2.1.1. Создание таблицы в режиме таблицы

После появления пустых строк и столбцов можно вводить данные. Имена столбцов, принятые по умолчанию, можно изменить, дважды щелкнув на имени столбца и отредактировав его. Для сохранения нового имени нужно нажать Enter. Изменение ширины столбца выполняется с помощью перетаскивания линии между именами столбцов. Переименование таблицы, данное по умолчанию, выполняется при ее закрытии. Окно таблицы очень похоже на ЭТ MS Excel, поэтому многие меню, кнопки и принципы работы обоих продуктов одинаковы.

После закрытия таблицы, присвоения ей имени и отказа от присвоения ключа Access возвращается в окно БД. Для изменения структуры таблицы нужно нажать клавишу Конструктор.

Окно Конструктора таблицы имеет две области:

• Область ввода полей, предназначенную для ввода имен полей и типов данных, а также для описания отдельных полей;

• Область свойств полей служит для ввода свойств полей, которые включают: размер, формат, маску ввода, подпись, значение по умолчанию, условие на значение, сообщение об ошибке, обязательное поле, пустые строки и индексированное поле.

Поля создаются путем ввода имени и типа данных в каждую строку области ввода полей окна Конструктора. Описание поля - опция, указывающая на назначение поля. При вводе данных в режиме таблицы эта опция появляется в строке состояния.

Имена полей должны быть содержательными и краткими. На имя поля накладываются ограничения, сходные с ограничениями на имена файлов. После задания имени нужно выбрать тип данных для поля. Имеется восемь основных типов данных. После щелчка в любой ячейке столбца Тип данных появляется кнопка раскрывающегося списка, из которого можно выбрать нужный тип.

2.1.2. Изменение структуры таблицы

В Access изменения в структуру таблицы, включая добавление и удаление полей, а также изменение их имен можно вносить как в режиме Конструктора, так и режиме таблицы.

Чтобы вставить новое поле в режиме таблицы нужно поместить курсор в существующее поле и выполнить команду Вставка | Столбец, а в режиме Конструктора - нажать кнопку Вставить строку на панели инструментов. Если таблица используется в других объектах - запросах, формах, отчетах, - необходимо добавить поле и в эти объекты БД.

Удаление поля в режиме Конструктора выполняется одним из трех способов:

• выбрать поле, щелкнув на маркере строки, и нажать клавишу Delete;

• выбрать поле и выполнить команду Правка | Удалить строку;

• выбрать поле и щелкнуть по кнопке Удалить строку панели инструментов.

Изменение расположения поля и его имени осуществляется в режиме Конструктора перетаскиванием маркера и введением нового имени соответственно. Тип данных изменяется путем выбора из списка другого типа.

2.1.3. Свойства полей

После создания таблицы можно подробнее описать каждое из полей. Каждое поле обладает свойствами, которые отличаются для данных разного типа. Перемещение между областью ввода поля и областью свойств осуществляется клавишей F6. Для некоторых свойств в поле ввода появляется кнопка раскрывающегося списка.

Свойство Размер поля для полей типа Текстовый задает и отображает размер выделяемой памяти. Принятый по умолчанию размер равен 50 байтам. Для экономии памяти размер поля следует ограничивать значением с максимальным количеством символов.

Для поля данных типа Числовой существует шесть возможных значений свойств Размер поля. Размер поля следует установить как можно меньшим, поскольку Access с файлами меньшего размера работает быстрее.

Форматы позволяют указать форматы вывода текста, чисел, значений дат и времени. Одни типы имеют заранее определенный формат, другие - только определенный пользователем, а третьи - и то, и другое.

В Access есть четыре символа для применения в определенных пользователем форматах в полях типа Текстовый и MEMO.

• @ - обязательный текстовый символ или пробел;

• & - необязательный текстовый символ;

•  - преобразует все символы в строчные;

•  - преобразует все символы в прописные.

Символы @ и & влияют на отдельные символы ввода, а  и  - на все введенные символы. Например, для того, чтобы все символы отображались прописными буквами, надо ввести знак > для свойства Формат поля. Формат поля (@@@)@@@-@@@@ позволит ввести номер телефона в виде (085)144-3159.

Маска ввода задает шаблон, облегчающий ввод данных в поле. Например, для поля Телефон маска (999)000-0000 позволит вводить только цифры. Значение свойства Маска ввода может содержать до трех компонентов, разделяемых точкой с запятой.

При создании общей маски ввода можно воспользоваться Мастером создания масок. После щелчка на свойстве Маска ввода появится кнопка построителя, запускающая мастер создания масок ввода.

Десятичные знаки доступны только для числовых или денежных данных. Их количество может изменяться от 0 до 15 в зависимости от размера поля. Если размер поля равен Байт, Целое или Длинное целое, то десятичных знаков не будет. Если размер поля равен С плавающей точкой (4 байта), то для свойства Число десятичных знаков можно ввести значение от 0 до 7.

Подписи используются для отображения в формах или отчетах альтернативного имени для данного имени поля. Обычно для ярлыка в форме или отчете используется имя поля. Когда для отображения требуется более подробное пояснение, в форме или отчете можно использовать более длинное имя.

Значение по умолчанию - это значение, которое Access отображает автоматически для данного поля при добавлении новой записи в таблицу. Это может быть любое значение, которое удовлетворяет типу данных поля. Значение по умолчанию - это начальное значение, которое может быть изменено при вводе данных. Для данных типа Числовой и Денежный значение по умолчанию равно 0.

Условие на значение определяет требования к данным, вводящимся в поле. Оно может задаваться автоматически, например проверка отсутствия текста или проверка корректности ввода даты. Условие на значение также может определяться пользователем (например, проверка диапазона значений), либо может быть выражением.