Системы управления базами данных (субд)
ACCESS 97 for Windows 95/98
3.6. Создание и изменение отчетов
Мастер отчетов очень удобно применять для быстрого создания простых отчетов, однако при этом возможности использования полей различных типов и их расположения очень ограничены. Здесь основное внимание будет сосредоточено на создании отчета без использования мастера.
Отчет можно просматривать в режиме конструктора, образца и предварительного просмотра. Окно конструктора отчета - это окно, в котором создаются и модифицируются отчеты. Оно содержит различные инструменты и панель элементов. Панель инструментов режима конструктора предназначена для быстрого выполнения таких задач, как отображение окон и запуск мастера и утилит.
Записи в отчете обычно обрабатываются последовательно одна за другой. В зависимости от макета отчета элементы данных обрабатываются различным образом. Отчеты делятся на разделы. В Access по порядку обрабатывается каждая запись из таблицы или динамического набора данных запроса, при этом для каждой записи принимается решение о необходимости обработки поля или текста в каждом разделе. Например, раздел примечания отчета обрабатывается только после обработки последней записи динамического набора данных запроса.
Отчет Access имеет следующие разделы:
заголовок отчета - печатается только в начале отчета, используется на титульной странице;
верхний колонтитул - печатается вверху каждой страницы;
заголовок группы - печатается перед обработкой первой записи группы;
область данных - печатается каждая запись таблицы или динамического набора данных запроса;
примечание группы - печатается после обработки последней записи группы;
нижний колонтитул - печатается внизу каждой страницы;
примечание отчета - печатается в конце отчета после обработки всех записей.
Обычно верхние колонтитулы служат в качестве заголовков столбцов для итоговых данных. Они также могут содержать заголовок для конкретного отчета. Свойства отчета Верхний колонтитул и Нижний колонтитул определяют способ размещения колонтитулов на страницах отчета и могут принимать значения Все страницы, Без заголовка и Без примечания, Без заголовка / примечания.
Заголовок группы используется для указания записей из области данных, которые относятся к данной группе. Для групп можно создать уровни заголовков и примечаний групп, при этом оптимальным является значение 3 - 6, поскольку отчеты с большим количеством уровней читаются с трудом.
Перед установкой значений для свойств группировки, таких как Группировка, Интервал, Не разрывать и др., отличные от принятых по умолчанию, следует установить значение Да для свойства Заголовок группы или Примечание группы (или для обоих) выбранного поля или выражения.
В области данных обрабатывается и печатается каждая запись. Область данных часто содержит вычисляемые поля.
Примечание группы используется для отображения итоговых данных в записях текущей группы.
В нижний колонтитул обычно помещается номер страницы и вычисляемые элементы управления. В больших отчетах иногда подводятся промежуточные итоги по страницам и по группам.
Примечание отчета печатается один раз в конце отчета после всех записей данных и примечаний групп. Обычно в примечании отображается общий итог и другие статистические данные по всему отчету. В отличие от примечаний группы, в которых итоги подсчитываются только для записей группы, в примечании отчета вычисляется общий итог по всем записям. При наличии примечания отчета нижний колонтитул печатается после примечания отчета.
Отчет предоставляет еще один способ просмотра записей из одной или нескольких таблиц. Отчет может быть связан либо с одной таблицей, либо с запросом, который имеет доступ к одной или нескольким таблицам. Для создания отчета необходимо выбрать поля из запроса или таблицы. Если данных из одной таблицы недостаточно, отчет придется связать с запросом. Если все же используются данные из одной таблицы, с помощью запроса можно создать отчет на основе особого условия отбора и порядка сортировки.
В этом разделе все отчеты будут связаны с запросом.
В соответствии с макетом отчета, который создается на этапе разработки, необходимо подобрать данные из таблиц. Для подбора этих данных нужно создать запрос, в который будут включены все поля из нескольких таблиц, хотя не все из них будут использоваться. Некоторые поля в отчете показаны не будут, они используются только для выбора других полей или для сортировки данных. Рекомендуется всегда упорядочивать данные, поскольку при создании отчета несортированные данные размещаются в их физическом порядке следования.
После создания запроса необходимо создать новый отчет и связать его с этим запросом. Для этого нужно выполнить следующие действия:
нажать клавишу F11 для отображения окна БД;
щелкнуть на карточке Отчеты;
в окне БД нажать клавишу Создать;
в диалоговом окне Новый отчет выбрать опцию Конструктор;
щелкнуть на стрелке раскрывающегося списка с надписью Выберите в качестве источника данных таблицу или запрос, при этом на экране появится список всех таблиц и запросов текущей БД;
выбрать созданный запрос и нажать OK;
развернуть до максимального размера окно конструктора отчетов.
В пустом окне конструктора отчетов имеются три раздела: Верхний колонтитул, Область данных и Нижний колонтитул. Этот отчет связан со специально созданным запросом. Поля из запроса будут доступны для использования в макете отчета и появятся в окне списка полей.
При планировании отчета с помощью команды Файл | Макет страницы необходимо задать параметры макета страницы, размер бумаги и тип принтера. После задания макета страницы в диалоговом окне Макет страницы необходимо определить размеры отчета (они могут не совпадать с размерами страницы). Для задания размеров отчета нужно поместить указатель мыши на правый край отчета (на границу белой страницы и серого фона), указатель примет вид двунаправленной стрелки, с помощью которой устанавливается ширина отчета. Ширина отчета не должна превышать ширину страницы, заданную в диалоговом окне Макет страницы.
Для размещения полей в отчете широко используется метод перетащить и опустить. Поля, размещенные в отчете, носят название элементов управления. Размещение элементов управления в отчете выполняется в три этапа:
отображение окна списка полей щелчком на кнопке Список полей панели элементов;
задание типа элемента управления щелчком на соответствующей кнопке панели элементов;
выбор для отчета необходимых полей и перетаскивание их в окно конструктора отчетов.
При перемещении с помощью мыши поля из окна списка полей, если нажата кнопка Поле панели элементов, автоматически будет создано не только текстовое поле, но и присоединенная к нему надпись. Однако для написания заголовков в отчете надпись нужно добавить вручную. Создание новой свободной надписи выполняется с помощью панели элементов.
После ввода в отчет надписей и размещения в них текста необходимо добавить в отчет дополнительные поля. Дополнительные поля выполняют в отчете две функции: отображают данные, хранящиеся в некотором поле запроса или таблицы, и результаты вычисления некоторого выражения. В выражениях в качестве операндов могут использоваться другие элементы управления или функции Access. С помощью выражений можно создать некоторые значения, которых нет в таблице или запросе.
Для изменения свойств надписи и текстового поля необходимо вывести на экран окно свойств элемента управления одним из перечисленных ниже способов:
двойным щелчком на границе элемента управления (в любом месте, кроме маркеров);
щелчком на кнопке Свойства панели инструментов;
командой Вид | Свойства;
выбором из контекстного меню команды Свойства.
С помощью панели форматирования можно изменять внешний вид элемента управления и его текста. Дополнительные изменения можно внести с помощью окна свойств, при этом можно варьировать тип маски ввода.
При печати или предварительном просмотре полей, в которых содержатся тексты переменной длины, в Access можно задавать параметры автоматического расширения или сжатия элемента управления в зависимости от конкретного содержимого записи. Параметр Расширение определяет, будут ли добавляться дополнительные строки для размещения текста, если запись содержит больше строк, чем может поместиться в элементе управления, а параметр Сжатие определяет, будут ли удалены пустые строки. Перечисленные свойства особенно полезны для полей типа MEMO.
Сортировка позволяет задать порядок на основе значений в одном или нескольких полях, в котором записи будут отображаться в режиме таблицы. Это важно, если записи должны просматриваться в порядке, отличном от порядка их ввода. Хотя сортировку можно выполнить с помощью запроса, рекомендуется это делать непосредственно в отчете, так как при изменении запроса в отчете будет сохранен их правильный порядок следования.
Сортировку по группам записей можно реализовать с помощью группировки, т.е. разбиения связанных записей на группы. Прежде, чем добавлять группировку в отчет, следует задать порядок сортировки хотя бы по одному полю. Это можно сделать с помощью окна Сортировка и группировка, вызываемого нажатием одноименной кнопки на панели инструментов.
Для задания сортировки на основе выбранных полей необходимо выполнить следующие действия:
щелкнуть на кнопке Сортировка и группировка, расположенной на панели инструментов;
щелкнуть на первой строке столбца Поле | Выражение окна Сортировка и группировка, при этом появится стрелка, направленная вниз;
щелкнуть на этой стрелке для отображения списка полей запроса, выполненного для конструирования отчета;
в списке полей выбрать основное поле для сортировки (значение по умолчанию для параметра Порядок сортировки - По возрастанию);
щелкнуть на второй строке столбца Поле | Выражение окна Сортировка и группировка, при этом появится стрелка, направленная вниз;
щелкнуть на этой стрелке для отображения списка полей запроса, выполненного для конструирования отчета;
в списке полей выбрать вспомогательное поле для сортировки (значение по умолчанию для параметра Порядок сортировки - По возрастанию);