Совет !

Чтобы не вводить вручную имя поля или не выбирать его из списка полей в столбце Поле | Выражение окна Сортировка и группировка, перетащите это поле из окна списка полей.

Совет !

Для изменения порядка сортировки полей, размещенных в столбце Поле | Выражение, следует щелкнуть на направленной вниз стрелке в соответствующей строке столбца Порядок сортировки и выбрать опцию По убыванию.

Для выполнения сортировки и группировки можно использовать также выражение. Для ввода выражения надо щелкнуть на нужной строке столбца Поле | Выражение и ввести любое допустимое в Access выражение, которое должно начинаться со знака равенства, например =[Цена]*[Количество].

Для создания заголовка группы с сортировкой и группировкой (например по номеру продавца или покупателя) следует:

• щелкнуть на кнопке Сортировка и группировка, в первую строку окна Сортировка и группировка ввести поле, используемое для сортировки (по умолчанию - По возрастанию);

• щелкнуть на выбранном поле в столбце Поле | Выражение;

• щелкнуть в нижней части окна на строке свойства Заголовок группы, при этом в строке появится стрелка;

• раскрыть список, щелкнув по этой стрелке, и выбрать значение Да;

• нажать клавишу Enter.

После определения заголовка или примечания в области выделения строки появится индикатор группировки такой же, как на кнопке Сортировка и группировка на панели инструментов. Между верхним колонтитулом и областью данных появляется вновь созданный раздел с заголовком, совпадающим с именем поля, по которому произведена группировка. Если задано примечание группы, то оно появляется под разделом данных. Если в отчете использовано несколько группировок, то самая внутренняя будет расположена ближе всех к области данных. В области Свойства группы находятся следующие свойства: Заголовок группы, Примечание группы, Группировка, Интервал и Не разрывать.

Например, в отчете по таблице Продавцы можно выполнить группировку по годам рождения, находящимся в пределах десятилетия (отчет Продавцы - группировка по г/р). В свойствах группы устанавливаются: группировка - по годам, интервал - 10, а в заголовке группы в поле создается выражение =Int (( Year (ДатаРождения) -1900) / 10) *10 & " - е годы".

В Access можно скрывать заголовки и примечания с группировками, но без отображения информации о самой группе. Также можно скрыть область данных и оставить только итоговые данные. Для скрытия раздела следует выполнить следующие действия:

• щелкнуть на разделе, который нужно скрыть;

• отобразить окно свойств этого раздела;

• щелкнуть на строке редактирования свойства Вывод на экран;

• раскрыть список, находящийся в правой части этой строки;

• выбрать из списка Нет.

В отчете можно скрывать не только разделы, но и элементы управления, используя их свойство Вывод на экран. Это бывает полезно для выражений, в которых используются другие выражения.

В больших отчетах удобно начинать новую группу с новой страницы. Например, на отдельной странице должна выводиться информация о каждом поставщике, продавце или покупателе. Эта возможность реализуется с помощью символа конца страницы, который можно поместить в любой раздел, кроме колонтитулов. Установка символа конца страницы производится с помощью свойства группы Конец страницы, принудительно вводя новую страницу при каждом изменении значений группы. Свойство Конец страницы имеет 4 параметра:

• Отсутствует - печать текущего раздела начинается на текущей странице (используется по умолчанию);

• До раздела - печать текущего раздела начинается на новой странице;

• После раздела - печать раздела, следующего за текущим, начинается на новой странице;

• До и после раздела - печать текущего раздела и раздела, следующего за текущим, начинается на новой странице.

Сохранение отчета выполняется обычным способом.