3.2 Практичні рекомендації щодо ефективності запропонованих заходів

Побудова організаційно-функціональної структури управління має важливе значення для забезпечення ефективного функціонування будь-якого готельного підприємства.

Організаційно-функціональна структура управління — це впорядкована система управлінських ланок, розташованих у чіткому підпорядкуванні, що забезпечує взаємозв'язок між керуючою та керованою підсистемами, розвиток системи як єдиного цілого. Ланки управління формують структуру з конкретним розташуванням, співвідношенням і взаємозв'язком. Створення організаційної структури управління зумовлене необхідністю розподілу прав і обов'язків між окремими підрозділами організації.

Організаційна структура управління належить до ключових понять у менеджменті й необхідна для визначення злагодженого взаємозв'язку та взаємодії структурних ланок в управлінському процесі, коригування їхнім функціональним процесом у досягненні цілей. Організаційну структуру готельного підприємства формують, щоби забезпечити його перспективну конкурентоздатність, економічну ефективність, раціональну кооперацію.

У загальному вигляді основні етапи процесу розробки структури керування мають такий зміст:

Етап 1. Загальне визначення проблеми і підпроблем формування структури керування звичайно здійснюється керівниками вищого рівня і пов'язане насамперед з постановкою питання про доцільність переходу до організації з новою структурою або реорганізацією існуючої організаційної структури. На цьому етапі питання удосконалення управління ставляться паралельно з проблемою удосконалення структури виробництва чи послуг.

Чітке формулювання вихідних вимог керівництва до формування структури керування підприємством забезпечує базу для наступного деталізованого проектування системи керування.

Етап 2. Формулювання цілей підприємства є початком процесу проектування структури керування. Для розробки структур керування важливе не стільки кількісне, скільки якісне формулювання цілей підприємства, що володіє достатньою повнотою. Дерево цілей підприємства є першим з підсумкових документів, розроблюваних у процесі проектування системи і використовуваних у керуванні підприємством. Формулювання цілей відіграє головну роль при розробці структури підприємства, дозволяє проаналізувати існуючу і побудувати нову структуру керування, виходячи з нових цілей, що ставляться перед підприємством.

Зіставлення існуючої або розроблюваної організаційної структури із системою цілей є основним змістом етапу 3. На цьому етапі вирішального значення набуває обстеження стану системи керування, включаючи такі характеристики, як склад підрозділів, чисельність персоналу, поділ функцій торгово-господарської діяльності і т.п. Важливого значення набуває виявлення проблем і вузьких місць у роботі окремих підрозділів і в структурі керування в цілому, що можуть бути вирішені шляхом кращої організації керування.

Аналіз структури керування на етапі 3, виходячи зі сформульованих цілей підприємства і проблем, виявлених господарською практикою, дозволяє перейти до етапу 4, що полягає в розробці загальної структури керування підприємством.

Організаційна структура управління готельним підприємством оптимальна тоді, коли всі структурні підрозділи доповнюють процес створення готельної послуги, забезпечуючи його діяльність і водночас максимальну ефективність функціонування в досягненні кінцевого результату, яким вважається надання конкурентоздатних послуг.

В 2 розділі ми розглянули організаційну структуру готельного підприємства «Гостинність», та запропонували шляхи вдосконалення даної структури.

Беручи до уваги те, що на генерального директора було покладено занадто багато обов’язків було запропоновано провести певну реорганізацію, тобто:

• Головою підприємства залишився генеральний директор;

• Заступника директора було замінено на головного менеджера та головного бухгалтера

• Створений новий відділ – відділ інформаційних технологій

Дані нововведення призведуть до того, що комунікаційна структура підприємства буде більш досконалою, а отже, призведе до більш продуктивної роботи підприємства в цілому.

Введення в організаційну структуру таких складових, як головний бухгалтер та головний менеджер призведе до зменшення завантаженості директора готелю, а також виникає можливість делегування повноважень так як головному бухгалтеру підпорядковується відділ бухгалтерії, а головному менеджеру – фінансово маркетинговий відділ.

Такі ланки організаційної структури як директор ресторану та заступник директора з усіма підлеглими були об’єднані в єдину ланку – відділ обслуговування. Дана зміна призведе до більш незалежної діяльності ресторану так як за всю діяльність ресторану директор буде нести персональну відповідальність. Це дасть поштовх до більш якісної роботи, що вплине на підвищення рівня кваліфікації працівників та взагалі рівня послуг на підприємстві.

Нововведений відділ інформаційних технологій був створений для підвищення автоматизації робочих місць. У зв’язку з ЄВРО-2012 до Україна все частіше почали приїжджати туристи, тому відповідно клієнтська база готелю з кожним кварталом збільшується, тому автоматизовані системи обліку клієнтів, прийняття та розміщення гостей пришвидшить роботу обслуговуючого персоналу, а отже і підвищить рівень комфорту споживачів.

Відділ кадрів залишився незмінним, це пояснюється тим, що виділяти окремі підрозділи які будуть підпорядковуватися даному відділу не ефективно, відділ кадрів чудово справляється з поставленим для них завданням – підбір висококваліфікованих співробітників для підприємства.

Все вищесказане можна об’єднати у такі переваги підприємства готельного господарства при вдосконалення діючих функцій шляхом:

• розробки та впровадження стандартних функцій, що дозволить забезпечити їх чіткий розподіл, а відповідно і виконання;

• автоматизації значної частки процедур, які на сьогодні виконуються вручну, що дасть можливість вивільнити персонал від виконання рутинних процедур та переорієнтувати його діяльність на безпосереднє обслуговування гостей;

• максимального усунення дублювання функцій різними структурними підрозділами та контроль за виконанням даних функцій;

• централізації системи обробки фінансової звітності на локальному рівні.

Запровадження організаційної структури за таким принципом забезпечить застосування вдосконалених функцій та організацію роботи таким чином, щоб кожен із підрозділів виконував одну конкретну функцію.