3.7. Оформление и печать отчета

Для оформления отчета используются различные элементы управления, а также цвета, затенение и другие средства. Поскольку отчеты обычно распечатываются на бумаге, а не просматриваются на экране, то для их создания элементы управления используются несколько иначе.

Для выделения разделов отчета существует несколько инструментов, которые можно использовать для оформления:

• линии и прямоугольники;

• цвет и затенение;

• трехмерные эффекты (обычное, приподнятое, утопленное, с тенью, вдавленное, рельефное).

Для добавления к тексту тени нужно выполнить следующие действия:

• выбрать надпись с текстом;

• выполнить команду Правка | Дублировать;

• изменить цвет символов дубликата на светло-серый с помощью окна Цвет фона панели инструментов;

• перетащить дубликат немного вправо и вверх;

• выполнить команду Формат | На задний план;

• выбрать оригинал текста, находящийся на переднем плане;

• щелкнуть в окне Цвет фона на кнопке Прозрачный.

Теперь при распечатке отчета текст будет иметь тень, а прямоугольник вокруг надписи виден не будет.

Тень можно также добавить с помощью свойств выделенной надписи. Для этого надо щелкнуть на кнопке Свойства, расположенной на панели инструментов, в диалоговом окне свойств выделенного поля раскрыть список свойства Оформление и выбрать С тенью.

Поля MEMO, в которых обычно используются тексты большого объема, в отчете можно отобразить, поместив поле в нужный раздел (как правило - в область данных) и задав нужные ширину и высоту.

Для отображения текста, который не помещается в выделенном для него пространстве в форме, можно добавить полосы прокрутки. В отчете нет такого параметра, поэтому следует использовать свойства Растяжение и Сжатие. Поэтому для полей Комментарий, в которых обычно используются данные из полей типа MEMO, устанавливаются значения Да для свойств Растяжение и Сжатие. Для этого нужно:

• щелкнуть на кнопке Свойства, расположенной на панели инструментов;

• выбрать поле Комментарий (или другое типа MEMO);

• ввести значение Да для свойства Расширение;

• ввести значение Да для свойства Сжатие;

• уменьшить высоту области данных, пока она не окажется под элементом управления Комментарий.

Группа обычно связана с одним полем или выражением. При этом каждая кнопка возвращает свое значение группе, которая, в свою очередь, возвращает единственное значение в связанное с ней поле или выражение. Таким образом, кнопки сами по себе связаны не с полем, а с группой.

Внимание ! Переключатели можно создавать только на основе числового поля.

Перед созданием группы следует удалить существующий элемент управления выбранного поля. Затем с помощью мастера групп необходимо выполнить следующие действия:

• удалить существующий элемент управления выбранного поля;

• щелкнуть в панели управления на кнопке Группа;

• перетащить из списка выбранное поле в верхний колонтитул, при этом появится первое окно мастера группы;

• ввести текст надписей для каждого из переключателей группы так, как это делается в режиме таблицы (для перехода к следующему варианту выбора использовать клавишу "стрелка вниз");

• щелкнуть по кнопке Далее для перехода к следующему экрану мастера, в котором задается значение, возвращаемое группой по умолчанию (выбирается из списка по щелчку на кнопке Да);

• щелкнуть по кнопке Далее для перехода к следующему экрану мастера, в котором переключателям будут присвоены значения. Эти значения используются для идентификации выбранного переключателя в группе. Первому варианту выбора автоматически присваивается значение 1, второму - 2, третьему - 3. Если нужно присвоить переключателям другие значения, то следует заменить стандартные значения на необходимые;

• щелкнуть по кнопке Далее для перехода к следующему экрану мастера. В этом окне следует связать данную группу с полем или оставить ее несвязанной. При выборе первого варианта Сохранить значение для дальнейшего применения создается несвязанная с полем группа. Этот вариант применяется при использовании группы в диалоговом окне, предназначенном для принятия какого-либо решения, когда не нужно сохранять выбранное значение в поле таблицы. Второй вариант Сохранить значение в поле (создание группы начиналось с выбора поля) используется в том случае, когда необходимо связать значение группы с другим полем таблицы, которое можно выбрать из списка всех полей формы;

• щелкнуть по кнопке Далее для перехода к следующему окну мастера, в котором выбирается стиль группы. В нижней части диалогового окна мастера можно задать оформление группы, а в верхней - тип элемента управления. Внешний вид созданной группы отображается в окне предварительного просмотра, расположенном в левой части диалогового окна;

• щелкнуть по кнопке Далее для перехода к последнему окну мастера. Здесь можно выбрать подпись, которая появится на верхней границе группы. После этого группа будет размещена в отчете и может быть выведена справка по ее настройке.

• в качестве подписи группы ввести имя поля, для которого строилась группа;

• для завершения работы с мастером щелкнуть по кнопке Готово. Созданные элементы управления появятся в окне конструктора отчета. Всего будет создано 8 элементов управления: группа опций, ее подпись, три переключателя и их подписи. Если подпись группы не нужна, то ее можно удалить, выделив и нажав клавишу Del.

Если нужно построить группу для поля, содержащего данные текстового типа, то необходимо создать новый вычисляемый элемент управления, который будет содержать выражение. Это выражение должно преобразовывать текстовые значения в числовые. Такое преобразование выполняется с помощью вложенной функции Immediate IF (IIF):

= IIF([<Нужное поле>] = "<Текстовое значение поля>", "<Присваиваемое ему числовое значение>", IIF([<Нужное поле>] = "<Другое текстовое значение поля>", "<Присваиваемое ему числовое значение>", "< Числовое значение, присваиваемое в противном случае>"))

Для создания нового вычисляемого поля нужно выполнить следующие действия:

• создать новое текстовое поле под выбранным элементом управления;

• удалить присоединенную надпись;

• отобразить окно свойств выбранного поля;

• изменить имя элемента управления на значение, отражающее преобразование текстовых данных в числовые;

• ввести в строке свойства Данные приведенную выше формулу;

• задать значение Нет для свойства Вывод на экран. Этот элемент не будет отображен при выводе отчета.

Для создания группы на основе вычисляемого элемента управления для выбранного поля нужно:

• удалить из области данных выбранное поле и его подпись;

• щелкнуть на кнопке Группа панели элементов;

• перетащить инструмент Группа в область данных, при этом появится первое окно мастера группы;

• ввести имена элементов, после каждого из них нажимая клавишу "стрелка вниз";

• три раза щелкнуть на кнопке Далее, чтобы перейти к окну выбора источника данных. В этом экране выбрать вариант, предложенный мастером, Сохранить значение для дальнейшего применения. Изменить источник элемента управления можно будет после завершения работы с мастером;

• щелкнуть на кнопке Далее для перехода к окну мастера, позволяющего выбрать стиль группы;

• щелкнуть по кнопке Далее для перехода к последнему окну мастера;

• ввести в качестве подписи группы имя выбранного поля;

• для завершения работы с мастером щелкнуть по кнопке Готово. Созданные элементы управления появятся в окне конструктора отчета. В данный момент строка свойства Данные пуста, поскольку элемент управления является свободным. Его следует связать с созданным вычисляемым элементом управления ;

• выбрать созданную группу и для свойства Данные ввести выражение =[<Измененное имя элемента управления (см. выше)>];

• присвоить имя в поле свойства Имя созданной группы;

• изменить размер рамки созданной группы и переместить, если необходимо, границу отчета.

На последнем этапе при создании группы нужно улучшить внешний вид всех переключателей и надписей с помощью кнопок Полужирный, Размер шрифта и команды Формат | Размер | По размеру данных, а также выровнять все надписи.

Используя флажки, можно повысить удобочитаемость значений логического типа. Флажки можно использовать и в составе группы, но основное их назначение состоит в отображении одного из двух состояний некоторой переменной. Как и при работе с группой, сначала нужно удалить из отчета поля, для которых создаются флажки. Для создания флажков надо:

• в области данных выбрать нужные поля вместе с присоединенными к ним подписями;

• удалить поля и присоединенные к ним подписи;

• в панели элементов щелкнуть по кнопке Флажок;

• для создания флажков перетащить из списка удаленные поля и расположить их в удобном месте области данных отчета;

• выбрать поочередно флажки и установить нужный размер шрифта;

• изменить размеры созданных элементов управления и, если нужно, переместить их.

Для более удобного чтения значений логического типа можно также использовать выключатели. Если значение логической переменной равно Нет, выключатель выглядит приподнятым, если Да - утопленным.

При создании выключателя нужно:

• в области данных выбрать нужное поле;

• удалить выбранное поле и присоединенную к нему подпись;

• в панели элементов щелкнуть по кнопке Выключатель;

• перетащить из списка удаленное поле и расположить его в удобном месте области данных отчета;

• дважды щелкнуть на выключателе ввести его имя;

• выбрать команду Формат | Размер | По размеру данных для подгонки размеров выключателя и текста подписи.

На поверхности выключателя вместо текста можно поместить рисунок, введя имя файла с рисунком в строке свойства Рисунок этого элемента управления.