3.6.3. Создание отчета для составных документов
Отчет для составных документов - это отчет, содержащий большой текст с полями, вставленными из БД (аналог серийных писем в ТП Word). Для выполнения этой задачи можно использовать данные из таблицы или запроса. Отчет для составных документов ничем не отличается от любого другого отчета.
Создание отчета для составных документов лучше начинать с создания пустого отчета, а затем добавить необходимые данные.
В верхней части стандартного письма обычно содержится информация о названии фирмы, ее адрес и логотип, а также текущая дата, наименование и адрес получателя. Все это помещается в верхний колонтитул и отделяется от основной части письма чертой.
Каждый абзац основной части письма представляет собой одну большую часть текста. Для отображения каждого абзаца используются стандартные элементы управления. В каждую часть текста вставлены поля из запроса или функции из этих полей. В некоторых местах должен использоваться символ & для соединения информации, например о городе и почтовом индексе. Однако это допустимо только при соединении данных в одной строке, т.к. при этом невозможно правильно расставить переносы. При использовании в тексте большого размера символа & получится только одна усеченная строка.
Обычный текст должен быть заключен в двойные кавычки. При соединении текста со значением поля необходимо использовать знак = и символ &. Например, "Уважаемый" &[Имя покупателя]&":" . Поскольку ":" это тоже текст, оно заключается в кавычки.
В Access максимальная длина соединяемого выражения, заключенного в двойные кавычки, не должна превышать 254 символа. Чтобы обойти это ограничение разбивают выражение на несколько частей и соединяют их символом &. Длина одного текстового поля не должна превышать 2048 символов (около 40 строк).
Другой способ создания составных документов в Access 95 состоит в использовании мастера составных документов для автоматического запуска ТП MS Word и применении его возможностей. Таблица или запрос, которые были заданы для создания нового отчета, используются как источник данных для слияния документов в MS Word.
Для слияния с MS Word нужно выполнить следующие действия:
в окне БД выбрать карточку Таблица или Запрос;
выбрать таблицу или запрос, который будет использоваться для слияния;
щелкнуть на стрелке, направленной вниз и расположенной рядом с кнопкой Связи с Office панели инструментов;
в появившемся меню выбрать Слияние с MS Word. На экране появится диалоговое окно. Если в нем выбрать опцию Установка связи с готовым документом Microsoft Word, Access отобразит стандартное окно выбора файлов для открытия этого документа. В этом случае в ТП Word активизируется режим слияния. Затем этот документ можно модифицировать. Если выбрать опцию Создание нового документа и установка связи с этим документом, то нужно будет создавать новый документ. В этом случае надо щелкнуть на кнопке OK для запуска Word и отображения строки инструментов режима слияния.
При создании документа нужно набрать текст, а в тех местах, где следует вставить поле из таблицы или запроса Access, необходимо щелкнуть на кнопке Поля слияния и выбрать нужное поле из появившегося списка.
По завершении ввода текста нужно щелкнуть на кнопке Вставить результаты в документ для ввода действительных данных и распечатки письма. После редактирования и печати письма можно возвратиться в Access, выбрав команду Файл | Закрыть или Файл | Выход.