйти из Access можно следующими способами:

• дважды щелкнуть на пиктограмме системного меню;

• выбрать команду Файл | Выход;

• нажать Alt + F4;

• на панели задач найти кнопку Microsoft Access, щелкнуть по ней правой кнопкой мыши и выбрать команду Закрыть.

Принцип построения Справочной системы Access точно такой же, как в ТП Word и ЭТ Excel. Раздел Наглядное введение в Microsoft Access позволяет получить общее представление о СУБД Access.

1.3.2. Главное окно Access

Структура главного окна в точности повторяет структуру главных окон Word и Excel.

Совет!

Вид строки заголовка можно изменить с помощью формы, открываемой при загрузке приложения. Для этого нужно выполнить команду Сервис | Параметры запуска и в диалоговом окне в поле Заголовок приложения указать нужное название.

1.3.3. Окно бд

Три основные части: под строкой заголовка расположены карточки, соответствующие шести типам объектов Access; под ними находится область отображения списка файлов, а справа от нее - три клавиши для работы с файлами.

Совет!

Выбрав команду Свойства из контекстного меню объекта, можно ввести его описание и даже сделать его скрытым.

В окне списка полей отображается список полей открытой таблицы. Окна списка полей используются также в окнах конструирования запросов, форм и отчетов.

2. Основы работы с базой данных

2.1. Создание таблиц бд

Перед созданием таблицы необходимо создать контейнер БД. В окне БД отображаются все файлы объектов БД, которые можно создать с помощью Access. БД является единым файлом. Начальный размер БД составляет 65 000 байт и растет по мере создания новых объектов.

Создание БД выполняется по следующему алгоритму:

1. Выполнить команду Файл | Создать (или нажать кнопку Создать БД панели инструментов).

2. В диалоговом окне Создание выбрать карточку Общие (при первом запуске Access это окно появляется автоматически).

3. Присвоить имя созданной БД (расширение БД Access - .MDB).

Создание структуры таблицы включает следующие действия:

1. Создание таблицы.

2. Ввод имен полей, типов данных и их описание.

3. Ввод свойств каждого поля.

4. Установка первичного ключа.

5. Создание индексов для нужных полей.

6. Сохранение структуры.

Структура таблицы создается после щелчка на карточке Таблица одним из трех способов:

• щелчком на кнопке Создать в окне БД;

• командой Вставка | Таблица;

• выбором строки Новая таблица в списке кнопки Новый объект панели инструментов.

В появившемся диалоговом окне Новая таблица можно использовать один из пяти способов создания таблицы:

1. Режим таблицы - ввод данных в строки и столбцы.

2. Конструктор - создание структуры таблицы.

3. Мастер таблиц - создание таблицы путем выбора полей из существующих таблиц.

4. Импорт таблиц - импорт таблиц и объектов БД из внешнего файла в новую таблицу.

5. Связь с таблицами - создание таблицы, связанной с таблицей из внешнего файла.