6.1 Создание макроса

Существует несколько способов создания макросов. Рассмотрим один из них.

Создадим макрос, открывающий таблицы Сведения об учениках. Сведения о родителях и Годовая успеваемость класса для добавления дачных:

Приступим к созданию макроса:

1. перейдем на вкладку Макросы и щелкнем на кнопке Создать, вследствие чего откроется окно конструктора макроса;

2. активизируем в меню Окно команду Слева направо, чтобы на экране отображались и окно базы данных, и окно макроса;

3. в окне базы данных перейдем на вкладку Таблицы,

4. маркируем таблицу Сведения об учениках, перетащим ее с помощью мыши в окно макроса и разместим ее в первой ячейке столбца Макрокоманда При этом Ассеss автоматически распознает, о каком объекте идет речь, и выбирает соответствующую макрокоманду. Таким образом, в поле Макрокоманда появится макрокоманда Открыть таблицу,

5. в столбец Примечание введем текст Открытие таблицы Сведения об учениках для добавления записей. Нажмем клавишу ENTER и перейдем на вторую строку столбца Макрокоманда',

6. повторим эти действия для таблиц Сведения о родителях и Годовая успеваемость класса;

7. щелкнем в следующей свободной ячейке столбца Макрокоманда и откроем список доступных макрокоманд. Маркируем команду Выполнить команду:

8. в области Аргументы макрокоманды активизируем поле Команда и выберем элемент Title Vertikally. Таким образом в макрокоманду будет включена операция разделения экрана в случае открытия нескольких окон:

9. вызовем команду Сохранить из меню Файл и сохраним макрос под именем Открытие таблиц.

6.2 Запуск макроса

Запустить макрос вы можете одним из следующих способов:

1. маркируйте имя макроса и нажмите кнопку Запуск на вкладке Макросы окна базы данных (можно также выполнить двойной щелчок на имени запускаемого макроса);

2. если вы находитесь в режиме конструктора или в окне создания макросов - щелкните на кнопке Запуск (на ней изображен восклицательный знак).

3. После запуска макроса Открытие таблиц будут загружены и размещены должным образом все указанные объекты базы данных.

7 Взаимодействие с другими приложениями Microsoft Office

С помощью средств обмена данными, имеющихся в Microsoft Office, пользователь может включать в создаваемый документ информацию или объекты из других приложений. При использовании нескольких приложений появляется возможность сформировать сложные составные документы содержащие данные из разных источников.

Пакет Microsoft Office включает пять приложений:

1. Microsoft Excel - предназначено для обработки электронных таблиц

2. Microsoft Access - предназначено для организации и ведения баз данных;

3. Microsoft PowerPoint - необходимо для подготовки и демонстрации презентаций;

4. Microsoft Outlook - диспетчер информации.

7.1 Экспортирование таблиц

Пользователь может экспортировать данные из Access-таблиц в текстовые файлы, электронные таблицы, файлы других баз данных, а также в другую базу данных Access.

Для выполнения экспортирования выполните следующие действия:

1. откройте базу данных, содержащую экспортируемую таблицу;

2. маркируйте нужную таблицу;

3. вызовите команду Сохранить как/экспорт из меню Файл;

4. в диалоговом окне Сохранение объекта следует активизировать опцию в внешнем файле или базе данных для экспортирования или в текущей базе данных для создания копии таблицы в текущей базе данных. Выберите первую опцию и нажмите кнопку ОК;

5) в появившемся окне выберите формат файла или базы данных, в которую будет экспортирована таблица, и нажмите кнопку Экспорт;

6) после выбора формата запустится мастер экспорта, который автоматически или в диалоге с пользователем (это зависит от того, какой формат вы выбрали) произведет экспортирование выбранной таблицы.