Направления оценки и критерии выбора программного обеспечения

Множество фирм-разработчиков делового программного обеспечения, несколько классификаций программ (малые, средние и крупные; DOS и Windows-ориентированные; учетные и управленческие системы), а также различные подходы к формированию баз данных, заложенные в прикладные программные продукты, создают «пространство выбора» и обусловливают определенные трудности в выборе программного обеспечения. Ведь в случае неудачного внедрения или недостаточной функциональности программы расплачивается, как правило, заказчик. Большое количество (несколько сотен) разнообразных программ делает невозможной их профессиональную оценку покупателем, который, как правило, располагает сведениями не более чем об 1-2% потенциально возможных решений¹ . К тому же до настоящего времени не существует признанных методик выбора и сравнения финансово-экономических систем, крайне трудно найти независимых квалифицированных специалистов в этой области.

Выбор программного обеспечения следует производить на основе трех основных оценок:

• - оценки возможностей предприятия;

• - оценки возможностей системы;

• оценки фирмы-разработчика.

Оценка возможностей предприятия. Начинать системный анализ целесообразно не с выбора программного обеспечения, а с оценки своих потребностей и возможностей. Методологически такую оценку следует проводить по следующим направлениям:

Комплексность. Комплексная постановка задачи и оценка конечных результатов от внедрения системы предполагает учет всех возможных последствий. Например, при внедрении новой информационной технологии может возникнуть сопротивление со стороны исполнителей, обусловленное психологическими (нежелание перемен) или социально-экономическими (страх увольнения из-за некомпетентности в новой технологии работы) причинам. В принятии решения о замене информационной технологии должно участвовать как можно большее число его будущих пользователей. Таким образом будет создан «эффект участия». Результативность работы человека, участвовавшего в принятии решения, повышается. Кроме того, внедрение делового программного обеспечения наиболее эффективно на тех предприятиях, где руководители понимают важность и перспективность перехода на компьютерные технологии.

Учет ограниченности ресурсов. Ресурсы, которыми располагает предприятие в конкретный момент, практически всегда ограничены. Это особенно характерно для малых предприятий. Недостаток оборотных средств сдерживает отвлечение их на приобретение внеоборотных активов. Отсутствие «лишних» людей не позволяет отвлекать персонал на освоение новых информационных технологий. Осваивать их приходится без отрыва от выполнения основных обязанностей.

Сопоставимость вариантов решений. Альтернативы информационных решений и способы их оценки должны быть сопоставимы по ряду признаков — реализуемости, полноте учета всех затрат и результатов и отсутствию повторного счета; степени достоверности применяемых показателей и критериев оценки.

Учет временного фактора. Наиболее целесообразно «привязать» внедрение программного обеспечения к началу календарного года, однако при этом необходимо учесть сезонные колебания спроса для предприятий с ярко выраженной сезонностью. Кроме того, если у предприятия нет ни собственного парка вычислительной техники, ни работающей информационной системы, ни подготовленных кадров, то вряд ли целесообразно внедрять сложный информационный комплекс, рассчитанный на архитектуру

« клиент-сервер».

Непрерывность. При внедрении программного обеспечения сегодня необходимо предусмотреть перспективу «информационного роста» впоследствии. Мало создать информационную модель бизнеса, пусть даже удачную, — надо ее все время адаптировать, приводить в соответствие с постоянно меняющимся рынком.

Неопределенность и риск. При оценке возможностей предприятия и эффективности от внедрения программного обеспечения следует учитывать неполноту исходной и производной информации, возможность ее случайного или сознательного искажения и другие подобные факторы.

Этапность. Частичная автоматизация — необходимый этап перехода на информационные технологии, важно только, чтобы он не продолжался бесконечно долго. Внедряя частичную автоматизацию, необходимо просчитывать последующую перспективу. При этом каждый информационный проект следует оценивать поэтапно, имея в виду, что наибольшую достоверность имеют оценки первых этапов работы и наименьшую — последние, сильно отдаленные

во времени этапы.

Учет центров ответственности. Необходимо оценить, на какой уровень ориентирована система — на конкретного специалиста, на определенное подразделение, на предприятие в целом или на группу предприятий. При этом значимо, единична информационная база или распределена во времени и пространстве и необходима консолидация нескольких таких распределенных баз в единую информационную систему. Информационная система, дающая техническую возможность децентрализовать весь процесс принятия решений, может изменить иерархическую

структуру управления.

Оценка возможностей системы. Основными критериями оценки программного обеспечения являются ее функциональная полнота, возможность понимания пользователем, «дружественность» и надежность.

В специфических российских условиях предпринимателю для обоснования управленческих решений недостаточно бухгалтерских данных, тем более что они, как правило, ориентированы на официальную отчетность и не всегда соответствуют реальному состоянию бизнеса. Для принятия управленческого решения важна система аналитического учета и управленческого анализа, оперативного и стратегического управления, планирования и бюджетирования, логистики и ситуационного моделирования, маркетинга и контроллинга. При широте охвата функций управления и комплексности системы следует руководствоваться принципом оптимальной функциональной достаточности, так как многочисленные узкие специфические функции могут остаться невостребованными. Между тем они неоправданно осложняют работу с системой, приводят к ее удорожанию.

Система должна быть интуитивно понятной. Этому способствуют: простота установки и легкость в обучении; диалоговый режим и удобный интерфейс; экранные формы, где без обучения можно догадаться о назначении пунктов, строк, граф, окон. Результаты социологического исследования, проведенного в ходе выставки «Бухгалтерский учет и аудит'99», показали, что большинство опрошенных отметили в качестве основных требований наглядность и простоту, удобство и гибкость деловой программы (табл. 2).

Таблица 2

Оценки делового программного обеспечения, данные пользователями

Критерии оценки бизнес-программ	Оценки пользователей, %
Наглядность и простота	29
Удобство работы	27
Гибкость	22
Надежность	15
Стоимость	7

Система должна отслеживать все виды случайных ошибок и предусматривать средства защиты от случайной или намеренной порчи информации, т.е. она должна проинформировать о возможности потери данных или отказаться выполнять некорректную операцию. Кроме того, желательны средства защиты от несанкционированного доступа, устойчивость к сбоям электропитания и поломке оборудования.

При оценке и выборе программного обеспечения следует предусмотреть возможность ее интеграции с другими программными продуктами. Ни один тиражный продукт не в состоянии обеспечить всех пользователей всем спектром решений. Индивидуальные же доработки программного обеспечения достаточно дорогостоящи и не всегда экономически оправданы. Экономически более целесообразной в каждом конкретном случае может оказаться возможность экспортировать проводки из одной программы в другую.

Оценка фирмы-разработчика. Известные во всем мире критерии оценки фирм-разработчиков программного обеспечения не всегда применимы в условиях нестабильности экономической ситуации в России. Многие традиционные критерии не актуальны, в частности оборот компании в рублях при высокой инфляции не может служить характеристикой бизнеса. К тому же сумма поступлений зависит от конкретных условий контрактов (полная предоплата, частичная предоплата, оплата по факту и т.д.). Не всегда точно можно перевести рублевые поступления в долларовый эквивалент, так как денежные средства от покупателя к продавцу поступают в лучшем случае через несколько дней (по схеме «покупатель — банк покупателя — банк продавца — продавец»). При более сложных методах сбыта (диллерская или дистрибьюторская сеть) задержка платежей может составлять недели или даже месяцы.

Не вполне ясно, как определить число пользователей той или иной системы — по числу предприятий, числу проданных копий программы или по количеству автоматизированных рабочих мест. Если же продолжить анализ на уровне понятий «легальный/нелегальный пользователь», задача становится неразрешимой.

С учетом сложности использования количественных характеристик для оценки фирм-разработчиков, на первый план начинают выходить показатели качественные, характеризующие маркетинговую устойчивость и активность той или иной фирмы. Маркетинговые критерии в данном случае приобретают особую актуальность в связи с тем, что автоматизация предприятия — длительный процесс, сопровождающийся многократными обращениями к продавцу (обновление версий, консультации, переобучение и т.д.). С учетом перспективы информационного роста покупатель программного продукта должен быть уверен в том, что его поставщик будет способен оказывать необходимые ему услуги в течение всего жизненного цикла программы.

Учитывая специфику такого товара, как «программный продукт», а также специфику российской экономической ситуации, можно выделить следующие критерии для оценки фирм-разработчиков программных продуктов для бизнеса.

Открытая ценовая политика. Наличие у фирмы-разработчика доступного любому потенциальному покупателю прайс-листа на все виды программной продукции положительно характеризует компанию. Отсутствие прайс-листа или неоднозначное определение цен на программные продукты и сопутствующие информационные услуги не могут не насторожить пользователя. Не исключено, что фирма работает по принципу «каждому покупателю — свою цену». Кроме того, одинаково опасны как слишком высокие, так и слишком низкие «демпинговые» цены. В первом случае у компании могут быть серьезные трудности со сбытом, а во втором — может иметь место избавление от морально устаревшего товара.

Рекламная активность. По рекламной активности компании можно судить о ее стратегии на рынке. Отсутствие рекламы в течение достаточно длительного периода может свидетельствовать либо о финансовых затруднениях и отсутствии средств на рекламу, либо о намерении уйти с рынка.

Участие в традиционных выставках. Выставки — одна из наиболее распространенных форм пропаганды программных продуктов. Во время наиболее известных выставок («СОФТУЛ», «Бухгалтерский учет и аудит» и др.) интенсивность переговоров достигает наивысшей отметки, а сбыт по результатам этих переговоров продолжается в течение нескольких недель и даже месяцев. Уход фирмы с традиционной выставки или резкое сокращение размера стенда характеризует ее жизнеспособность весьма негативно. Напротив, увеличение площади стенда, его оригинальное оформление косвенно свидетельствуют о стабильности компании.

Организация собственных мероприятий. Данный параметр характеризует интенсивность маркетинга и умение работать с потенциальными клиентами. Для организации собственных семинаров, конференций и т.д. фирме-разработчику требуется особая изобретательность, опыт работы по организации подобных мероприятий и умение заинтересовать своими разработками. Особое внимание при оценке компаний по этому параметру следует обращать на выездные семинары, для организации которых необходима активная поддержка местных структур.

Поддержка информационных каналов. Передачу информации можно осуществлять по почте (почтовая рассылка или direct mail), факсу, телефону, электронной почте (е-mail). Каналами информации могут служить также рассылка собственных корпоративных изданий, телефонные консультации («горячая линия»), подготовка информации для передачи в Интернет (Web-сервер). Наличие информационной и консультационной поддержки пользователей систем положительно характеризует разработчика.

Активность в прессе и других СМИ. Для поставщиков программных продуктов компьютерные и деловые периодические издания являются наиболее приемлемыми средствами массовой информации. Именно здесь концентрируется реклама этих фирм. Количество статей и упоминаний о тех или иных фирмах-разработчиках косвенно свидетельствует об их активности на рынке программного обеспечения.

И, наконец, важными критериями оценки фирм-разработчиков является их стаж работы на рынке, наличие/ отсутствие другой деятельности, наличие/отсутствие учебных центров, отзывы пользователей.

Итак, выбор программного обеспечения осуществляется на основе нижеприведенных оценок:

Оценка возможностей предприятия:

• ограниченность ресурсов;

• учет временного фактора;

• непрерывность и этапность;

• неопределенность и риск;

• масштаб деятельности;

• комплексность охвата управленческих функций;

• альтернативность вариантов решений;

• учет центров ответственности.

Оценка возможностей системы:

• функциональная полнота;

• функциональная достаточность;

• доступность в освоении;

• надежность;

• возможность интеграции с другими программными продуктами.

Оценка фирмы-разработчика:

• открытая ценовая политика;

• рекламная активность;

• участие в традиционных выставках;

• организация собственных маркетинговых мероприятий;

• поддержка информационных каналов;

• активность в прессе и других СМИ;

• стаж работы на рынке;

• наличие/отсутствие других видов деятельности;

• наличие/отсутствие учебных центров;

• отзывы пользователей.

Как было отмечено выше, сфера услуг представляет собой обширное поле деятельности в плане перевода на современный уровень внутрифирменного управления и совершенствования информационного менеджмента. Отечественный рынок делового программного обеспечения предлагает широкий перечень продуктов, позволяющих перевести информационную поддержку управления на соответствующую времени компьютерную основу, внести кардинальные изменения во все подсистемы менеджмента: информационную, кадровую, финансовую, налоговую, а также управление затратами, маркетингом, движением денежных и материальных потоков.

При совершенствовании информационных технологий на внутрихозяйственном уровне необходимо учитывать следующие моменты:

• учитывая изменчивость законодательства и возникающую при этом необходимость обновления программного обеспечения, информационные технологии следует ориентировать на отечественные разработки, так как только в этом случае можно рассчитывать на их постоянную адаптацию к изменениям в законодательстве и приведение в соответствие с действующими рыночными реалиями;

• при выборе программного продукта следует учитывать: его функциональные возможности, руководствуясь принципом оптимальной функциональной достаточности; интегрируемость с другими программными продуктами и возможность получения сопроводительных услуг в течение всего жизненного цикла программного продукта с учетом потенциала информационного роста пользователя;

• при выборе фирмы-разработчика необходимо учитывать такие ее характеристики, как открытая ценовая политика, рекламная активность, по которой можно судить о стратегии фирмы на рынке, поддержка информационных каналов и консультационная поддержка пользователей программных продуктов;

• при разработке конкретной информационной системы следует учитывать наиболее типичные особенности внутрифирменной организации хозяйствующего субъекта, от которых будет зависеть сложность информационного комплекса; масштаб модели «продвинутого» информационного менеджмента должен зависеть от масштаба деятельности хозяйствующего субъекта: очевидно, что информационную систему малого и крупного предприятий нельзя ориентировать на одно и то же программное обеспечение; выбор бухгалтерского или экономического варианта информационной системы финансового контроллинга в каждом конкретном случае должен зависеть от квалификационного уровня сотрудников.