Информационные технологии в управлении: состав и сущность

Известно, что внутрифирменные процессы направлены на решение конкретных задач. На основе анализа информации вырабатываются оптимальные решения в области управления. Таким образом, информация выступает как важнейший фактор хозяйственной деятельности.

Понятие «информация» произошло от латинского слова informatio, что означает изложение, разъяснение какого-либо факта, события или явления, т.е. информация — это сведения о материальном мире и происходящих в нем процессах. Информацию отличает прежде всего ее предметное содержание.

К информации предъявляются такие требования, как:

• достоверность;

• полнота;

• релевантность (существенность);

• полезность;

• своевременность.

В зависимости от сферы обслуживаемой человеческой деятельности информация подразделяется на: научную; техническую; производственную; управленческую; правовую.

Экономическая информация является частью управленческой. К управленческой относится информация, которая обслуживает процессы производства, распределения, обмена и потребления материальных и нематериальных благ и обеспечивает решение задач организационно-экономического управления народным хозяйством и его звеньями.

Она представляет собой разнообразные сведения экономического, технологического, социального, юридического и другого характера. При этом сведения экономического характера являются важнейшей составляющей управленческой информации.

Для экономической информации характерны:

• большие объемы;

• цикличность и многократное повторение в определенные временные интервалы (месяц, квартал, год и т.д.);

• многообразие ее источников и потребителей;

• наличие логических операций.

Способ сбора, обработки, хранения информации и доведения ее до пользователей называется информационной технологией. Различаются ручная и компьютерная информационные технологии.

При ручных технологиях затраты времени на сбор и обработку информации значительны. Это приводит к тому, что она может стать неактуальной на момент готовности и именно на основе «вчерашней» информации «вдогонку» будет принято управленческое решение. Управление, основанное на ручной информационной поддержке, не отвечает основополагающим требованиям, предъявляемым к информации:

• достоверность (информация, основанная на ручном счете, всегда допускает существенную вероятность ошибки);

• полнота (информация, формируемая зачастую без бумажного носителя — «на честном слове», вряд ли может считаться полной);

• релевантность (существенность);

• полезность (эффект от использования информации должен превышать затраты на ее получение):

• своевременность (высокая трудоемкость ручных операций, в том числе в управленческом учете, требует значительных затрат времени на сбор и обработку информации, в результате чего она может стать неактуальной на момент готовности).

Требования, предъявляемые к информации, свойства экономической информации, а также особенности функционирования современных хозяйствующих субъектов в условиях изменчивой и конкурентной среды предопределяют целесообразность и необходимость структурирования информации и использования вычислительной техники для ее сбора, накопления, передачи и обработки.

Современные информационные технологии управления — это компьютерные технологии, характеризующиеся единством аппаратной техники и специального программного обеспечения. К современным компьютерным технологиям предъявляются такие требования, как:

• малая стоимость, находящаяся в пределах доступности для индивидуального покупателя;

• автономность в эксплуатации без специальных требований к условиям окружающей среды;

• гибкость архитектуры, обеспечивающая ее адаптивность к разнообразным сферам применения: в управлении, науке, образовании, в быту;

• «дружественность» операционной системы и прочего программного обеспечения, обусловливающая работу с ней пользователя без специальной профессиональной подготовки;

• высокая надежность работы (более 5000 часов наработки на отказ).

Слабое использование современных технологий в управлении приводит к снижению производительности труда и эффективности работы управленческого персонала, к недопустимым задержкам в решении оперативных вопросов, а часто и к неверным их решениям ввиду отсутствия необходимой информации и к другим не менее серьезным отрицательным последствиям.

Важнейшей функциональной характеристикой современных информационных технологий является состав программного обеспечения. Программное обеспечение — это совокупность программ регулярного применения, необходимых для решения задач пользователя, и программ, позволяющих наиболее эффективно использовать вычислительную технику, обеспечивая пользователю большие удобства в работе и минимум затрат времени на обработку информации.

Различают системное и прикладное программное обеспечение. Системное программное обеспечение способствует работе компьютера и выполнению общих задач. Прикладное программное обеспечение предназначено для решения определенной проблемной задачи пользователя.

Среди множества прикладных программных продуктов следует назвать:

• текстовые редакторы, текстовые процессоры и

• издательские системы;

• графические редакторы и средства деловой графики;

• крупноформатные электронные таблицы (табличные процессоры);

• пакеты управления телекоммуникационными системами;

• системы управления базами данных;

• информационно-поисковые системы;

• пакеты статистической обработки информации;

• пакеты математического программирования;

• системы автоматизированного проектирования и др.

В небольших офисах современные информационные технологии чаще всего используются для выполнения следующих видов работ:

• обработки входящей и исходящей информации с помощью текстовых редакторов и средств презентационной графики (электронная почта и факсы, письма и запросы, реклама и прочая документация);

• сбора и анализа данных, расчетов, выполняемых обычно с использованием электронных таблиц (расчеты и обработка прайс-листов), формирования отчетов по разным направлениям и критериям, анализа и статистической обработки информации;

• накопления и хранения поступившей информации, обеспечивающих быстрый ее поиск (по различным критериям и признакам) и доступ к ней с применением систем управления базами данных;

• экономических и бухгалтерских расчетов с помощью учетных программных средств;

• анализа финансового состояния и прочих финансовых расчетов с помощью финансовых прикладных программ.

Для реализации первых трех задач целесообразно воспользоваться не отдельными программами, а интегрированными пакетами офисного обслуживания, в которых автономные программы унифицированы, имеют общий пользовательский интерфейс и единообразные подходы к решению таких типовых задач, как управление файлами, редактирование, форматирование, печать и т.п. В настоящее время на рынке офисных программных продуктов доминируют пакеты Microsoft Office, содержащие средства коллективной работы (конференция), средства взаимодействия с Internet. Отдельные фрагменты программ комплекса используются в нескольких приложениях, что существенно экономит пространство в оперативной памяти и на жестком диске. Кроме того, комплекс имеет русифицированную версию, что существенно облегчает работу неопытному пользователю.

Для решения четвертой и пятой задач, т.е. для выполнения бухгалтерских и экономических расчетов, на рынке предлагаются десятки программных пакетов, различных по отраслевой ориентации, сервисным возможностям, масштабу решаемых задач, набору выполняемых функций, степени универсальности и интегрированности.