3.6.1. Создание наклеек
Для переписки, как правило, используются почтовые наклейки и стандартные письма. В Access наклейки создаются с помощью отчетов, для чего сначала нужно создать пустую форму или использовать мастер наклеек.
При использовании мастера наклеек нужно выполнить следующие действия:
в окне БД выбрать карточку Отчеты;
щелкнуть на кнопке Создать;
в появившемся диалоговом окне выбрать Почтовые наклейки;
в качестве источника данных выбрать нужную таблицу и нажать OK.
В результате на экране появится диалоговое окно Создание почтовых наклеек.
В первом диалоговом окне мастера необходимо выбрать размер наклейки и тип печати: На листах или Рулонные. Во втором - шрифт и цвет текста. После завершения выбора в каждом диалоговом окне надо нажимать клавишу Далее. В третьем диалоговом окне можно выбрать поля из таблицы или запроса, которые будут размещены в создаваемой наклейке. При этом перемещение нужных полей в список Прототип наклейки осуществляется двумя щелчками мыши по соответствующему полю из списка Доступные поля, а переход к следующей строке в списке Прототип наклейки осуществляется клавишей Tab. В одну строку наклейки могут быть помещены несколько полей таблицы или запроса, которые отделяются друг от друга знаками препинания или пробелами. В четвертом диалоговом окне запрашивается имя поля, по которому будет осуществляться сортировка, причем в зависимости от организации БД сортировку можно производить по одному или нескольким полям. Это окно состоит из двух частей: списка доступных полей и списка выбранных для сортировки полей. Порядок, в котором размещены поля в списке Сортировка, соответствует порядку выполнения сортировки (сверху вниз). Последнее диалоговое окно мастера предлагает ввести наименование отчета создаваемой наклейки. По умолчанию выбирается название, состоящее из слова Наклейка, за которым следует имя используемой таблицы или запроса. Для окончания работы с мастером следует нажать клавишу Готово.
После щелчка по клавише Готово появляется окно предварительного просмотра. Почтовые наклейки можно печатать непосредственно из окна предварительного просмотра.
Проверку параметров наклейки перед печатью следует выполнить с помощью команды Файл | Макет страницы. Макет наклейки можно изменить в окне конструктора отчетов.
3.6.2. Создание отчетов из нескольких столбцов
Рассмотренные выше отчеты создавались либо как формы, либо как списки, состоящие из одного столбца. При этом столбец, соответствующий некоторому полю, появлялся на каждой странице только один раз. Иногда это не самый удобный способ представления информации. Access имеет другой способ представления данных - в несколько столбцов: когда данные достигают нижней границы страницы, в верхней части этой же страницы начинается новый столбец. Таким способом и создаются почтовые наклейки. Отчеты, состоящие из нескольких столбцов, отличаются от наклеек тем, что зачастую содержат групповые разделы, верхние и нижние колонтитулы, а почтовые наклейки лишь данные в области данных.
При создании отчетов из нескольких столбцов надо придерживаться следующей схемы:
определить как должны отображаться данные, то-есть сколько необходимо выводить столбцов и какой ширины;
проектировать отчет так, чтобы ширина области данных и групповых разделов не превышала ширины одного столбца;
задать соответствующие параметры в диалоговом окне Макет страницы;
проверить полученный отчет в окне предварительного просмотра.
Отчет, состоящий из нескольких столбцов, создается так же, как и любой другой отчет. Вначале в режиме конструктора следует создать пустое окно, а затем в макет отчета поместить необходимые поля и добавить надписи, строки и прямоугольники. Основное отличие состоит в размещении элементов управления и задании параметров окна Макет страницы. В диалоговом окне Макет страницы параметр Число элементов по горизонтали определяет количество столбцов на каждой странице. Параметры Размер элементов, Интервал строк и Столбцов используются совместно и задают размер каждой группы данных и расстояние между ними. Параметры Размер элементов необязательно должны точно соответствовать размерам данных.