43

Системы управления базами данных (субд) access 97 for Windows 95/98

3.5. Создание сложных форм

3.5.1. Добавление в форму элементов управления

После создания формы с помощью конструктора необходимо задать размеры ее рабочей области, выделенной светло-серым цветом. Проще всего изменять размеры формы мышью. Выполняется эта операция стандартным способом.

Для изменения внешнего вида формы следует использовать ее свойства (команда Вид | Свойства или кнопка на панели инструментов).

Второе и третье свойства формы позволяют задать фильтр и порядок сортировки в форме. При использовании фильтра по выделенному или расширенного фильтра для сортировки данных или выбора фильтров для условий отбора их определения копируются в свойства Фильтр и Порядок сортировки данной формы. Для этого надо ввести соответствующие выражение в строке свойства Фильтр и значение в строке свойства Порядок сортировки. Если этот фильтр активен при закрытии или сохранении формы, то эти свойства сохранятся вместе с формой и фильтр вновь станет активным при следующем открытии формы.

Следующее свойство формы - Применение фильтров - определяет, можно ли вводить фильтры при использовании формы. При установке значения Нет свойства Применение фильтров кнопки фильтров в этой форме станут неактивными.

При изменении свойства Подпись можно отображать различные надписи в строке заголовка после перехода в режим формы. Для проверки результата после введения в поле свойства Подпись заголовка формы нужно перейти в режим формы и убедиться, что введенный заголовок заменил прежний.

Свойства Режим по умолчанию и Допустимые режимы определяют способ просмотра записей в форме. Свойство Допустимые режимы может иметь одно из трех значений: Форма, Таблица и Все. При выборе одного из двух первых остальные режимы становятся недоступными. Свойство Режим по умолчанию определяет, как будут отображаться данные при открытии формы из окна БД. Возможны три установки: Простая форма (задает отображение, при котором на каждой странице формы записи размещаются только по одной, независимо от размеров формы), Ленточная форма (принята по умолчанию и отображает на экране как можно большее число записей) и Таблица (задает режим отображения формы в виде стандартной таблицы).

В конструкторе форм Access имеется набор инструментов, предназначенных специально для создания привлекательных элементов управления и разделов формы. К таким инструментам относятся:

• линии и прямоугольники;

• цвет и затенение;

• трехмерное представление элементов (приподнятое, утопленное, вдавленное, с тенью и рельефное;

• фоновые рисунки;

• заголовки и примечания.

Конструктор форм поддерживает технологию WYSIWYG. С помощью панелей инструментов конструктора можно изменять цвета и затенения элементов управления и даже разделов формы, при этом каждое внесенное изменение автоматически появляется на экране конструктора формы.

В окне свойств формы можно задавать выражения, которые позволяют ограничить ввод некоторых значений или диапазона значений. Заданные значения будут иметь силу при использовании конкретного элемента управления или формы. Кроме ограничений можно определять сообщения строки состояния, в которых будут содержаться советы о том, как правильно вводить данные в таблицу или форму при размещении курсора в заданном поле; можно также определять сообщения об ошибке, которые будут появляться на экране при неправильном вводе данных.

Выражения контроля ввода - это правила, которым должны удовлетворять вводимые данные. В строку свойств Условие на значение, находящуюся среди свойств поля таблицы, можно ввести выражение любого типа. Если ввод данных не соответствует правилу проверки, на экран в диалоговом окне можно вывести сообщение об ошибке. Текст сообщения вводится в свойство Сообщение об ошибке в области свойств поля в режиме конструктора таблицы. Те же типы сообщений о контроле ввода можно вводить в окно свойств формы. При создании формы все свойства контроля ввода из таблицы копируются в каждое связанное поле формы.

Иногда удобнее не вводить данные, а выбирать их из списка. Организовать ограничение ввода такого типа можно с помощью переключателя. Этот элемент управления используется для указания данных логического типа. Он состоит из строки текста и круглой кнопки, которую можно включать или выключать с помощью мыши.

Переключатель следует использовать для ограничения ввода данных, которые относятся не более, чем к четырем вариантам выбора. Если вариантов больше, то нужно использовать список или поле со списком. С помощью переключателей можно повысить степень контроля за вводимыми данными путем создания группы переключателей, каждый из которых вводит данные определенного типа. Для данной записи только один из переключателей может находиться в состоянии Истина, что гарантирует отсутствие возможности ввода другого значения в форму. Переключатели внутри группы возвращают разные значения группе, которая, в свою очередь, возвращает только одно значение в связанное с ней поле или выражение. При этом каждый из переключателей связан с группой, а не с полем или выражением. Вместе с группой в форме могут использоваться только поля числового типа. Для создания группы переключателей нужно выполнить две основные операции:

создать рамку группы и связать ее с полем,

создать переключатели и связать их с группой.

Группу проще всего создать с помощью мастера. Мастер групп значительно упрощает процесс и позволяет быстро создать нужную группу. При создании группы мастер автоматически активизируется после щелчка на кнопке Группа панели элементов и рисования рамки группы, при этом для автоматического запуска любого мастера элементов управления кнопка Мастера элементов панели элементов должна быть нажатой. Создавать группу вручную не рекомендуется.

Существует три способа отображения данных логического типа в удобной форме.

Использование текстового поля, в котором отображаются логические значения Да и Нет. При этом нужно выбрать для свойства Формат поля значение Да/Нет.

Использование флажка.

Использование выключателя.

Рекомендуется использовать один из двух последних элементов управления. Дело в том, что неотформатированное поле с данными логического типа возвращает значения -1, которому соответствует Да, и 0, которому соответствует Нет. При этом можно ошибиться, поэтому лучше пользоваться визуальным отображением. Выключатели и флажки отображают эти величины в графическом виде в форме галочки или кнопки, что легче воспринимается.

Для осуществления выбора из двух вариантов обычно используют флажок. Несмотря на то, что выключатели имеют приятный внешний вид и вместо подписи на кнопках можно использовать рисунки, их применение не всегда допустимо. Применение же переключателя в качестве элемента управления логического типа не совсем удобно.

Флажок - это элемент управления логического типа, действующий так же, как переключатель, но отображается иначе. Флажок состоит из строки текста для описания этой опции и квадратика, обозначающего результат выбора. Если результат истинный, то в квадратике ставится отметка. В противном случае квадратик пуст. Состояния переключаются с помощью мыши.

Совет !

В режиме конструктора таблицы для каждого поля с данными логического типа во вкладке Подстановка можно задать значение Флажок для свойства Тип элемента управления. После ввода этого значения и добавления каждого такого поля в форму флажок будет создан автоматически.

Задание отрицательного значения для свойства всех флажков Позиция подписи X приведет к автоматическому размещению флажка справа от его подписи. Величина этого значения зависит от длины подписи. Для автоматического добавления двоеточия следует задать значение Да для свойства Подписи с двоеточием. Можно также задать значение Утопленное для свойства Оформление. При создании группы похожих элементов управления эти действия экономят время.

Выключатель является еще одним элементом управления логического типа. Выключатели действуют так же, как переключатели или флажки, но на экране отображаются иначе. Если значение выключателя равно Истина, он выглядит на экране как утопленный, а когда его значение равно Ложь - как приподнятый. Для выключателя можно задать размер и форму, а также отобразить рисунки и текст для иллюстрации варианта выбора. Для отображения рисунка на созданном выключателе нужно выполнить следующие действия:

выбрать выключатель;

открыть окно свойств и выбрать свойство Рисунок;

щелкнуть на кнопке построителя рисунков, при этом появится диалоговое окно Рисунки, в котором можно осуществить выбор;

в диалоговом окне Рисунки щелкнуть на кнопке Обзор;

выбрать рисунок и нажать OK.

Хотя переключатели, флажки и выключатели очень удобны для осуществления выбора, они практически не используются при выборе большого числа вариантов.

В Access имеется два элемента управления, с помощью которых пользователю на выбор предоставляется список значений - списки и поля со списками. Основное различие между ними состоит в том, что список всегда открыт, а в поле со списком можно вводить значение, которого нет в списке. Список может состоять из нескольких строк или столбцов и из него можно выбрать сразу несколько объектов. Количество строк и столбцов открытого поля со списком зависит от установок в окне свойств. При необходимости в первой строке списка и поля со списком можно поместить заголовки столбцов.

Для создания списка, состоящего из одного столбца, необходимо:

щелкнуть на пиктограмме Список панели элементов;

вызвать список полей и перетащить нужное поле в форму, при этом автоматически запустится мастер списка. В первом диалоговом окне Создание списков задается способ помещения значений в список: в списке будут находиться значения из таблицы / запроса; элементы списка должен ввести пользователь; в списке должны находиться все уникальные значения данной таблицы. В зависимости от сделанного выбора нужно указать число столбцов и ввести в них значения, либо выбрать поля из таблицы / запроса.

Затем нужно следовать указаниям мастера списка.

После завершения работы мастера в окне свойств списка следует установить свойства источника строк. Первое из них - свойство Тип источника строк, которое задает тип источника данных. Допустимые значения свойства Источник строк определяются выбранным значением свойства Тип источника строк. Для задания свойства Источник строк можно использовать различные методы в зависимости от типа источника.

При задании значений Таблица / запрос или Список полей для свойства Тип источника строк можно выбрать из списка существующих таблиц и запросов нужную таблицу, запрос или поле. В разделе свойств Макет определяется число столбцов, их размер, будут ли у столбцов заголовки и какой столбец будет связан с элементом управления данного поля.

Совет !

Для использования в списке несмежных полей из таблицы / запроса вместо списка имен полей лучше воспользоваться SQL - выражением. Мастер может выполнить это автоматически. Например, для списка из двух столбцов, извлеченных из таблицы, выражение будет иметь вид:

Select [<имя поля>], [<имя поля>] From [<имя таблицы>] Order by [<порядок сортировки>];

Для создания списка из двух столбцов можно запустить мастер списка или, находясь в режиме конструктора, модифицировать существующий список. Для этого нужно сделать следующее.

Задать для свойства Источник строк нужные значения.

Установить значение 2 для свойства Число столбцов.

Ввести нужные величины для свойства Ширина столбцов.

Установить значение 1 для свойства Присоединенный столбец.

Изменить размеры списка и ширину столбцов так, чтобы они соответствовали их содержимому.

Поле со списком является комбинацией обычного поля ввода и списка. Можно вводить данные непосредственно в поле со списком или выбирать данные из списка, щелкнув по стрелке в правой части поля для его раскрытия. Использование поля со списком также позволяет экономить пространство формы, так как в исходном состоянии он свернут. Для создания поля со списком из одного столбца с помощью мастера нужно выполнить следующее.

Удалить из формы поле, для которого необходимо создать список, и его подпись.

Щелкнуть на пиктограмме Поле со списком панели элементов.

Вызвать список полей и перетащить нужное поле в форму в удобное для него место, при этом автоматически запустится Мастер поля со списком и его первое окно будет таким же, как и при создании списка. Здесь потребуется также задать способ получения значений: списком или из таблицы / запроса.

Выбрать первый переключатель с подписью Таблица или запрос содержит значения, которые использует поле со списком, и щелкнуть по кнопке Далее.

Выбрать нужную таблицу и щелкнуть по кнопке Далее. В следующем окне выбрать поле или поля, которыми нужно заполнить поле со списком.

Щелкнуть по кнопке Далее для перехода к следующему диалоговому окну мастера. В нем появится список фактических значений из выбранных полей. Здесь же можно изменить ширину любого поля. Остальные окна этого мастера такие же, как окна мастера списка.

Для завершения создания поля со списком с параметрами по умолчанию щелкнуть по кнопке Готово.

Для свойства Тип источника строк задано значение Таблица / запрос, а для свойства Источник строк задано SQL - выражение Select Distinctrow[ < имя поля > ] From [ < имя таблицы > ]. Оно указывает на выбор только уникальных значений поля из выбранной таблицы. Кроме того, в приведенном выражении можно добавить оператор сортировки Order By [ < имя поля > ].

Свойство Число строк списка позволяет задать количество строк в списке - 8, когда список раскрыт. С помощью мастера этот параметр задать нельзя. Свойство Ограничиться списком определяет можно ли вводить значение в таблицу, которого нет в данном списке. Его также нельзя задать с помощью мастера.

Если для свойства Автоподстановка задать значение Да, то при вводе в поле и совпадении начальных символов с каким-либо значением можно выбрать это значение из поля со списком. Если соответствующее уникальное значение будет найдено, то оно сразу же будет отображено без раскрытия списка.

Так же, как и список, поле со списком может содержать информацию в нескольких столбцах. Они отображаются при раскрытии списка полей, причем если поля выбраны из таблицы не в том порядке, в котором они там размещаются, то необходимо создать дополнительный запрос. Алгоритм построения поля со списком с несколькими столбцами похож на такой же алгоритм создания списка, состоящего из нескольких столбцов.