1. Основные понятия и термины Access
1.1 Терминология, используемая в базах данных
В общем смысле термин база данных – это совокупность сведений о конкретных объектах реального мира в какой-либо предметной области или разделе предметной области.
Увеличение объема и структурной сложности хранимых данных, расширение круга пользователей информационных систем выдвинуло требование создания удобных средств интеграции хранимых данных и управления ими. Это и привело к появлению систем управления базами данных.
Под системой управления базами данных (СУБД) понимают совокупность языковых и программных средств, предназначенных для создания, ведения и применения бах данных. Обычно различают три класса СУБД: иерархические, сетевые и реляционные.
Реляционная база данных – это организованная на машинном носителе совокупность двумерных таблиц, связанных между собой определенными отношениями и предназначенных для хранения данных.
Каждая таблица реляционных баз данных состоит из строк и столбцов, которые называются записями и полями соответственно. При работе с данными из нескольких таблиц между таблицами устанавливаются связи.
Ключевое поле – это поле, имеющееся в каждой записи и идентифицирующее ее как уникальную. Ключевые поля используются Access также для определения порядка сортировки записей и для ускорения обработки запросов.
Рассмотрим технику создания простейших баз данных на примере СУБД Access XP.
Перед тем, как приступить к созданию базы данных, необходимо проделать соответствующие подготовительные действия:
- необходимо изучить способ организации данных в имеющейся базе;
- если создавать базы данных «вручную», то необходимо тщательно продумать, на какие логические категории могут быть разделены данные;
- заранее спланировать поля, которые будут содержаться в таблицах базы данных;
- определите, какие поля внутри отдельных таблиц могут служить «ключевыми».
1.2 Общие сведения об Access xp
MS Access XP - это система управления базами данных, входящая в состав профессиональной редакции пакета Microsoft Office XP.
Access позволяет:
проектировать двумерные таблицы с разными типами данных, включая поля объектов OLE;
устанавливать связи между таблицами с поддержкой целостности данных, каскадного обновления и удаления записей;
вводить, хранить, просматривать, сортировать, изменять и выбирать данные из таблиц с использованием различных средств контроля информации;
создавать, модифицировать и использовать производные объекты базы данных - формы, запросы, отчеты;
отображать результаты в графическом виде;
выполнять различные вычисления в процессе подготовки отчетов или запросов;
вставлять данные в другие приложения пакета Microsoft OfficeXP.
Access обладает мощными, удобными и гибкими средствами визуального проектирования объектов, и это дает возможность пользователю быстро создавать полноценную базу данных .
1.2 Объекты базы данных
Таблица – это основной объект базы данных. База данных может включать несколько таблиц.
В Access XP таблицей является совокупность данных , объединенных общей темой . Для каждой темы отводится отдельная таблица , что позволяет избежать повторений сохраняемых данных . Это положительно сказывается на эффективности работы с базой данных и уменьшает вероятность возникновения ошибок ввода .
Каждая строка таблицы представляет собой запись, а столбец – поле. Запись содержит набор данных об одном объекте (например, фамилию ученика , его адрес и домашний телефон ) , а поле – однородные данные обо всех объектах (например , список учеников ).
Запросы обеспечивают быстрый и эффективный доступ к данным, хранящимся в таблице. Поэтому они представляют собой важное дополнение к таблицам. Применение запросов дополняет возможности таблиц Access: разрешает использовать вычисляемые поля, сортирует записи таблицы согласно указанному ключу (в таблице они сортируются по первичному ключу) и пр.
В Access результат выполнения запроса не сохраняется, он каждый раз рассчитывается заново на основании данных таблиц. В Access результат запроса можно всегда использовать также как таблицу. Так, например, на основании запроса можно разработать форму или отчет. Этот процесс не отличается от процесса создание формы или отчета на основе таблицы.
Запросам присущ обширный круг функций. Но в первую очередь запросы предназначены для отбора данных на основании критериев.
Форма представляет собой бланк, подлежащий заполнению, или маску, накладываемую на набор данных. Форма - бланк позволяет упростить процесс заполнения базы, что дает возможность поручить ввод информации персоналу невысокой квалификации. С помощью формы – маски можно ограничить объем информации, доступной пользователю, обращающемуся к базе.
Отчет – это гибкое и эффективное средство для организации данных (в основном - таблиц и запросов) при выводе на печать. С помощью отчета имеется возможность вывести необходимые сведения в том виде, в котором требуется. В Access XP существуют разнообразные способы оформления отчетов.
Макрос - набор из одной или более макрокоманд, выполняющих определенные операции, такие как открытие форм или печать отчетов. Макросы могут быть полезны для автоматизации часто выполняемых задач. Например, при нажатии пользователем кнопки можно запустить макрос, который откроет отчет.
В состав базы данных целесообразно включить макросы, автоматизирующие процессы заполнения, отбора информации и т.д.
Отметим, что с каждым объектом базы данных мы можем работать в двух режимах:
-в оперативном режиме – когда мы просматриваем, изменяем или выбираем информацию;
-в режиме конструктора – когда мы создаем или изменяем макет, структуру объекта (например, структуру таблицы или макет отчета, запроса и т.д.).
Для перехода в режим конструктора макета необходимо маркировать имя объекта и нажать кнопку Конструктор, расположенную на вкладке справа.
Отметим также, что любой объект базы данных можно создавать либо «вручную», либо с помощью Мастера.
1.3 Загрузка и завершение сеанса работы с Access XP
Запуск программы выполняется также как и запуск любого другого приложения Microsoft Office XP. В результате выбора переключателя Новая база данных данных открывается окно Файл новой базы данных и образуется пустая база данных с стандартным именем db1.mdb , в которую впоследствии можно поместить таблицы, формы, отчеты, запросы и т.д.
На рисунке 1, на втором плане размещено окно открытия приложения Microsoft Access XP, на первом плане - окно создания новой базы данных.
На рисунке 2 изображено окно вновь созданной базы данных с именем с стандартным именем db1.mdb.
Окно базы данных имеет свою строку заголовка, в которой отображается ее имя. Имя базы данных можно назначать самим, вводя в поле Имя файла соответствующее название.
В окне базы данных систематизированы объекты базы данных – таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули , каждый из которых располагается на одноименной вкладке.
Рисунок 1 - Окна запуска и открытия базы данных
Изначально окно базы данных является пустым. Закрытие базы данных производится стандартным для приложений Windows способом, при этом все внесенные изменения в объекты сохраняются автоматически
Рассмотрим каждый из объектов подробнее.
Рисунок 2 - Окно базы данных