4.3 Диаграмма в формах

При помощи диаграмм данные отображаются в более удобном для восприятия виде. Диаграммы также дают возможность:

• -увидеть обычно плохо воспринимаемые соотношения между данными;

• -более наглядно представить тенденции изменения данных. В Ассеss» диаграммы создаются при помощи мастера диаграмм. Этот мастер используется в двух случаях:

• -при создании ноной формы или отчета «вручную»;

• -при использовании существующих форм или отчетов в режиме конструктора.

Первый способ является наиболее простым и позволяет быстро создавать новые диаграммы. Когда диаграмма создается таким обратом, Ассеss представит форму или отчет с одной диаграммой.

Типы диаграмм

В линейчатой и столбиковой диаграммах числовые данные представлены полосками. Эти диаграммы удобно использовать для сравнения значений, относящихся к определенному моменту времени

В диаграмме с областями в качестве маркеров используется закрашенные разными цветами области. Когда данные не связаны между собой, диаграммы данного типа применять не следует.

Точечная диаграмма позволяет наглядно отобразить последовательность измеренных (рассчитанных) величин. Маркерами в такой диаграмме являются точки в декартовой системе координат. Диаграммы такого типа рекомендуется использовать, для представления взаимосвязи между двумя или несколькими величинами

Круговая Диаграмма представляет собой круг, разбитый на несколько сегментов. каждый из которых соответствует определенному значению, входящий в суммарный показатель. При этом сумма значений составляет 100%. На круговой диаграмме можно представить только один ряд данных. Если выделенные ячейки содержат несколько рядов данных то диаграмма будет построена только для первого ряда. Круговую диаграмму рекомендуется использовать для отображения соотношений частей целого

4.4 Диспетчер кнопочных форм

Когда форм и отчетов становится слишком много, полезно иметь систему указателей, которая позволит ориентироваться среди множества объектов

В Ассеss существует надстройка, которая позволяет создать своеобразный путеводитель по формам и отчетам базы данных - кнопочную форму.

5 Отчеты

Отчеты используются для отображения данных таблицы или запроса в удобном для пользователя формате (с заголовками и номерами страниц).

Больше всего сведений в отчете берется из базовой таблицы и запроса, являющихся источниками данных для отчета. Другие сведения вводятся при разработке отчета. При создании отчета можно использовать несколько таблиц и запросов.

Использование отчетов имеет следующие достоинства:

• -данные могут быть представлены в удобной для чтения и анализа форме;

• -отчет позволяет включать и печатать графические объекты (например, диаграммы);

• -обеспечивается возможность работы с материалом, напечатанным на бумаге.

5.1 Создание отчетов

Отчеты можно создавать двумя способами:

1. при помощи мастеров отчетов /автоотчетов;

2. -«вручную».

Существуют три основных мастера отчетов/автоотчетов, которые помогают создать отчет:

1. Автоотчет в столбец - быстро автоматически создает простой отчет для выбранной таблицы или запроса в виде одного столбца;

2. Ленточный автоотчет быстро автоматически создает простой отчет для выбранной таблицы или запроса в виде таблицы

3. Мастер отчетов Обеспечивает полный контроль включаемых таблиц и полей, а также высокую степень настройки