Ит управления фирмой.

В условиях рыночной экономики ИТ являются основой управленческой деятельности фирмы и представляют собой процессы состоящие из четко регламентированных правил выполнения операций над информацией.

Современная ИТ УФ является процессом, состоящим из четко регламентированных правил выполнения операций над информацией в ИС экономического объекта для принятия оптимального управленческого решения, которое связано с основной функцией предприятия – выпуском готовой продукции с целью получения прибыли.

Наличие системы, автоматизирующей сбор, подготовку и обработку информации, является одним из необходимых условий, определяющих успех деятельности предприятия. Самыми преуспевающими являются те фирмы, которые в состоянии быстрее всех собрать информацию, обработать, проанализировать ее, т.е. использующие современные ИТ.

Основные задачи, требующие автоматизации при организации ИТ управления фирмой:

Анализ, планирование, реализация, контроль.

В настоящее время значительная часть информации поступает в фирму и хранится здесь в виде бумажных носителей. Возникает задача управления потоками документов, как внутри фирмы, так извне. Задача усложняется тем, что информация имеет различную форму представления – текст, графики, таблицы и т.д.

Основные задачи, выполняемые системой документооборота на каждом АРМ:

Руководство: просмотр информации в БД; выдача распоряжений и контроль их исполнения.

Службы и подразделения: просмотр и редактирование информации в БД; составление отчетов; подготовка служебных записок; подготовка исходящей корреспонденции.

Секретариат: регистрация входящей информации; регистрация и отсылка исходящей корреспонденции; ввод документов в БД; сдача документов в архив.

Администратор БД: регистрация пользователей ИС; установка прав доступа к отдельным БД; сдача документов в архив.

Для эффективного функционирования фирмы необходима АИТ, позволяющая:

1.Интегрировать данные в единую систему документооборота фирмы, что дает возможность охватить плановую, финансовую и юридическую службы фирмы.

2.Поддерживать единую среду аналитики при ведении управленческого, финансового и оперативного учета.

3. Работать одновременно в нескольких финансовых периодах.

4. Проектировать формы выходных документов, составлять отчеты в любой форме.

5. технология не должна иметь привязки к аппаратной части для возможности ее переноса на новую аппаратную платформу.

6. Архитектура аппаратной части должна быть выбрана таким образом, чтобы минимизировать нарушение штатного режима работы ИТ при случайных или некорректных действиях пользователя.

7. В ИТ должна быть обеспечена защита информационной БД от несан.доступа.

8. ПО должно иметь дружественный интерфейс и не должно требовать от пользователя специальной подготовки.

9. ПО должно иметь возможность изменять по требованию пользователей формы отчетов и порядок заполнения исходных форм.

10. ИТ должна иметь возможность наращивания и модернизации, как программной так и аппаратной части.

Эффективная работа фирмы зависит от уровня оснащения электронным оборудованием: ПК, средства связи, копировальные устройства и т.д.

ИТ УФ предполагает объединение в единый комплекс всех технических средств обработки информации с использованием современной методологии и различных процедур по обработке информации на базе организации ЛВС.

Организация ЛВС и выбор комплекса технических средств КТС для создания ИТ УФ основывается на требованиях надежности, разветвленности, быстродействия, защиты информации, гибкости структуры, размеров ИБД, особенностей ПО при минимизации затрат на приобретение КТС и их эксплуатацию.

Преимущества, получаемые при сетевом объединении ПК во внутрифирменнную ЛВС:

- Разделение ресурсов позволяет экономно использовать ресурсы сети.

- Разделение данных предоставляет возможность доступа и управления БД и электронными документами с периферийных рабочих мест.

- Разделение ресурсов процессора позволяет использование вычислительных мощностей для обработки данных другими системами, входящими в сеть.

- Доступ в Интернет позволяет производить интерактивный режим информацией с ГКС и пользоваться услугами электронной почты.

Наиболее рациональной архитектурой ЛВС фирмы является платформа «клиент-сервер».Она организуется путем объединения рабочих станций и ЛВС структурных подразделений предприятия.

Организация автоматизированного банка данных фирмы в условиях внедрения ИТ УФ и создания документов требуют применения производительных серверов и специализ.БД.

Выбор ПО ИТФ определяется след. требованиями: надежность, эффективность использования ресурсов ВТ, структурность, модульность, Эффективность по затратам, дружественность по отношению к пользователю и т.д. Системное сетевое ПО должно обеспечивать единое централизованное управление каталогами всех серверов.

Сетевая ОС должна включать в себя:

Службу каталогов, файловые функции, службы печати, средства управления правами пользователей, развитые средства защиты сети, интегрированные функции передачи сообщений, возможность работы в режиме «клиент-сервер».

Для автоматизации финансово-хозяйственной деятельности используются ППП, например: БЕСТ, РС_БАЛАНС, ПАРУС, АСПЕКТ, 1С и др.

Достоинства этих программ:

- ведение синтетического и аналитического учета применительно к потребности предприятия;

- возможности ведения количественного и много валютного учета;

- получение всей отчетности и документов по синтетическому и аналитическому учету;

- возможность изменять план счетов, систему проводок, формы первичных документов, формы отчетности;

- возможность автоматической печати выходных и первичных документов.

В основе модели построения ИТ УФ должны лежать концептуальные положения.

1. Целью функционирования любой фирмы является получение прибыли;

2. Все взаимодействия между юридическими объектами сводятся к заключению и реализации сделки. При этом одна из сторон является продавцом, другая – покупателем.

3. При осуществлении любой хозяйственной операции формируется документ, подтверждающий ее совершение. Совокупность операционных документов образует документооборот фирмы.

4. Операционные документы принадлежат к одному из двух классов. Первый класс – документы-основания, т.е. документы, регламентирующие операции между юридическими лицами. Они классифицируются по : жизненному циклу документа, документ может находится в одном из трех оснований: оформляемый, исполняемый, исполненный; по виду расчетов: рублевый, валютный, валютно-рублевый.

Второй класс – сопроводительные документы, отражающие суть фактически выполняемых операций, они делятся на две группы:

-Документы, подтверждающие перемещение товарно-материальных ценностей, либо операции выполнения работ, услуг.

- Финансовые сопроводительные документы, подтверждающие операции перемещения наличных и безналичных средств.

5. Основа оперативного управления фирмой заключается в регистрации входящих либо формировании исходящих документов-оснований и сопроводительных документов, подтверждающих выполнение хозяйственных операций.

ИТ УФ последовательно реализуют принципы единства информационного процесса, информации и организации путем применения технических средств ее сбора, накопления, передачи и обработки в сочетании с использованием аналитических методов математической статистики, молей.

В результате работы всех пользователей происходит наполнение БД фирмы оперативной информацией о ходе выполнения хозяйственных операций. Обработка информации позволяет проанализировать взаимоотношения с контрагентом на основе сведений о движении материальных ценностей и финансовых расчетов и оценить эффективность работы фирмы по различным направлениям. При этом обеспечивается:

- принцип однократного ввода в БД информации, отсутствие дублирования функций пользователей, упорядочивание документооборота;

- контроль на корректность и целостность данных, персонификация пользователя;

- контроль за регламентом выполнения хозяйственных операций.

Повышение эффективности использования ИТ УФ достигается путем сквозного построения и совместимости ИС, что позволяет устранить дублирование и обеспечить многократное использование информации, установить интеграционные связи, уменьшить объем информационных потоков.

Рис. Состав информационной базы фирмы. (ксерокопия стр.382).

В целях защиты информации от несанкционированного доступа каждый пользователь фирмы, подключенный к ЛВС и информационной базе, имеет свободный доступ только к информации, необходимой для выполнения им его служебных функций, и получить при необходимости информацию, не связанную непосредственно с его функциями, может только с разрешения вышестоящего руководства фирмы.